eEkonomi anpassat för föreningar - eEkonomi

[Fd medlem]

Jag har för en Ideell förening importerat 16 bokföringsår från BL bokföring stand alone till VISMA eEkonomi via SIE4-filer (Bokf.år 2001-2016)

Då kassören efter ett tag klagat på att det inte går att stämma av kontona, har jag allt eftersom fått erfara hur eEkonomi fungerar.

Jag ser nu att ALLA verifikat från importen förekommer två gånger. 

Då kassören i föreningen bokfört 2017 så har liksom dörren stängts lite. Han kan inte göra avstämningar, då ni bakat ihop allting i eEkonomi, så det går inte att justerad IB 2017, så att kontona åtminstone går att stämma av.

Mina olika sätt att försöka fixa den icke fungerade importen, finns inte inte eEkonomi:

• För jag kan inte stryka verifikat, det är en funktion som inte finns. Motbokningar är inte aktuellt, då det handlar 10.000 tals verifikat totalt.

• Det går inte ta backuper av enskilda år, för då kanske man kunde göra om importen av de 16 tidigare åren och återställa år 2017 från en säkerhetskopia.

• Jag hade kunnat lappa och laga ihop detta med IB, men finner att man kan endast lägga in IB första bokföringsåret i eEkonomi.

Jag har dagligen jobbat med flera olika VISMA/SPCS offline-produkter i över 20 år, så jag blev lite förbluffad hur detta kunna hända. SIE är en standard, en import borde bara fungera.

Jag rekommenderade VISMA eEkonomi till denna förening och förutsatte att denna produkt skulle hålla samma standard som jag funnit era offline produkter att göra genom åren. Jag har därmed förordat att de skulle byta till VISMA och nu känns det som jag kommer få svara för era tillkortakommanden.

Jag har två frågor:

1. Kan man lösa detta utan att kassören måste boka om hela 2017 igen?

2. Erbjuder VISMA någon online produkt som har samma funktionalitet som t.ex. offline produkten adm 500/förening?

[Fd medlem]

Stackars dig, Magnus!

eEkonomi verkar vara så hårdkodat att all flexibilitet är borta. Dessutom är inte programmet vidare värst billigt heller. Jag skulle rekommendera föreningen att byta till det du föreslår i din punkt nummer två.

Lycka till!

//L

[Fd medlem]

Jo, men det är fortfarande offline-produkter.

Jag hade hoppats få svar från någon från VISMA här?

Detta verkar vara fel forum för att få någon riktig hjälp, får väl testa ringa supporten istället.

Tack ändå!

[Fd medlem]

Hej!

Har man importerat sina sie-filer två gånger, finns det dessvärre inget bra sätt att enkelt ta bort den ena importen. Det gör det heller inte i våra lokalt installerade program, t ex Administration 500 som du hänvisar till. Man får exportera ut det som man bokfört så långt på 2017, för att sedan starta om företaget och importera allting på nytt. Det som skiljer eEkonomi från Administration i detta läget är att här försvinner även alla register och fakturor man lagt in i programmet (blir en komplett omstart), så det bör du bara medveten om. Registerna kan du innan omstarten exportera ut under Inställningar - Import och export, där även sie-filen för 2017 tas ut, för att sedan importeras in sen efter det att omstarten gjorts. Kundfakturorna kan dock varken exporteras eller importeras, så de får du spara ner lokalt på datorn innan omstarten, för att ha kvar ditt försäljningsunderlag. Omstarten görs senare under Inställningar - Företagsinställningar. 

För att svara på din andra fråga så är det eEkonomi vi erbjuder för det ändamålet. Den mesta funktionaliteten som Administrations lägre serier har, finns i det programmet och vissa funktioner även mer därtill.

Ha en fin dag!

/Karl 

[Fd medlem]

Hej!

Jag har svårt att se att jag har importerat samma SIE fil flera gånger. Jag har kollat närmare och av de 16 importerade åren så har 7 år dubbla uppsättningar av alla verifikat, vilket skulle innebära att jag har gjort det misstaget sju gånger och importerat SIE 23 gånger, istället för 16. Det är inte sannolikt.

Men det är egalt. Omstart är tydligen lösningen oavsett.

Innan jag gör omstarten, vill jag säkerställa att vi fått rätt produkt. Av eEkonomi, finns det en speciell produkt för föreningar? Jag förleddes att tro det av er hemsida. De eEkonomi licenser vi har fått andas inte ett ord om föreningsbegreppet, utan det är väldigt orienterat till kommersiell verksamhet. Ordet medlem eller förening nämns aldrig, bara kund och företag.

På den sida jag gjorde beställningen:
https://vismaspcs.se/produkter/bokforingsprogram/visma-eekonomi-for-foreningar


Står "..Fakturera medlemmar direkt från programmet"

Jag kan inte se vad jag kan göra det, i den produkt vi har tillgång till, om jag inte kallar dem kunder förstås.

Eftersom "eEkonomi för föreningar" har en egen rad under produkter på er hemsida, vad skiljer den ifrån en vanlig eEkonomi?



Magnus Nilsson

[Fd medlem]

Ja, så är fallet tyvärr. På utskriften Behandlingshistorik kan man se vad som har gjorts historiskt i programmet, när det gjorts och av vilken användare. Den finner du under Bokföring - Utskrifter.

Vad gäller din andra fundering så håller jag med dig om att du har en poäng. Programmet är ännu inte anpassat efter föreningar i den bemärkelsen, utan du har istället för ett medlemsregister ett kundregister, så där har vi inte gjort någon skillnad. Du får välja att hantera dina medlemmar som kunder istället så att säga. I övrigt fungerar programmet utmärkt för föreningar, bara det att det inte är specialanpassat för det som dagsläget ser ut. Vi har valt att lägga det på en egen sida för att uppmärksamma föreningar att det finns webbaserade alternativ till deras eventuellt lokalt installerade program, då det ofta är väldigt efterfrågat där då de t ex brukar vara flera stycken som arbetar i programmet o s v.

