Kreditfaktura som skickas via aktiv bankkoppling

[lars_r]

Hej!

Vi har betalning av leverantörsfakturor via LB-fil. När jag har bokfört en kreditfaktura och vid ett senare tillfälle bokför en faktura får jag frågan om jag vill kvitta mot kreditfakturan.

Mot bättre vetande svarade jag Ja på frågan.

Resultatet blev en betalningspåminnelse och hot om inkasso från Telia. På min fråga varför de inte kvittar mot kreditfakturorna blev svaret att de inte får besluta om kvittning. Det måste kunden göra. Följdfrågan från mig blev om detta är intern Teliapolicy eller en allmän regel för alla företag. Det gäller generellt blev svaret.

Alltså: eEkonomis rutin att ideligen fråga om kvittning leder enbart till risk för problem.

Detta är vad jag gissade skulle hända, men ville testa om jag hade fel. Tyvärr hade jag rätt.

Det finns bara ett rimligt sätt att hantera kreditnotor och det är registrera för Manuell betalning, göra kvittningen i eEkonomi manuellt och därefter gå in på banken och dra av beloppet från någon väntande betalning med info till betalningsmottagaren. Att tro att man kan slippa dessa steg är alltså helt FEL.

Innehållet är verifierat av Visma Spcs 24-09-05

[AnnicaL]

Om man väljer att INTE kvitta kommer både kreditnotan och fakturan att skickas till banken i filen och hanteras så att kreditnotan dras av från fakturan och mellanskillnaden betalas. Om kreditnotan är större än fakturan blir det en nollbetalning och mellanskillnaden bevakas av bankgirocentralen tills det kommer en ny faktura till samma bg-nummer. 

[lars_r]

Hej!

Du behöver inte beskriva hur det fungerar. Det vet jag. Och det är det som blir FEL!

Leverantören, ett statligt bolag har alltså inte fått betalt för en faktura pga att jag har låtit eEkonomi kvitta så att ingen betalning av fakturan görs. Det är uppåt väggarna! Leverantören har inte rätt att kvitta kreditnotorna mot fakturor. De måste ha mitt godkännande i vilket jag exakt anger vad som ska kvittas mot vad! Därav påminnelse och hot om inkasso.

eKonomi lurar in användaren i en falsk trygghet att det bara är att kvitta så behöver man inte göra mer. Fel, fel, fel.  

[My Janhall]

Hej! 

Jag återskapade detta med samma aktiva bankkoppling som du har idag, där betalningarna skickas automatiskt till din bank. Detta är för att förtydliga från mitt håll på vad som skett. 

Jag har en leverantörsfaktura på 1000 kr i programmet och har mottagit en kreditfaktura på 1200 kr. Då visas detta meddelande: 

Funktionen där du klickar i Ja är smidig om man ser det på andra hållet. Att du vet att du har en del innestående hos leverantören, och ni har kommit överens om att leverantören inte betalar ut pengar till dig, utan du får nyttja dem framöver istället. Om jag förstår det rätt så är det detta meddelande du syftar på och som gjort att ingen betalning till din leverantör har gjorts. Hade du velat att vi förtydligade något i detta meddelande? Vad hade du önskat att meddelandet hade för information för att underlätta? 🙂 

/My 

[lars_r]

Hej!

Problemet är att många leverantörer kräver att man mailar eller ringer och meddelar vilka fakturor som har kvittats mot vilka kreditnotor. I mitt hade jag ett antal kreditfakturor från Telia. När jag lät eEkonomi kvitta följande två fakturor blev resultatet att ingen av dem betalades och att Telia inte fick någon information om varför. Alltså fick jag påminnelser. Telia hävdar att de enligt gällande regelverk inte har rätt att själva kvitta utan jag som kund måste meddela vad som kvittas mot vad.

Det som alltså stör mig är att eEkonomi inte påpekar detta. Man får intrycket att det bara är att låta programmet kvitta så är allt löst. Men så är det ju inte. Det rimliga skulle vara att systemet efter varje sådan kvittning skapar en bild eller fil som jag kan skriva ut och ha som underlag för att informera leverantören. 

[Pacsac]

Vilket regelverk syftar Telia på vad gäller kvittning av kreditfakturor?

[lars_r]

Bra fråga!

Jag frågade handläggaren på ekonomiavdelningen om detta var ett lokalt beslut inom Telia eller något som gäller generellt. Fick svaret att det gäller generellt. Jag litade på det, vilket jag kanske inte skulle göra.

Intressant med fler kommentarer och erfarenheter. 

[My Janhall]

Jag tillsammans med mina kollegor har letat lite och kan inte hitta något speciellt regelverk för när en kreditfaktura får kvittas mer än att parterna ska vara överens om att kvittning får göras, men jag skulle tro att detta framförallt styrs i avtalet med leverantören. Oavsett så förstår jag att ett förtydligande i meddelandet hade uppskattats så jag tar det vidare som ett önskemål framåt. 🙂 

Trevlig helg på er! 
/My