Granska dina fakturor innan du skickar dem

[Joanna Norlander]

Från version 2021.2 tillkom programdelen Fakturahantering i syfte att effektivisera för dig som vill skicka många fakturor samtidigt. I och med detta gjordes lite förändringar kring att granska fakturan innan du skickar dem. Knappen för Provutskrift är borttagen, men det finns andra sätt att granska fakturan innan den skickas som jag tänkte gå igenom i detta användartips. 

Det som är helt nytt i versionen är att du nu kan förhandsgranska alla dina fakturor till höger i programmet i delen Fakturahantering. Tanken är att du skapar dina fakturor som vanligt via Försäljning - Kundfakturor. När du har skapat dina fakturor väljer du Skicka - Fakturor. Du kommer nu in i programdelen Fakturahantering där du ser en förhandsgranskning av fakturan du har markerad till höger i vyn.

Du kan enkelt granska dina fakturor genom att gå nedåt i listan. Vill du förhandsgranska samtliga  fakturor i ett större format? Då kan du istället välja Markera alla och därefter välja Förhandsgranska i Kommandoraden. Du får nu upp fakturorna i ett större format och kan granska dem innan du skickar dem. 

Vill du förhandsgranska en enskild faktura i samband med att du skapar den? Då väljer du Skicka - Aktuell Faktura. Här får du ett alternativ som heter Förhandsgranska och även då öppnas den upp i en ny vy. Vill du kunna spara fakturan till pdf utan att den markeras som skickad väljer du knappen Förhandsgranska till pdf. 

Vill du läsa mer om nyheterna i programdelen Fakturahantering? Läs då gärna vårt användartips Ny programdel Fakturahantering.

Det här tipsets innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 22-05-16

[LottaUppsala]

Hej,

Jag saknar provutskriftsvalet då jag vid en viss fakturering skriver ut flera exemplar till mig själv. Går fakturan via mejl kan jag välja snabbutskrift på fakturabilagan men hade verkligen velat ha provutskriftvalet kvar lättillgängligt.

[Joanna Norlander]

Hej Lotta!

Vi har haft ett par andra kunder som också lyft detta med provutskriften. För en del har det fungerat som lösning att använda sig av Extra fakturadokument för att få ut dessa exemplar, skulle det kunna vara en lösning för dig? Här kan du läsa mer om hur du kan arbeta med extra fakturadokument: Smarta tips på hur du använder extra fakturadokument.

Vi samlar på oss input kring hur man tidigare arbetat med provutskrift för att kunna titta på lösningar framåt.

[Ina Olofsson]

Hej!

Förhandsgranskningen på skärmen ser toppen ut, men jag önskar också kunna göra en provutskrift för godkännande av någon som inte arbetar i Administration innan jag skickar iväg fakturorna till kund. Jag vill kunna skriva ut en faktura utan att den bockas av som skickad eller utskriven. 

Önskar verkligen att ni hittar ett sätt att lägga in Provutskrift igen 😊

Jag kommer avvakta med uppdatering tills det finns en lösning på detta problem. Vill inte riskera en massa fel och merarbete. 

[Bjorn Persson Matt-Sam AB]

Lite kul med nya funktioner men då det inte går att förstora själva bilden på fakturan så går det ju inte att läsa vad det står på den .

Skulle det vara möjligt att förstora bilden på fakturan så skulle det vara en väldigt bra funktion.

[Eva___138]

Hej

Även jag tyckte att provutskriften var kanon. Använde det vid kreditfakturor för att få fakturan signerad av säljare innan jag skickade originalkrediten. Även vid förskottsfakturering eller av andra orsaker man behöver ha en "komihåg"faktura eller som underlag mm. Man kunde skriva ut massor utan att det bockades av. Skulle vilja ha den som en "snabbknapp".

[Joanna Norlander]

Hej!

Vi tittar på en eventuell lösning kring provutskrift och återkopplar så fort vi har mer information till er:)

@Bjorn Persson Matt-Sam AB Kul att du gillar den nya funktionen! Att kunna förstora fakturan är något som vi hoppas kunna lösa i någon form i framtiden.

