Får ej ihop semesterlöneberäkningen när man ändrat från 75 till 100 %

[Nina B]

Hej, jag sökt i forumet men inte hittat mitt problem 🙂
Vi har en anställd som under största delen av intjänandeperioden dvs 1/4-31/3 jobbade 75%. Från den 7/1 är han heltidsanställd men tar ut 25% föräldraledighet. Jag anser att hans semesterlön ink tillägg ska vara: månadslön x 5,4% för varje dag. Som jag ser det så blir det 41 000 x 5,4% = 2214kr (1886 + 328)

Nu när jag redovisar 5 dagars semester så blir det enligt följande i Visma lön 600:

3215 - Semesterlön 4,6% betald = 1704,38
3205 - Semesteravdrag -4,6% betald = 1886
3216 - Semestertillägg betalda semesterdagar = 296,41
Totalt = 2000,79 per dag, en differens på 213,21 kr per dag.

Ska det vara så?

Vänliga hälsning
Anonym pga företagspolicy

[Fd medlem]

Hej!
Hittar du inte svar på din fråga via en sökning gör du helt rätt i att ställa den öppet här. 

Vad jag förstår av dina uppgifter följer den anställde semestervillkor 20/21. Programmet tar då hänsyn till den anställdes sysselsättningsgrad vid beräkning av semesterlön och semesterersättning. Du kan alltså inte enbart räkna med månadslönen och en procentsats på 5,4% när den anställde skiftat sysselsättningsgrad under intjänandeåret.

Avdraget i sin tur baseras på hur mycket den anställde skulle jobbat när han tar ut semester. I det här fallet tolkar jag det som att han är anställd på 100% när han tar ut semestern. I det läget blir beräkningen ML * -4,6% = 41 000 kr * -4,6% = -1 886 kr. Är han däremot föräldraledig, eller har någon annan frånvaro, samtidigt som han tar ut semester ska inte avdraget bli så högt eftersom det i så fall skulle bli både 100% semesteravdrag och 25% föräldrledighetsavdrag i det här fallet, vilket är mer än 100% totalt. Finns det ett avdrag redan under den dagen man tar ut semester räknar programmet automatiskt om avdraget med hänsyn till detta.

Jag får inte exakt de värdena som dina lönearter 3215 och 3216 visar när jag räknar på siffrorna du har angett. Det beror troligtvis på att den anställde inte enbart har jobbat 75% mellan 1/4-6/1 som jag utgick ifrån först. Exakt hur han jobbat kan du se i anställningsregistret inne på honom, under flik 2 Anställning och knappen Genomsnittlig sysselsättningsgrad. Där ser du alla scheman han haft sedan semesteråret började och till dess slut. Ett snitt av alla sysselsättningsgrader han haft under intjänandeåret räknar programmet fram automatiskt åt dig och den siffran ingår alltså i beräkningen av semesterlön och semesterersättning. Siffran visas direkt under flik 2 Anställning i rutan Aktuell sysselsättningsgrad. Beräkningen av semesterlön + semestertillägg görs enligt följande:

1. Månadslön * (4,6 % + Semestertillägg %) = Semesterdaglön
2. Semesterdaglön/Aktuell Sysselsättningsgrad * Genomsnittlig sysselsättningsgrad innevarande år = Semesterdaglön vid ändrad sysselsättningsgrad

Från den 7/1 jobbar han heltid även om han är föräldraledig. Den frånvaron påverkar därmed inte hans sysselsättningsgrad negativt mellan den 7/1 till 31/3. Föräldraledigheten är semestergrundande i minst 120 dagar. Är han hemma så länge att föräldraledigheten blir ej semestergrundande påverkas antalet betalda semesterdagar han kan få ut istället för ersättningen, så länge frånvaron är i hela dagar. Tar han ut ej semestergrundande ledighet del av dagar i en större omfattning får man räkna om sysselsättningsgraden manuellt och sänka den.

Exakt hur beräkningarna görs av programmet kan du läsa mer om här:
Beräkning semestervillkor 20

[Nina B]

Tack för ditt mycket noggranna svar. Ja, det är semesteravtal 20.

