Felaktig betalningspåminnelse till kund - Administration

[Henrik10]

Av någon anledning har Visma skickat ut en betalningpåminnelse till en kund som inte har någon förfallen faktura.
Läget är följande. Kund har en gammal faktura. Några dagar senare krediterades denna. Ett par månader senare har kunden handlat igen varvid en ny faktura skapats. Fakturan har inte förfallit ännu, trots detta har kunden fått en påminnelse.

På påminnelsen räknas alla tre fakturor upp och avslutas med att peka ut senaste fakturabeloppet som "Total fordran". Bifogar bild.

Kunden blev förstås förbannad eftersom fakturan inte förfallit ännu.
Vi borde kanske gjort en direktkvittens på krediten men oavsett ser jag ingen anledning till att kunden ska fått en påminnelse. Vad har hänt??

[Anna Svensson]

Hej!

I mallen som används skrivs även Ej förfallna fakturor ut för att påminna kunden om att förutom de förfallna fakturorna som påminnelsen gäller, så finns det ytterligare fakturor att betala. På vår hemsida kan du ladda ner en mall som inte tar med Ej förfallna fakturor: http://www.vismaspcs.se/visma-support/visma-administration-2000/default.htm#mallar.htm

Normalt sett fungerar betalningspåminnelsen så här:
- Om det finns en förfallen faktura med en kredit så skrivs det inte ut någon påminnelsefaktura.
- Om en faktura inte har förfallit skapas det inte någon påminnelse.

Betalningspåminnelsen kikar på fältet Fordran kr  inne på kunden och samtidigt om det finns förfallna fakturor.
I ditt fall har det blivit så att i fältet Fordran kr finns det ett belopp som ännu inte har förfallit till betalning men du har samtidigt fakturor som har förfallit till betalning.

Därför rekommenderar vi alltid att du kvittar kundfakturorna mot varandra direkt när du skapar en kreditfaktura för att påminnelser och reskontra ska bli korrekt.
För att kvitta två kundfakturor mot varandra går du in på en av fakturorna på fliken Spårning och väljer kommandot Direktkvittera.

[pisun_]

Hej
En komentar och förbättringsförslag(se nedan) till detta är också att tala om för kunden att se detta som ett kontoutdrag då kunden även ser kommande fakturor, för det står ju 0(noll) framför den sista fakturan så det är ju inte den som påminnelsen eg. gäller.
MEN problemet i detta fall blir RÄNTAN!! för på den gamla fakturan räknar programmet ränta på tills den blir kvittad och då räknar den ränta till detta datum Och om man har lagt in att "ränta faktureras på kommande faktura" så kan det komma följdfel som kunden kan irritera sig på!!
Jag tycket att detta är ganska segt att man som jag förstår det måste in i räntefaktureringen och rensa bort dessa.
Även jobbigt med att det läggs kostnad för påminnelse avgiften på kommande fakturan.
Jag kanske gör fel men upplever att jag först måste ändra i påminnelsen så det står 0 st påminnelser och detta måste göras innan fakturan och krediten kvittas !?

När man gjort en kvittning av faktura och kredit borde räntan och ev. påminnelse avg. automatiskt tas bort.
Med vänlig hälsning
Pia

[Henrik10]

Problemet är inte att fakturanummren skrivs ut. Problemet är att kunden fått en betalningspåminnelse trots att det inte finns något att påminna om. Lyckligtvis har vi inte krävt honom på någon påminnelseavgift.

Från mitt, och framför allt kundens, perspektiv är det ett systemfel att en påminnelse skickats när det inte finns något förfallet belopp.

[pisun_]

det är som Visma svarat att ni måste kvitta dessa för att få bort dem men dubbelkolla hur ni har inställningarna för räntan, så inte kunden får något nytt att bli irriterad på.

[HeleneStruthers]

Hej på er,

Tack för en bra diskussion så här långt.

Så vitt jag kan se beräknas ingen ränta om debet och kreditfakturan direktvitteras med kommandot Direktkvittera. Betalas debetfakturan och kreditfakturan var för sig beräknas räntan utifrån betaldatumet på debetfakturan, i vilket fall räntan kan behöva makuleras manuellt.

Det vi kan vara överrens om är att programmet skulle kunna informera mer i vissa lägen, så att användaren är medveten om eventuell ränta eller avgifter och kan agera utifrån det.

För att slippa kommande fakturor på påminnelsen finns, som Anna nämner ovan, en mall för det.

Scenariot du beskriver Pia, där du ange 0 på påminnelsen innan du kvittar, är jag inte helt med på. Om du direktkvitterar fakturorna med kommandot Direktkvittera, får du då ändå med dem i vyn Betalningspåminnelser?