Hantera kvitton och leverantörsfakturor i Visma eEkonomi

[Marielle Westberg]

Genom att arbeta med bildunderlag i Visma eEkonomi, det vill säga underlag av dina leverantörsfakturor och kvitton, blir du mer digital och sparar massor med tid. Under Inköp - Bildunderlag i programmet läser du in dina underlag för att sedan koppla dem till olika händelser i bokföringen. Det kan till exempel vara en bild på ett kvitto som du kopplar till en verifikation eller en leverantörsfaktura i pdf-format som du kopplar till leverantörsfakturan du registrerar i programmet. Dina underlag sparas och finns alltid att nå under Inköp - Bildunderlag eller i din verifikationslista - som i en digital pärm.

Så får du in bildunderlaget

Det finns olika sätt att få in bildunderlag i Visma eEkonomi och du kan arbeta med ett eller flera alternativ utifrån vad som passar ditt företag. Skillnader ligger i om det är leverantörsfakturor eller kvitton du hanterar och hur digitalt du vill arbeta. 

• Ta emot leverantörsfakturor direkt i Visma eEkonomi - som e-faktura eller via e-post
• Har du fått en leverantörsfaktura i din digitala brevlåda hos Kivra? Skicka underlaget till Visma eEkonomi med hjälp av Visma Scanner
• Fota, scanna eller mejla underlag med Visma Scanner-appen
• Dra & släpp/importera underlag från din dator
  

Läs vidare om de olika alternativen: Optimera din hantering av kvitton och leverantörsfakturor.

Uppgifterna tolkas automatiskt

På bara några sekunder tolkas automatiskt uppgifter som leverantör, datum, fakturanummer, totalbelopp och moms på bildunderlaget. Tolkningen får du både på inlästa kvitton och fakturor och du slipper mata in dessa uppgifter manuellt. Beroende på vilket sätt du väljer att få in underlaget tolkas olika många uppgifter. 

Bokför med automatiska konteringsförslag

Dina inlästa och tolkade underlag bokförs snabbt och enkelt. I listan under Inköp - Bildunderlag sorterar du på Leverantörsfakturor och Kvitton, för att bearbeta en typ i taget.

Leverantörsfakturor

Välj en eller flera bilder och klicka på Koppla i listan över inlästa bildunderlag. Du får då en konteringsvy för att bokföra. Har du bokfört en faktura från samma leverantör tidigare föreslås konteringen automatiskt.

Med automatiskt tolkade uppgifter och automatiska konteringsförslag är fakturan bokförd på nolltid.

Kvitton

Inlästa kvitton kan bokföras på samma sätt, utifrån listan över alla inlästa kvitton, eller i den löpande rutinen när du stämmer av kontoutdraget på banken under Kassa- och bankhändelser. Om belopp och datum för en händelse på kontoutdraget stämmer överens med belopp och datum på kvittot föreslås bilden när du bokför bankhändelsen.  

Från fysisk till digital pärm 

Underlagen kopplas till dina bokförda händelser och sparas i programmet - som i en digital pärm. Du kommer alltid åt bilden genom att gå tillbaka och titta under Inköp - Bildunderlag, där du får en överblick och kan söka på ett specifikt underlag eller filtrera på period. Bilden finns även bifogad till verifikationen i din verifikationslista. 

Vad säger lagen och hur ska du tänka vid övergången från den fysiska pärmen till en mer digital hantering? Läs artikeln Digital bokföring vs. papper.

[Fd medlem]

Saknar verkligen att kunna se de små bilderna som fanns tidigare.. att behöva hålla musen över gemet är omständigt! Ska jag t.ex. koppla fler underlag som inte är bredvid varandra så tappar man lätt koll på vilken rad man är på! Dessutom är det relativt ofta ett underlag hamnar under fel kategori och då är det bra att kunna se det direkt på bilden. Som den är nu får man hålla musen över varje gem för att se att man inte missar något, KRÅNGLIGT!

[Nellie Karlsson]

Hej! 

Tack för att du hör av dig och för din input. Tanken med denna förändring var att det skulle vara enkelt att bara hålla muspekaren över bilden för att få en snabb överblick av vilket underlag det är utan att behöva klicka in på det. 

Självklart tar jag med mig dina synpunkter om detta. 

/Nellie 

[Fd medlem]

En möjlighet att skriva en kommentar för varje kvitto i programmet vore mycket bra om man vill kommentera något till redovisningsbyrån om kvittot.
Eller ge ett konteringsförslag då det ibland kan vara mycket svårt att reda ut kryptiska kvittotexter. Detta resulterar i en massa onödiga telefonsamtal och mail, istället för att man kan kommentera det när man skannar in kvittot i Visma.