Det var rörigt för honom i början av januari: 6 dagar föräldraledig, 3 dagar VAB och därefter 25% föräldraledig/dag. Och lönen blev ju också mer då han gick upp i tid efter den 1/6. Så jag kanske ska säga att jag är imponerad över lönesystemets komplexitet.

När han tar ut semester så är han inte föräldraledig samtidigt, utan han tar ut heldagar. Jag kände att jag behövde få lite feedback så att jag vet hur jag ska förklarar för honom att det görs mer i avdrag när han har semester.

Han har varit föräldraledig tidigare mer än 120 dagar och det berör denna semesterperiod. Antal intjänade semesterdagar var det lättaste att räkna ut och där var jag och systemet helt överens.

Som sagt, tack så mycket för ditt svar, jag blev faktiskt klokare av det 🙂

Vänlig hälsning Nina B

[Fd medlem]

Jag förstår att det blir mycket att tänka på när man byter fram och tillbaka så under året. Men det är den anställdes schema som programmet först och främst går på och som ligger till grund för sysselsättningsgraden. Är han sedan föräldraledig, VABar eller annat så påverkar inte det sysselsättningsgraden, annat än om det rör sig om ej semestergrundande frånvaro del av dag. Det kan exempelvis vara sjukfrånvaro efter dag 180 och tjänstledighet.

Okej, då stämmer avdraget på 1 886 kr med de uppgifterna du har angett och att han är anställd på 100% när han tar ut sin semester. Hade han jobbat exempelvis 50% när han tog ut sin semester hade ersättningen blivit högre än avdraget. Samtidigt tjänar han nu in semester med en sysselsättningsgrad på 100%.

Viktigt att tänka på när du registrerar föräldraledighet är att hålla koll på hur många dagar den anställde har som är semestergrundande och när övergången till ej semestergrundande sker. Programmet håller inte reda på detta per automatik eftersom man kan få mer än 120 dagar och kan ha flera barn som också ger fler dagar som är semestergrundande.
Bytet gör enklast i snabbvalet genom att bocka ur rutan Frånvaron är semestergrundande. Du använder då snabbvalet fram till och med den sista dagen som är semestergrundande, med bocken kvar i rutan. Dagen efter plockar du upp snabbvalet igen och bockar ur rutan för att tala om för programmet att frånvaron är ej semestergrundande från och med då.

Härligt att höra! 🙂

[Nina B]

Ja du, 120 dagar: been there than that, jag hade inte koll på hans dagar förrän i år så det blev en manuell justering av hans intjänade semesterdagar, men nu har han en ny bebis så då får jag ha bättre koll 🙂

Så kontentan av det hela är att allt är rätt enligt min fråga:

3215 - Semesterlön 4,6% betald = 1704,38
3205 - Semesteravdrag -4,6% betald = 1886
3216 - Semestertillägg betalda semesterdagar = 296,41

Det ska vara så här på hans semesterredovisning 🙂

Återigen, Tack så mycket för ditt uttömmande svar på en ganska klurig del av lönearbetet 🙂

Nina B

[Fd medlem]

Ah, okej! Men då är dagarna helt rätt nu då, skönt det. 🙂

Jag kan inte svära på att allt är rätt med verkligheten eftersom jag inte fick fram samma siffror själv. Anledningen till att jag inte fick det tror jag beror på att hans schema inte varit exakt 75% under perioden 1/4 - 6/1. Därav var jag inne på att du skulle kontrollera detta i anställningsregistret under flik 2. Anställning. Hur beräkningen sedan görs står i mitt första svar samt även mer detaljerat beskrivet i dokumentet jag länkade till dör också.

Att han får ett större avdrag än ersättning är rimligt här eftersom hans avdrag motsvarar vad han är anställd på för procent vid uttagstillfället, alltså 100%. Ersättningen baseras på hur mycket han jobbat under tiden han tjänade in sin semester. Eftersom det var under 100% blir semesterlönen därmed lägre än avdraget.

Ibland räcker semestertillägget till för att det sammanlagt ska bli mer ersättning än avdrag men här jobbade han uppenbarligen så pass mycket mindre än 100% att det fortfarande blir ett högre avdrag, totalt sett. Hade han jobbat 100% både under intjänandeperioden och vid uttagstillfället hade semesterlönen och avdraget varit lika stora och tillägget hade blivit det som ska utbetalas.

