Digitala kvitton

[Fd medlem]

Vi använder ett tidredovisningssystem som hanterar digitala kvitton när personalen gör utlägg för företagets räkning.  Dvs den anställde fotograferar sitt kvitto och bilägger filen till utläggsredovisningen. Det gäller tex parkering, representation, färdbiljetter, logi osv. Om den anställde redovisar sitt utlägg digitalt i vårt system, räcker det då som underlag till bokföringen, eller måste den anställde även lämna in det fysiska kvitton?

Den här frågans innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 22-05-17

[Davor P1]

Har man fått fysiskt kvitto skall det fysiska kvittot in i bokföringen som det ser ut i nuläget.

[Fd medlem]

Men kvittot inkommer till företaget i digital form? Jag har fått följande info från BFN:

"Agerar den anställde i egenskap av företaget, så ska uppgifter om affärshändelser som företaget tar emot användas som verifikation och mottagen räkenskapsinformation ska sparas i det skick materialet hade när det kom till företaget. "

[Davor P1]

I första läget erhåller du papperskvitto. Då detta kvitto skannas så måste du behålla kvittot i 2 år.

Hade du däremot fått ett mail med kvittot som PDF fil är det en annan sak.

Jag är dock inte helt säker att min tolkning är helt rätt......

[AccountantfromHell_singland]

BFN skriver "agerar den anställde i egenskap av företaget" och i det läget så får ju han (d.v.s företaget) ett papperskvitto och då gäller reglerna som Davor P skriver om. Finns, så vitt jag kommer ihåg, någon diskussion som gällde där den anställde får ersättning för egna kostnader, d.v.s inte företagets, och att det då kunde vara så att man räknade "fotot" som original. Men bäst är att alltid spara originalet. Det är nog rätt många som slänger dom idag i tron att appar och annat löst problemet åt dom. Framförallt om man tittar på de reklamfilmer som finns för dessa tjänster....Lycka till!

[Fd medlem]

Hej,

Vi har en bra artikel Digital bokföring vs. papper - spara tid och slipp onödiga utskrifter där skriver vi 

såhär skriver vi om kvitton (men börjar med pdf-fakturor):

"

Exempel: Har du fått en PDF på mejlen, skriver ut den, sätter papperet i en pärm och slänger PDF:en så har du alltså förstört originalet. Själva mejlet kan du slänga om du sparar PDF:en, men oftast är det enklast att spara mejlet också och söka på kundnamn eller mappa alla mejl från en viss kund. Du kan också skapa en regel i mejlprogrammet som automatiskt mappar alla mejl från samma avsändare.

Och motsvarande: Om du får ett dokument eller papper, exempelvis ett kvitto eller ett avtal, och scannar in det så måste du spara orginalet i tre år. Kvitton har en tendens att blekna snabbt så att de blir oläsliga och all räkenskap måste vara läslig. Därför ska man enligt lag göra en kopia som arkiveras tillsammans med det, med tiden, oläsliga kvittot. (Det bästa är att kunden scannar in alla kvitton och underlag själv, i samma stund hen får det i sin hand, och sedan sparar det själv i ordnad form.)

"

Ha en trevlig dag!

/Sofia