Bokföring av betalningar via fil till bank i Visma Administration

[helenkatarina]

Jag vill undra hur ni andra gör : Frågan gäller Visma Administration. Jag skickar betalningar av leverantörsfakturor via fil till banken (nybörjare dock med just denna rutin). Sedan läser man ju in betalningsspecifikationsfilen och bokför journalen som vanligt. Mitt huvudbry är att på mitt bankkontoutdrag syns betalningarna i klump per dag, medan i bokföringsprogrammet bokförs betalningarna en och en mot - i mitt fall - 1930. 

Om allt stämmer vid månaden slut så är det ju lätt att stämma av, men om det inte gör det kan det ju bli lite jox att stämma av kontot. Och kanske följs inte reglerna om att en affärstransaktion ska motsvaras av en transaktion i bokföringen.

Jag funderar på om jag ska använda ett mellangångskonto, typ 1933 Ej fördelade leverantörsbetalningar. 

Hur gör ni?

[Davor P1]

Får du inte en "retur-fil" från banken?

Normalt kan man hämta en fil som heter något i stil med "lb-ater_bgnr_20180514_120012.txt"

Då får du ner alla transaktionerna varje bankdag och du läser in denna via BETALNINGAR - UTBETALNINGAR

Klicka på "Läs in återrapporteringsfil"
Välj nu den fil du laddat ner från din bank och klicka vidare för att läsa in filen.

Nu bör du se hur många betalningar som finns i filen.

Klickar du på OK så bör du nu se lite mer detaljer kring de betalningar som finns i filen.

Om du tar för vana att skriva ut journaler varje gång du gjort en utbetalning så bör ditt banksaldo överensstämma med bokföringen.

//Davor P

[helenkatarina]

Hej,
Jo retur-filen, det var det jag kallade för "betalningsspecifikationsfil" i min fråga. Den vet jag hur jag ska läsa in.

Skillnaden från hur du gör och jag gör är att jag bokför betalningsjournalen endast en gång i månaden och har ställt in att den ska bokföra per faktura. Jag ska kolla lite på inställningarna. Tack för tips!

Katarina

[Davor P1]

Genom att ta ut journalerna vid varje transaktionsdatum är att du får med en extra kontroll.

Tar du först ut journalen på skärmen så ser du hur mycket pengar som betalats ut för aktuell dag och kan direkt jämföra med kontoutdraget.

Sen är det bara att skriva ut och journalföra om allt stämmer.

[Ulf Jonsson]

Ett tips till: För att få ett enda belopp som utbetalningsbelopp på utbetalningsjournalen måste man ändra journalhanteringen under företagsinställningar/bokföring. Om man har inställt för "en verifikation per affärshändelse" får man precis det som inställningen säger, dvs varje faktura som är betald kommer som en egen verifikation. Smaksak kan jag själv tycka 

[Davor P1]

Det är helt rätt som du påpekar att man får totalsumman per transaktionsdatum om man gör denna ändring.

Dock kan det ibland vara lättare att följa en specifik faktura om man kör ut en verifikation per transaktion.

Kör man dessutom med flera verifikationsserier kan man ännu lättare följa fakturaflödet för att vid behov felsöka efter felaktiga belopp.

[Ulf Jonsson]

Exakt!

[helenkatarina]

Tack för svar o tips. När man (läs jag) ska ändra i en rutin går det lite trögt i början 🙂

[helenkatarina]

Hej igen! Men så mycket papper och listor det kan bli! Mycket mer än när man betalar manuellt. Här gäller det att  man håller sig själv i örat och antingen sparar som pdf eller inte alls (alltså inte printa och inte spara). Hur gör ni?