[Carolina11]

Instämmer med övriga, varför ta bort provutskriften?

Vi har också använt oss av den för att kollegor ska godkänna fakturorna först.

Då har vi valt provutskrift och skickat till kollegan...allt för att slippa onödiga fel...

Sedan hade jag önskat att fakturabilden var lite större samt att man skulle kunna se fakturabilden även på redan skickade fakturor.

[Joanna Norlander]

Hej @Carolina11 !

Vi har samlat in information från er kunder kring hur man vill arbeta med provutskrifter och vi tittar på en lösning framåt. Så fort vi har mer information kommer vi att återkoppla till er användare. När det gäller att få en större fakturabild så är vår ambition att få till det i framtiden.

Vi återkopplar så snart vi har mer information att ge er kring provutskriften!

[Lotta_22]

Vi saknar möjligheten att få fakturorna sorterade i bokstavsordning vid utskrift (både original och kopior) det fanns tidigare och är nu borta 😮 skapar tokmycket jobb för oss - snälla lägg tillbaka funktionen!

[Gustav Bergqvist]

Hej @Lotta_22 ,

Denna funktion finns kvar i den nya versionen men har flyttat sig lite 🙂 

När du är under Försäljning- fakturahantering- Skicka fakturor så kan du i denna dialog nere till vänster ändra vilken ordning fakturorna ska skickas i.  

Hoppas detta hjälper dig,

Ha en fin dag! 🙂 

/ Gustav

[Lotta_22]

@Gustav Bergqvist gäller det även hur kopiorna skrivs ut?

[Lotta_22]

Hej igen,

har testat igen och det fungerar inte - vi har haft support från er som bekräftar att det inte fungerar. Vänligen ring mig så du kan se själv! Det här är ett stort problem för oss! Vi blev lovade buggrättning i uppdaterad version - vi behöver den rättningen innan månadsskiftet då vi fakturerar över 150 fakturor!!

[Jenny Sjöström Sannéus]

Hej @Lotta_22, 

En kollega till dig har varit i kontakt med oss och fått information från oss under dagen. 

/Jenny

[Helena75]

Hej,

Var ändrar jag skrivare för bara detta jobb? Kunde ändra mall och skrivare direkt i fakturering

[Jenny Sjöström Sannéus]

Hej @Helena75, 

Om du på en faktura valt Skicka - Aktuell faktura byter du skrivare här:

Är du istället inne i delen Fakturahantering och har valt Skicka ser det ut som på nedan bilder:

/Jenny

[Hans Sjunnessson Defendo Sveri]

Nu sitter jag här med 100 fakturor som skall ut till olika handläggare för kontroll och godkännande innan jag skickar iväg fakturorna i morgon. Efter att letat efter funktionen Provutskrift en 1 timme konstaterar jag med hjälp av detta forum att funktionen är borttagen. En funktion som jag nyttjat i snart 20 år och så är den bara borta och INTE ersatt av något likvärdigt eller bättre. Snacka om feltänk. 😡

Är det någon som har tips på hur jag får ut fakturorna i PDF-format utan att de av programmet betraktas som skickade? 

/Hans

PS

För att ha glädje av den nya funktionen Fakturahantering torde det krävas minst 32" bildskärmar. ☹️

[LottaUppsala]

Hej Hans,

Jag misstänker att den som gjort de här förändringarna inte arbetar aktivt i programmet...vi är många som fått bekymmer.

Ett förslag är att välja e-post på alla fakturor och när mejlet kommer upp ta bort kundens mejl och byt till granskarens mejl och sen kan du bocka ur bocken som säger att fakturorna är utskrivna, förstår om det inte är en optimal lösning och kanske finns det en lättare sådan men det här är det första som jag kommer på.

Lycka till och jag hoppas funktionen snart är tillbaka, jag behöver den också.

Mvh Lotta 🙂 

[Carolina11]

Kan inte annat än instämma Hans...

Jag har löst det tillfälligt genom att välja förhandsgranska och sedan ta skärmklipp...ja du hör ju...inte smidigt men ingen risk att en faktura felaktigt reggas som skickad.

