registrerar betalning på medlem i e-ekonomi

[Christine O]

Vi är en förening som är nya användare av e-ekonomi. Jag vill på något vis på fram en lista på vem som har betalt vad under vilket år. Hur får vi lättast till en bra hantering av våra medlemmar och deras inbetalningar? Att ha ett kund/medlemsregister med en massa namn utan uppföljning på vem som betalt vad är ju inte användbart.
Våra medlemmarna betalar sina avgifter utifrån vad som står på hemsidan. Så min fråga är om det är bäst/ lättast att jag skapar kundfakturor med betalmedel kort ( jag tänker att jag bara skapar faktura för de som betalar). Kan jag på något vis registrerar betalning på en kund utan att det skapas en "massa" verifikat och faktura nr? 

[Tinna Gunnarsson]

Hej @Christine O 

Varmt välkommen som ny forummedlem.

Vi är glada över att ni har bytt till Visma eEkonomi och vill självklart hjälpa dig.

För att du ska kunna utnyttja programmets funktioner och på ett smidigt sätt följa upp vem som betalat behöver fakturor skapas och betalas i programmet. Om kunden/medlemmen väljer att betala med kort kommer betalningarna att registreras som förväntade inbetalningar. Vår rekommendation är att du väljer företagskontot om pengarna sätts in där.

För att du ska få en så bra start som möjligt rekommenderar jag att du ringer vår kunniga support som kan rådgöra tillsammans med dig och hitta ett lämpligt arbetssätt. 
 

Välkommen att kontakta supporten

//Tinna

[Christine O]

Hej Jag har tidigare varit i kontakt med supporten och då blivit hänvisad till detta forum då de inte kan/ får svara på bokföringsfrågor.

Fakturan måste skapas i efterhand, då vi har en lång inbetalningsperiod.

Det jag vill är att fakturan kommer direkt in på vårt konto utan det skapas ett mellan verifikat. Jag hade önskat att "fakturan/kvittot" bokförs på ex konto 3902 och 1930 direkt istället för som nu faktura 3902 - 1510, förväntad betalning 1510 - 1580, inbetalning 1580- 1930.
om det sen är faktura eller något annat som ska/bör användas och om det är betalkort eller vad som ska gälla där det är det som är min fundering. Känner inte heller att det blir helt rätt med att registrera det som kontant och sen göra en BFO där jag flyttar det från 1910 till 1930, men jag kan för lite om just detta systemet för att få till bästa lösningen.

Jag vill att det på något vis ska registreras att just den medlem har betalt specifik termin, så jag kan få ut en medlems/ kund lista på aktiva och att det sen blir så lite extra hantering som möjligt, och att inbetalningarna blir registrerade så att bankkontot stämmer.

[Anton Ingvarsson]

Hej @Christine O !

Mitt förslag är att du använder dig utav kontantmetoden, då bokas det aldrig upp någon kundfordring utan direkt på 1930 när medlem/kund har betalat. Sedan rekommenderar jag att du lägger upp artiklar för varje termin, exempelvis Höstterminen 2023. Om du har lagt upp en artikelkontering för medlemsavgiften och valt att det ska bokas på 3902, så kommer det bokas K3902 och D1930 när medlem/kund har betalat. Fakturorna i sig behöver inte läggas upp i efterhand utan du kan under Företagsinställningar välja Förvalt betalningsvilkor till exempelvis 90-/120 dagar netto. Sedan om de betalat för sent eller inte påverkar inget. Om du redan har lagt upp kunder/medlemmar behöver du gå in på fliken Försäljning - Kunder och markera de kunder/medlemmar och sedan välja Hantera flera kunder, då kan du snabbt justera betalningsvilkor på samtliga eftersom 30 dagar netto är standard. 

Eftersom man då har döpt artiklarna till Hösttermin 2023 och Vårtermin 2024 så kan du enkelt följa upp vilka som har betalat genom att ta ut rapporten Försäljningsstatistik. På startsidan i eEkonomi ser du enkelt på likviditetsprognosen om ditt banksaldo stämmer överens med saldot på ditt företagskonto i programmet. 

Har du några frågor eller funderingar är du varmt välkommen åter till forumet eller hör av dig till vår support.

// Anton

[Christine O]

Jag har redan kontantmetoden. och då bokas det ändå upp på kundfordring om jag inte väljer faktura 0 dagar. Har provat även med swish direkt och kortbetalning, men även där blir det kundfordring viket jag tycker är konstigt.

Du skriver att jag inte måste lägga upp fakturorna i efterhand, menar du att jag inte behöver skapa fakturor?, vi har 9 olika artiklar/ medlemsavgifter varje år, 3901-3909  och jag vet inte vem som ska betala vad förrän de har betalt. 

[Anton Ingvarsson · Accepted solution]

Hej @Christine O 

Jag missförstod nog ditt arbetssätt och hur medlemmarna betalar in avgiften. Om jag har förstått allt rätt nu så betalar medlemmarna in en avgift till ert bankgiro och beroende på vilket belopp de har betalat vet du vilken medlemsavgift det avser, har jag förstått dig rätt då? 

I så fall rekommenderar jag att efter du har fått in en betalning så lägger du upp kunden/medlemmen med all nödvändig information och väljer betalningsvillkor - 0 dagar netto. Sedan skapar du upp en faktura, plockar upp kunden/medlemmen och väljer samma fakturadatum som datumet pengarna kom in på banken. Lägger till den artikeln som avser rätt medlemsavgift och sedan Skapa pdf. Om du inte har någon bankkoppling behöver du sedan lägga in en Ny bankhändelse under Kassa- och bankhändelser, väljer datum då betalningen skedde och belopp, sedan Lägg till. Därefter klickar du på Matcha och väljer Inbetalning från kundfaktura och väljer den fakturan du nyss skapade upp och sedan Bokför.

På så sett kommer du lättare kunna utnyttja programmets funktioner och på ett smidigt sätt följa upp vem som betalat. Och det skapas bara en verifikation med exempelvis K390X och D1930. En kundfordring kommer bokas upp om du väljer Swish direktbetalning/Kortbetalning då det registreras som en förväntade inbetalning, därav rekommenderar jag 0 dagar netto. 

Återkom om jag har missförstått dig eller om du har några ytterligare frågor.

// Anton

[Christine O]

Tack Anton! 
Då är det så som jag gör nu. Eftersom jag inte började med att skapa fakturor på de inkomna betalningarna utan endast konterade de på resp artikel, etc.
Ska/ kan jag då korrigera det nu, med att skapa fakturor ( bakåtdatera) för hela verksamhetsåret ca 200 bg avier 1-15 avgifter på varje, eller blir det endast en massa extra klydderier? ( Vi är befriade från Skatteverkets rapporter.)
Kanske bättre att ta och göra "rätt" på det nya året, 1/7-23, från början och låta det gamla vara rörigt med olika sätt att hantera inkomna medel.

//Christine

[Tinna Gunnarsson]

Hej @Christine O 

Det måste du nästan avgöra själv kanske i samråd med er redovisningskonsult? Själv hade jag gjort som du skriver i slutet - det vill säga - bestämt mig för att från 1/7 2023 hanterade jag det enligt anvisningarna från Anton. 

Ha det fint nu och varmt välkommen att höra av dig till oss igen. 

//Tinna