Bokföra betalningar vid export av LB fil

[Fd medlem]

Jag saknar möjligt att bokföra alla leverantörsbetalningar direkt vid export av LB-fil till banken i Visma eEkonomi Smart via ett automatskapat bokföringsförslag. (finns i ex. e-conomic)

Är detta något som kan bli möjligt i framtiden?

Jag vill köra ett bolag med ca 60 leverantörsfakturor per vecka i programmet men som det ser ut i idag skulle det innebära väldigt många klick innan betalningarna av dessa skulle bli bokförda.

[Fd medlem]

Hej Joakim!

Du får gärna förklara lite mer ingående hur du menar, och hur du just nu arbetar/går till väga i programmet så kan vi se hur du kan jobba mest effektivt.

/Sofia 

[Fd medlem]

Hej Sofia

Jag jobbar med några mindre bolag i "eEkonomi" (överförda från "e-conomic" som snart läggs ner). I några av dessa bolag bokför jag leverantörsbetalningar i rubriken Leverantörsfakturor med knapp  Åtgärder - Betalning.  I ett annat bolag betalar jag leverantörer med LB-fil och via bankkopplingen matchar jag denna banktransaktion mot respektive leverantörsfaktura i Kassa- och bankhändelser. Om jag förstår programmet rätt måste jag här klicka på bokföringshändelse - betalning av leverantörsfaktura och sedan välja respektive faktura (en och en). (5 musklick per faktura)  

Min tanke är nu att lägga in ytterligare ett bolag som är lite större (ca 60 leverantörsfakturor per vecka) i "eEkonomi". Finns det något sätt att bokföra alla betalda fakturor direkt i stället för att klicka på varje faktura vid matchningen?

Nu har jag detta bolag i "e-conomic" där programmet automatiskt skapar verifikationsförslag på alla betalning direkt efter att jag valt vilka leverantörsfakturor som skall ingå i LB-filen. Jag bokför sedan alla betalningar med ett musklick.

Jag vill gärna lägga in bolaget i eEkonomi men om det kräver 60 x 5 extra musklick per vecka blir jag tveksam.  Finns det något effektivare sätt att bokföra leverantörsbetalningarna i "eEkonomi"?

Tacksam för hjälp. 

//Joakim 

[Fd medlem]

Hej Joakim! 

Är tanken att du ska ha en aktiv bankkoppling även med det större bolaget? 
Har du en bankkoppling tittar programmet på tre olika kriterier för att matcha fakturan mot bankhändelsen automatiskt. Dessa är:
1. OCR (finns inget OCR så tittar vi inte på referens över huvud taget utan går vidare till belopp)
2. Belopp
3. Datum (+/- 5 dagar från förfallodatumet)

Är programmet det minsta osäker på att händelserna stämmer överens sker ingen automatiskt matchning och du får då istället göra de "extra" stegen du beskriver ovan.

Ditt andra alternativ är att göra som på ditt ena bolag - välja åtgärd - betalning på dina leverantörsfakturor.

Jag hoppas att detta gav dig svar på dina frågor, annars är du välkommen tillbaka.

/ Linnéa

[Fd medlem]

Hej Linnéa

Jag tänker att det är bäst med bankkoppling även på mitt större bolag. När jag betalar med LB-fil får jag endast "1" banktransaktion på bankkontoutdraget på summan av alla betalda leverantörsfakturor. Kan programmet matcha mot leverantörsfakturorna automatiskt då? Vad innebär automatiskt? Har ni någon instruktionsfilm på detta?

Mvh, Joakim 

[Fd medlem]

Hej Joakim,

eEkonomi hämtar ditt kontoutdrag så som det ser ut på din bank. Man bör kunna ställa in hur kontoutdraget blir uppställt på sin bank, så kolla det med dem. T ex hur en inbetalning från bankgirocentralen hämtas - om den klumpar ihop alla dagens betalningar, eller om den hämtar var och en för sig som en egen transaktionsrad. 

Om du får in varje betalning som en egen transaktionsrad och inte i en klumpsumma så kan programmet automatiskt matcha en faktura mot rätt betalning om det följer de kriterier som Linnéa beskrev ovan. Detta fungerar alltså inte när du har en klumpsumma med betalningar för flera leverantörsfakturor.

Att fakturan matchas automatiskt betyder att du inte behöver trycka på Matcha och plocka upp leverantörsfakturan manuellt, utan detta gör programmet istället automatiskt och du kan enbart trycka på en knapp som heter Bokför. Du kan se hur detta går till i filmen Registrera in- och utbetalningar i Visma eEkonomi.

Hojta till om du har några andra funderingar kring detta!

/Fanny

[Fd medlem]

Hej Fanny

Tack för bra svar. Jag kollar med banken och återkommer.

Mvh, Joakim

[Fd medlem]

Hej Fanny

Tyvärr säger Swedbank att transaktionsraderna inte kan visas i kontoutdraget för varje enskild betalning i LB-filen.
De nämner att de har en återrapporteringsfil från bankgirot. Kan den vara till användning för mig?

Mvh, Joakim

[Cecilia Towner]

Hej Joakim,

Va bra att de har en återrapporteringsfil, den kan du ha användning för.

Om man har ett banksamarbete med Swedbank och arbetar med funktionen LB fil så kan du läsa in en återrapporteringsfil. Genom att importera en återrapporteringsfil från din bank kan du få de transaktioner som ingår i klumpsumman specificerade. 

Hur det fungerar kan du läsa om i Importera återrapporteringsfil»

Ha en fin dag!

/Cecilia

[Stefan L553]

Jag har SEB med LB-fil samt återrapportering från SEB och det fungerar oftast bra, nu kommer men:et,  men ibland trots att jag läst in kontoutdraget från banken och filen så är belopp och fil exakt samma ändå så säger eEkonomi " inget som  matchar " , blandat med ocr och utan ocr/bg/pg och när man då har 21 stycken fakturor så blir man helt frustrerad , då måste matchningen fungera bättre eller i värsta fall måste det finnas ett enklare sätt att boka bort leverantörskulden......

E-Hälsningar 

Stefan

[Stefan L553]

Gick in i återrapporteringsfilen och tog bort en plusgiro utbetalning samt justerade utbetalt belopp. sedan gick jag in på kassa och bankhändelser och knappade in det nya utbetalningsvärdet utan plusgirobetalningen och läste in min justerade fil och simsalabim så hittade Eekonomi alla bankgirobetalningar. 

Kan problemet vara om man blandar PG med BG att det inte funkar ?

E-hälsningar 

Stefan

[Fd medlem]

Hej 
Jag har också upplevt att matchningen ibland inte fungerar när det finns betalningar både till BG & PG på återrapporteringsfilerna jag hämtat och importerat.
Jag har också upplevt problem med matchningen vid betalning till skatteverkets BG tillsammans med andra leverantörer med BG. 

//joakim

[Fd medlem]

Hej Joakim och Stefan,

Jag har mejlat er båda angående detta för lite mer information så att vi kan kolla vidare på det.

Ha det fint!

/Fanny

[Cecilia Towner]

Hej igen Joakim och Stefan,

Ursäkta sent svar i frågan.

Idag är det så att när man arbetar med återrapporteringsfil från SEB så kan man skapa en fil innehållande både BG och PG betalningar men det går tyvärr ej att läsa in i eEkonomi.

Dessa betalningar bör separeras.

Ha en trevlig helg!
/Cecilia