Sedan håller jag med om förhandsgranskningen på fakturor, den ser man inte mycket av på en 24" skärm. Men tanken var bra!

[Helene Dahlberg]

Jag håller med många av de som har kommenterat detta med provutskrift.

Jag blev jättebesviken när jag upptäckte att funktionen var borta - snälla Visma, lägg tillbaka funktionen! Som någon skrev - fakturakopiorna vi tidigare kunde ta ut genom provutskrift skickas ut för attest innan fakturorna skickas. Det händer alltför ofta att något blivit fel på fakturan som gör att den ska korrigeras innan den skickas till kund.

[Jenny Sjöström Sannéus]

Hej!

Vi förstår frustrationen hos er och vi har tagit till oss av era synpunkter för de förändringar vi har gjort kring Provutskrift. Utifrån den input vi har fått från er har vi förhoppningsvis en lösning på plats i nästa version för att kunna skapa en pdf utan att fakturan blir markerad som skickad. 

Som min kollega Joanna har skrivit innan så har endel av våra kunder blivit hjälpta av att använda Extra fakturadokument. Det kanske kan vara en lösning som fungerar så länge? Här kan du läsa mer om hur du kan arbeta med extra fakturadokument: Smarta tips på hur du använder extra fakturadokument.

Ha det fint!

/Jenny

[LottaUppsala]

Hej!

Jag har en ny fråga, kan jag spara ner fakturan som en pdf utan att den blir markerad som utskriven?

/Lotta

[Jenny Sjöström Sannéus]

Hej!

Idag har vi släppt en ny version av Visma Administration, 2021.3 där du har möjlighet igen att skapa en pdf utan att fakturan får en markering i Skickad. Du gör det numera genom knappen Förhandsgranskning till pdf som du hittar när du förhandsgranskar en faktura.

Vi har också rättat till problemet vi haft med att den ordning man valt för fakturorna i Skicka-dialogen inte slår igenom för fakturakopiorna. Kopiorna blir i fakturanummerordning oavsett.

Läs gärna mer om våra övriga nyheter i versionsnyheterna. 

Ha en fortsatt fin dag!

/Jenny

[Hans Sjunnessson Defendo Sveri]

Alla kan göra fel. Bra att ni lyssnar på era kunder och åtgärdade problemet snabbt BRA! 😁

/Hans

[AccountantfromHell_singland]

Hejsan. Nu är det min andra fakturering med det nya "skicka" istället för skriva ut. 

Förra månaden var min första gång och det funkade väl typ ok, om man nu tycker att det är ok att programmet skrev ut våra typ 130-140 fakturor två gånger i skrivaren och ja, vi har dom även fysiskt, inte bara i systemet. 

Nu har jag då gjort min andra, eller ja, gjort är väl kanske att ta i. Jag kollade igenom fakturorna och använde sedan "skicka". Först så gick då dom iväg som går via lokal e-post och sedan skulle resten gå som brev. Jag gick och hämtade en kopp kaffe och upptäckte sedan att programmet stannad för att det var ett fel så det gick inte att skicka. Gick till skrivaren som stannat p.g.a slut på papper. Fyllde på med papper och gick tillbaks till datorn. Där har programmet stängts av. Öppnar det och enligt programmet så är inga fakturor skickade. Då vet jag dels att dom via lokal e-post gått iväg, jag vet även att våra kopior skrivits ut. I 5 olika högar där endast 1 är komplett och när jag kollade i skrivaren så fick jag ta bort 4 skrivarköer med fakturautskrifter. När jag sedan sätter mig vid datorn igen så tänker jag då massuppdatera åtminstone dom som jag vet gått iväg, d.v.s. dom via lokal e-post. Upptäcker då att den massuppdateringen inte finns som alternativ att uppdatera. Tack för den... Så nu sitter jag här och kryssar i en i taget, vilket numera tar lite tid då den här funktionen är segare än vad det var tidigare.  Varje gång jag gått in i en faktura, kryssat i "skickad" och sedan går tillbaks till listläge så hamnar jag längst ner i listan. Den faktura jag nyss klickat som skickad står då längst ner och är markerad. I kolumnen för utskriftsval är det tomt på den fakturan och när jag rör musen så försvinner fakturan. Detta sannolikt för att mitt listval är just "ej skickade". 