Ja det kan vara knepigt med semesterberäkningar men framförallt att förklara för de anställda vilka regler som gäller enligt avtalet.

[Nina B]

Mm, och vid närmare koll ser jag att jag har fel om hans arbetstid, den var 87,5 %, så då kanske även du får ihop siffrorna, tänkte vara snäll och ge dig rätt siffror och för dem som följer vårt samtal ska se hur viktigt det är att man har rätt underlag vid beräkningarna och inte är så förvirrad som jag. För det är det som oftast är problemet, att man blandar ihop siffrorna när det är så många faktorer att ta hänsyn till under ett semesterår. Det är precis som du säger, viktigt att ha koll på vad man har lagt in på den anställdes register.

Han kan acceptera den lägre ersättningen då han i princip var 87,5% under 3/4 av semesteråret så då blir det logiskt att få lägre ersättning. Det som är de luriga för den som inte är invigd är varför det står ett avdrag med ett högre belopp då det kanske inte är så logisk att det är semesterlönen vid 100%.

Nu ska jag inte dra det här längre, nu är jag helt säker på att jag förstår hur lönesystemet "tänker" gällande hans ersättning per dag.

Tack, ha en bra dag, hoppas att vårt samtal kommer till nytta för fler med denna fundering kring semesterlön för de med olika sysselsättningsgrad under ett intjänade år.

Nina B

[Fd medlem]

Aha! Ja så kan det verkligen vara. Eftersom man oftast beräknar semester en gång om året är det inte så enkelt att komma ihåg alla formler och vilket värde som ska användas vart.

Men om vi då räknar med att han jobbar 87,5 % mellan 1/4 - 6/1 blir det 281 dagar med den sysselsättningsgraden. Sedan går han upp till 100 % anställning igen mellan 7/1 - 31/3 vilket är 84 dagar. Den genomsnittliga sysselsättningsgraden han haft under intjänandeåret beräknas då enligt följande:
(281*87,5 %) + (84*100 %) / 365 = 329,875 / 365 = 90,37 %

Sedan räknar vi ut semesterdaglönen enligt formeln:
Månadslön * 4,6 % = Semesterdaglön
Med dina siffror blir det:
41 000 * 4,6 % = 1 886 kr

Semestertillägget är i ditt fall enligt 0,8% av månadslönen = 41 000 * 0,8 % = 328 kr

Eftersom han har en ändrad sysselsättningsgrad under intjänandeåret får vi dessutom göra följande beräkning:
Semesterdaglön/Aktuell Sysselsättningsgrad * Genomsnittlig sysselsättningsgrad innevarande år = Semesterdaglön vid ändrad sysselsättningsgrad

Med dina siffror blir det:
1 886 / 100 % * 90,37 % = 1 704,38 kr

Tillägget beräknas på samma sätt:
328 / 100 % * 90,37 % = 296,41 kr

Här får vi alltså fram samma siffror som du får från programmet.
Det är lite lurigt att avdraget och semesterdaglönen skiljer sig och han är inte den ende som undrar hur det kan komma sig. Men man får tänka på att ersättningen speglar hur mycket man jobbar när man tjänar in semestern. Eftersom man tjänar in under ett helt år är det en lång period att ta hänsyn till. Avdraget speglar sedan hur mycket man skulle ha jobbat den dagen man väljer att ta semester.

Jag hoppas att du kan förmedla detta vidare till honom och jag får önska dig en fortsatt bra dag också!

[Nina B]

Tack, det här är jättebra information för mig och säkert många fler med mig, framförallt så tydliggör du beräkningsformlerna med verkliga siffror.

Det kan nämligen vara så att när man tittar på en formel i "hjälpen" så kan den bli så obegriplig trots en del exempel. Jag tror inte att det finns med en uträkning till den sista formeln i "hjälpen" eller så söker man så febrilt så man ser inte skogen för alla träd. 🙂

Egentligen så skulle jag bara litat på programmet men jag är lite envis och vill förstå vad det är som ligger bakom beräkningar.

Nu har det obegripliga blivit begripligt. 🙂

[Fd medlem]

Jag förstår att du vill veta, om inte annat så för att kunna förklara ordentligt för den anställde hur det blir de siffrorna programmet visar.
Härligt! 🙂