Dessutom har vi lite annorlunda prissättning till föreningar, så det passar sig bättre att lägga det på en egen sida. Du får både programmet eEkonomi samt tillägget Ekonomiöversikt till ett pris av 99 kr /månaden. Annars ligger de tjänsterna på 149 respektive 49 kr /månaden

/Karl

[Fd medlem]

Så om jag skall skicka inbetalningkort till en medlem, som kommer det stå faktura, dröjesmålsränta m.m., d.v.s. sådant förknippat med en fordran och inte ett frivilligt medlemsskap? Jag antar att man kan mildra den förvirringen m.h.a. förklarande texter.

Jag är lite intresserad av faktureringen, då ni inte verkar erbjuda OCR på kundfakturor, hur sker matchning faktura/betalning? Med efaktura/autoinvoice och er lite svårdefinierade bankkoppling i eEkonomi undrar jag om det kanske döljer sig någon form av matchning där?

Jag kan inte låta bli att kommentera att jag tror de flesta föreningar uppmärksammar skillnaden att betala en avgift per program och en avgift för varje användare, det är jämförelsemässigt mångdubbelt dyrare lösning med nuvarande prissättning. När det finns flera gratis möjligheter att lösa fjärraccess med vpn och fjärrskrivbord, är nog den prissättningen något som ni kommer få adressera i framtiden. Speciellt som produkten eEkonomi är så pass, skall jag säga annorlunda?, jämfört med stationära produkterna.

Magnus Nilsson

[Fd medlem]

Ja men precis, det stämmer. Det är inte perfekt anpassat för föreningar i den bemärkelsen, men en förklarande textrad borde hjälpa något.

Vad gäller din andra fundering så är du någonting på spåren. Programmet har möjlighet att generera ocr-nummer på sina fakturor, vilket medför att betalmatchningarna kan hanteras med automatik. Du kan läsa mer om hur du aktiverar ocr-nummer här och hur den automatiska matchningen senare fungerar här.

Vad gäller priset så kostar det inget extra för flera användare hos föreningar. Det är också en sak som skiljer föreningserbjudandet från det vanliga. 99 kr i månaden med tillgång till det mesta, t ex bokföring, fakturering, lönehantering, obegränsat användare m m, känns därför väldigt billigt, i a f i min värld:)

Återkom gärna om du har fler funderingar om programmet så kan vi ta dem i samma tråd.

Ha en fin eftermiddag!

/Karl

[Fd medlem]

jag numrerar frågorna, så det blir tydligare med det faktiska informationsutbytet.

1. OCR-nummer genreras i eEkonomi på kundfakturor då? Det räcker med den lilla bocken under inställningar, så får fakturorna OCR?

2. Obegränsat med användare i eEkonomi för föreningar? Då har det blivit något fel, för vi fick lösa en till licens till vår kanslist och vår ordförande har fortfarande inte tillgång till bokföringen. Två licenskostnader är redan en mer än vi planerat. Kan vi få rätt licensform i efterhand?

Eller gör ni distinktionen mellan användare och användare med tillgång till bokföringen? Med tanke på att det är ett bokföringsprogram torde en användare utan tillgång till bokföringen, te sig rätt meningslös.

3. Vi har drygt 10.000 poster i vårt medlemsregister och jag ser att det är en CSV-import. Hur får man rätt data på rätt plats, måste datan ha samma fältnamn som i eEkonomi eller är det den inbördesordningen inom varje post som avgör vad som blir vad?

4. Jag har en annan fråga, skriva ut medlemskort/bevis, tror jag är en funktion som finns i de stationära produkterna, går det att åstadkomma i eEkonomi?


/Magnus

[Fd medlem]

1. Stämmer alldeles utmärkt!

2. Ja, ni har obegränsat med licenser. Ni måste dock lägga till dem själva, eftersom programmet kommer i sin grund med enbart en. Ni lägger till licenser under Mina tjänster - Användare, inne på hemsidan. Redigerar ni en användare där och ger dem tillgång till eEKonomi, så läggs det automatiskt till en licens. Osäker på om det står att det kostar där (om vi anpassat scenariot till kundnummer för föreningar), men står det att det kostar så kan du bara klicka förbi det eftersom det inte är aktuellt för föreningar som sagt. Det ligger inlagt på ditt kundnummer att du inte ska debiteras för dina licenser.

Användaren som läggs till för tjänsten får i detta läget direkt full behörighet, vilken dock senare kan regleras av administratören under Inställningar - Användare, inne i tjänsten. Man kan t ex sätta enbart läsbehörighet på någon, enbart försäljningsbehörighet på en annan, o s v.

3. Filen måste vara uppställt enligt eEkonomis mall. Jag brukar rekommendera att man lägger upp en kund i eEkonomi, som man sedan exporterar ut under Inställningar - Import och export - Import och export av kundregister. Då får du en korrekt uppställd fil, i vilken du bara kan klippa in ditt kundregister för att sedan importera den igen. Du kan läsa mer om kundimporter här.

4. Tyvärr finns ingen sådan funktion i programmet idag, däremot går det säkerligen att få till med en integration till någon av våra partners, som ett tillval. Vill du diskutera de integrationer som finns till programmet vidare, får du gärna slå vår partneravdelning en signal (se nummer på länken ovan). Jag har lite för dåligt koll på allt som finns för att ta det här känner jag. Det mesta brukar dock att få till på ett eller annat sätt:)

/Karl