Så nu sitter jag här med 136 fakturor som enligt programmet inte är skickade som brev.  Men det kan dom ju faktiskt vara, finns ingen möjlighet för mig att kontrollera det. Om dom nu är skickade så måste jag, sannolikt, sitta och bocka av dom, en och en, som skickad i morgon. Vilket då säkert tar en bra stund utöver att det är jäkligt irriterande. Om dom inte är skickade som brev så får jag skriva ut dom igen och hoppas att det funkar i morgon istället. 

Men det jag definitivt ska göra imorgon är att ringa er på Visma. Jag är även väldigt nyfiken på hur denna förändring av utskrifter i Visma Administration på något sätt skulle förenkla utskrifter av stora mängder. Enligt mig som då skickar typ 130-155 fakturor i månaden så är det inte bättre, i bästa fall lika men hittills otroligt mycket sämre. Men som sagt, jag ringer i morgon!!

[Jenny Sjöström Sannéus]

Hej @AccountantfromHell_singland

Det är lite svårt att felsöka vad du har råkat ut för här i forumet så jag ber en kollega ta kontakt med dig. 

Ha det gott!

/Jenny

[AccountantfromHell_singland]

Som jag skrev  att jag skulle göra så ringde jag er och vi vet delvis vad som hänt. Varför det kraschade och varför alla fakturor vad "ej skickade" är höljt i dunkel. Dock så fick jag vidimerat att alla, även dom som gått som "brev" hade gått iväg. Försökte då skriva ut fakturorna som PDF för att slippa skriva ut dom på "riktigt" men då det blev en i taget så var det enklaste att helt enkelt ändra till skrivare, ta bort inställningen om egen kopia och skriva ut dom på papper som jag sedan slängde. Så allt är lungt med det. 

Vi kunde även konstatera efter att ha testat att anledningen till att det skrevs ut många likadana var att jag i menyn för skicka då tryckte på "skicka"-knappen. Inget hände så jag tryckte igen, och igen och igen och till sist så gick det igång. Men det gick igång efter första trycket. Dock så kände inte systemet av det utan godtog även nästa tryck,  och nästa o.s.v. I och med att jag hade många fakturor så var systemet tvunget att fundera lite innan utskriften sattes igång. Så vi var väl överens om att systemet borde strunta i fler "skickatryck" när ett registrerats... In miss i programmeringen kan vi väl säga... Så nu ska jag inte vara lika ivrig vid nästa fakturering och ser fram emot en uppdatering som tar bort den möjligheten. Man vill ju inte begränsas i sin iver ;-)..... 

[Jenny Sjöström Sannéus]

@AccountantfromHell_singland 

Okej, vad skönt att höra att du fått kontakt med oss! Jag ska även lyfta det vidare gällande skicka-knappen för att se om det är något vi behöver se över. 

Ha en fin helg!

/Jenny

[Hans Sjunnessson Defendo Sveri]

Accountant from Hälsingland

Jag har gjort samma misstag.

Det jag saknar, när kopiorna skrivs ut, är en liten skylt om att utskrift pågår. Det är lätt att göra samma misstag som du gjorde, har jag tryckt eller inte?

[AccountantfromHell_singland]

Ja, det finns ju en anledning till dom små timglasen, dom staplar som rörde sig och andra lösningar på att få oss användare att inse att datorn faktiskt reagerat. Vilket man nu mer och mer tar bort av någon anledning. Kan ju vara att man genom att ha en sådan funktion erkänner att det inte går så fort som reklamen visar men det är ju sååååå många faktorer som spelar in... Vi får hoppas att dom löser det. För jag kan slå mig i backen på att nästa gång trycker jag och väntar sedan tålmodigt på att den drar igång bara för att upptäcka att den här gången hade den inte "känt av" min tryckning... puuuh... 

