Arbetsgången med e-leverantörsfakturor i samarbete med byrå - attest-bokför-betala

[Norberg Ekonomi]

Är ny i eEkonomi och funderar över hur ni arbetar med kund i eEkonomi gällande e-fakturor, attest, bokföring, betalning.

Jag trodde att det fungerade på det sättet att, eller hoppades.......

1. e-fakturan från kundens leverantör dyker upp i eEkonomi under inköp-lev.fakt.-utkast  

2. kunden tittar på fakturan i tex appen och attesterar/godkänner fakturan

3. för byrån syns leverantörsfakturan nu som attesterad/godkänd och är där med klar för byrån att bokföra. Byrån bokför fakturan och den är efter det synlig i nästa flik - obetalda fakturor

4. fakturan finns nu under fliken obetalda fakturor och är klar för betalning. Fakturan är attesterad av kunden så byrån kan skicka betalningsfilen/exportera fakturan till banken för betalning.

5. den automatiska bankkopplingen bokför leverantörsfakturan som betald på betalningsdagen

Klart!

Men det verkar som att jag missuppfattat ATTESTFUNKTIONEN.

Skicka för attest, 

attestera och bokför,

spara utkast

och så den nya inställningen (som försvann) skickad automatisk för attest.

Skicka för attest, då trodde jag att fakturan gick till kunden för attest, men det verkar fel.

Fungerar det så här?

1. e-leverantörsfakturan kommer in i e-ekonomi under utkast. Byrån får inte röra den inkomna fakturan i utkastfliken.

2 Attestansvarig i bolaget, som ska godkänna fakturan, tittar på fakturan och "skickar den för attest"? (ologiskt för mig då det betyder att den ska gå iväg för godkännande) Status blir "klar för attest" och fakturan ligger kvar i utkastfliken då den inte är bokförd.

3 Byrå går in i utkastfliken och klickar bara upp fakturorna som det står klar för attest på. Checkar av att allt är rätt, tex 1/2 moms vid leasing, kanske lägger till löneskatt osv.  sparar genom att trycka på  "attestera och bokför" . 

I min värld så skulle jag vilja ha

• en flik för utkast, där kunden går in och tittar och godkänner/attesterar fakturorna. När kunden gjort detta så "hoppar den över till "typ godkänd/färdig attesterad fliken
• fliken färdig attesterad, dvs fakturan är godkänd för bokföring och betalning och i den fliken jobbar byrån vidare med fakturan.

Hur gör ni som jobbar med godkännande av fakturor/attest innan fakturan bokförs och skickas för betalning?

Finns det en rutinbeskrivning på detta som man kan skicka ut till kund som tar emot e-fakturor i eEkonomi?

Spelar det någon roll om kunden har eEkonomi smart eller kan detta fungera med start också?

Innehållet i tråden är verifierat av Visma Spcs 22-12-15

[Tinne Lestrin · Accepted solution]

Hej Norberg Ekonomi!

Jag förstår att det kan kännas lite krångligt, men jag ska beskriva hur processen ser ut i Visma eEkonomi Smart.
Nedan länkar jag till de hjälpavsnitt som beskriver hanteringen och som du kan skicka till dina kunder:

• Ta emot e-fakturor
• Attestera leverantörsfakturor

Har vi någon annan forumanvändare vill dela med sig av hur ni arbetar med attestering av e-fakturor får ni väldigt gärna hoppa in i tråden och dela med er!

Om din kund har valt Visma eEkonomi Start så hjälper du till med hela ekonomiarbetet, även fakturering. Du kan förenkla inhämtning genom att kunden fotar sina leverantörsfakturor med mobilen via Visma Scanner, men attestering och bokföring sköter du som redovisningsbyrå. Läs gärna mer om detta i vårt hjälpavsnitt Aktivera samarbete med Visma eEkonomi Start.

När du har fått en leverantörsfaktura som e-faktura i  Visma eEkonomi Smart får du en notifiering och gör på följande sätt:

1. Välj länken i notifieringen eller gå till Inköp - Leverantörsfakturor och fliken Utkast.

2. Välj den leverantörsfaktura du vill registrera.

3. Välj Åtgärder - Öppna.
Programmet matchar e-fakturans organisationsnummer och bankgiro eller plusgiro med uppgifterna du har om leverantören. Om leverantören inte finns upplagd sedan tidigare läggs den upp automatiskt.
 

4. Välj vilka konton fakturan ska bokföras mot.
Om du redan har registrerade fakturor från leverantören sedan tidigare, föreslår programmet samma konton som användes tidigare.
 

5. Välj Bokför.
 

Om du har bankkoppling förs nu fakturorna automatiskt över till banken. För att genomföra betalningarna, logga in på din internetbank och godkänn transaktionerna. Om du inte har bankkoppling behöver du lägga in betalningarna manuellt.
 

Skicka för attest:
Om du vill att dina leverantörsfakturor ska granskas av en annan användare innan de bokförs kan du skicka dem för attest genom att välja Skicka för attest.
Leverantörsfakturan sparas sedan som ett utkast och skickas för attest. Personen som ska attestera fakturan notifieras i programmet eller appen.

Du kan välja vilken attestbehörighet du vill att de olika användarna ska ha i programmet.

Du hittar dessa under Inställningar - Behörigheter.
 

För att attestera leverantörsfakturor gör du enligt nedan:
1. Under Inköp - Leverantörsfakturor - Utkast kan du filtrera fakturorna för att se vilka fakturor som väntar på att attesteras. Fakturor som har skickats för attest kommer ha statusen Klara för attest. 
2. Öppna leverantörsfakturan och granska uppgifterna.
3. Välj Attestera och bokför om uppgifterna stämmer. Fakturan visas sedan under Obetalda leverantörsfakturor.

Jag hoppas att detta kunde ge dig en helhetsbild över hur det är tänkt att fungera. Om jag har missförstått eller om något känns oklart får du gärna återkomma i tråden så kikar vi på det igen.

Önskar dig en fortsatt fin måndag!

/Tinne

[CharlottaG]

Hej,

Jag har en följdfråga på detta svar. Ni skriver så här, och det är även info i hjälpen:

Leverantörsfakturan sparas sedan som ett utkast och skickas för attest. Personen som ska attestera fakturan notifieras i programmet eller appen.

Du kan välja vilken attestbehörighet du vill att de olika användarna ska ha i programmet.

Nu har jag flera personer som har attestbehörighet. Hur vet jag att fakturan kommer fram till rätt person? Eller blir alla notifierade? Önskemål från mig är att, när man skickar för attest, väljer vilken person som ska attestera fakturan och att bara denna person blir notifierad.

Mvh Charlotta

[Tinna Gunnarsson]

Hej @CharlottaG 

Varmt välkommen som ny forummedlem. 

För tillfället är det inte möjligt att skicka en leverantörsfaktura till en specifik person för attest i Visma eEkonomi. Vad gäller attestflödet idag, har alla med rätt behörighet möjlighet att attestera och bokföra fakturor som ligger för attest.

Precis som du så är det många av våra kunder som efterfrågar en förändring kring detta och det är ett registrerat önskemål som våra utvecklare av Visma eEkonomi ser över inför framtiden. 

Ha en fin dag och välkommen tillbaka till forumet framöver. 

/Tinna