[Fd medlem]

miron_
När man fotar kvitto kan man skriva en kommentar...

[Fd medlem]

PetraNXT_

Japp, jag vet och det gör det ännu fånigare att man inte kan göra kommentaren direkt i programmet.
Får mängder av färdiga PDF-fakturor och kvitton som jag lägger in direkt från mailen till programmet i datorn. Men där kan man inte göra någon kommentar.

Känns ju lite fånigt att behöva skriva ut dom och fota dom i appen, för att kunna göra en kommentar.
Lite larvigt att appen har mer funktionalitet än grundprogrammet.

[Fd medlem]

miron_

Fast du kan ju göra en anteckning som är kopplad till bilden? Iofs inte till olika bilder om de ligger i samma ver.. om det är det du efterfrågar?

[Fd medlem]

Går det att göra en märkning eller kommentar på en leverantörsfaktura? Ibland kan det vara svårt att hålla koll på om det är något med en faktura som man ska kolla upp eller avvakta med när det ligger många fakturor i flödet.

[Marielle Westberg]

Hej @Fd medlem, 
Ja det går fint!

Öppna upp leverantörsfakturan det gäller och klicka på ikonen för anteckningar uppe i den blå menyn. Välj Ny anteckning. När du har sparat både anteckningen och leverantörsfakturan ser du att det finns en anmärkning i listläget 🙂 Du kan läsa kommentaren genom att föra muspekaren över ikonen. 

[Pacsac]

Jag skulle önska att programmet hittade och tolkade OCR numret för att ta med det, är väl den mest krångliga vid leverantörsfakturor

[Nellie Karlsson]

Hej Pacsac! 

Hur går du tillväga för att få in leverantörsfakturan till eEkonomi där du inte får med tolkning av OCR?

Jag tänker om du fotar med Scanner appen eller hur du går tillväga där. 

[Fd medlem]

Om en faktura har flera sidor hur gör man för att se mer än första sidan?

[Marielle Westberg]

Hej @Fd medlem,

Har du fotat fakturan med t.ex Visma Scanner får du in 2 st bildunderlag i programmet, ett bildunderlag för resp sida på fakturan. När du matchar händelsen under Kassa- och bankhändelser kopplar du båda dessa bilder till händelsen. Du kan sedan bläddra mellan bilderna genom att klicka på pilarna i bild. Samma gäller vid PDF 🙂 



Hoppas att det hjälpte! 
Marielle

[Fd medlem]

Hej Marielle

Jag använder inte Visma Scanner utan en app som heter Genius scan och jag kan inte bläddra i det uppladdade som du visar.

Jag drar oftast PDF:er direkt och laddar upp dom så jag slipper scanna in underlaget. Det går inte heller att bläddra i dom.

Gör jag något fel?

Hälsningar

Håkan

[Marielle Westberg]

@Fd medlem 

Vad konstigt! Det är klart att vi ska lösa så att du kan bläddra i underlagen 🙂 Du får jättegärna ringa in till oss så att vi kan kika på det tillsammans, det blir lite lättare då. Du når oss här »

[Katarina - BOA]

Hej! Hur gör man för att hålla rätt ordning på de olika sidorna man kopplar till en leverantörsfaktura? Tex när jag får en kreditkortsfaktura börjar jag med att koppla själva leverantörsfakturan och lägger sedan till alla kvitton, men här ändrar programmet ibland om så att första sidan blir ett kvitto och själva fakturan finns på någon utav de andra sidorna. Vill alltid ha själva leverantörsfakturan som sid 1 inte sid 2, 5 eller 22. Är det någon inställning jag missat?

[Agnes Ohrling]

Hej @Katarina - BOA ,

Vi har testat att skanna in faktura med tillhörande kvitton från vårt håll och får dem i den ordning vi väljer att skanna. Du får gärna ringa in till oss på supporten så att vi kan få kika med dig i ditt program för att se vad det kan vara som orsakar detta för dig.  Skickar även med en påminnelse om att vi har ändrade öppettider idag pga. utbildning och stänger vid 11.30. 

Du får gärna återkoppla här i tråden hur det går så att vi vet att det har löst sig för dig. 

Önskar dig en fin helg när det är dags!

/Agnes 

[Katarina - BOA]

Tack Agnes, då har jag fått en förklarar till varför kvittona hamnar före själva fakturan!

Man måste alltså först skanna in leverantörsfakturan och sedan alla kvitton. Nu brukar mina kolleger skanna in kvitton via skanner appen i den ordningen de gör inköp och leverantörsfakturorna kommer alltid efteråt.

Trevlig helg!

Katarina