[Jenny Sjöström Sannéus]

Hej!

Tack för att ni delar med er av era problem och synpunkter, jag har som sagt lyft det vidare så i dagsläget har jag inte så mycket information att ge. Men uppdaterar självklart om det är någon information jag får framöver. 

Ha det gott!

/Jenny

[AccountantfromHell_singland]

Jaha... nu sitter jag här igen då med ett följdproblem efter förra faktureringens mängdutskrift. Med hjälp av supporten så löste jag det då genom att ta bort "egen kopia" i mallvalet. Och så klart att jag då glömde att markera i det nu när jag skickade iväg fakturorna (195 st).. Men då vi vill ha en egen kopia så vill jag ju då skriva ut ett eget ex... Men jag kan ju då inte "skicka" dom igen då dom redan är skickade. 

Markerade istället dom aktuella fakturorna, gick in på massuppdatering och ändrade utskrift till skrivare, vilket jag då såklart inte får då dom redan är skickade. Jag kan ju inte heller ändra status på dom till ej skickade i massuppdatering. 

Så här krävs en programförändring. Som det är nu så kan man då alltså inte skriva ut ett nytt ex av en serie fakturor sedan som är skickade. En och en går ju men det är ju en sak, ibland så vill man/måste man skriva ut flera... Vet inte vem som "tänkt" ut det här men den har nog sannolikt aldrig jobbat med fakturering.... och det här är inget som styrs av lagar och regler så varför då ta bort den möjligheten.... Skärpning tack...!!! Är just nu måttligt road och inte alls så nöjd ...... som ni kanske förstår...

[Gustav Bergqvist]

Hej @AccountantfromHell_singland ,

Om du vill skriva ut fakturor som redan har skickats kan du göra det genom utskriften " Skickade fakturor".  Utskriften hittar du om du står i fakturalisten och sedan klickar på skriv ut. De fakturor du har markerade i fakturalisten kan du sedan använda som urval vid utskrift. 

Ett tips för att enkelt markera alla fakturor som du skickade i en viss sändning kan du lägga till kolumnen " Sändningsnummer" under försäljning-kundfakturor. Det gör du genom att högerklicka på en kolumrubrik och sedan markera " sändningsnummer " och klicka på pilen till höger. Därefter kan du skriva in sändningsnumret för den omgång fakturor du vill skicka på nytt  i urvalsraden och sedan klicka på markera alla. 

Hoppas detta hjälper dig.

Ha en fin dag! 🙂 

[AccountantfromHell_singland]

Hejsan. Hm... då kollade jag om det du skriver funkar, och visst gör det det. Men det förändrar ändå inte det numera sämre upplägg som utskrifter har. Logiken i att skriv ut inte längre är skriv ut utom då man redan skrivit ut dom kan man fundera över. Visst är det så att jag idag "skickar" fakturorna men jag kunde lika gärna skriva ut dom på papper och ändå vara tvungen att kalla det skicka. 

Lika logiskt som i Visma eEkonomi Fakturering där förhandsgranska innehåller brev, e-post och pdf. Inte skrivare vilket man ibland kan vilja använda.... Märkligt..... hoppas verkligen att försämringen av Administration inte fortsätter. Det är och har länge varit ett av dom bästa programmen på marknade för oss som kan  och vet hur man hanterar bokföring.  

Önskar er alla en fin sommar.....

[Gustav Bergqvist]

Hej igen @AccountantfromHell_singland 

Tråkigt och höra att du tycker att funktionerna har blivit sämre i programmet de senaste versionerna. Vi försöker självklart ständigt förbättra programmet genom att lyssna in till vad majoriteten av vad ni kunder önskar. 

Jag hade gärna velat få höra mer exakt om vad du tycker har blivit sämre i de nya versionerna samt övrig input kring vad vi kan förbättra i programmet framåt. Om du vill och har tid skulle jag gärna vilja göra det över ett samtal. 
Jag skickar ett mail till dig så kan vi försöka styra upp en tid därifrån! 

Ha en fin sommar! 🙂 

/ Gustav