GDPR... det borde jag tänkt på. Intressant det här med GDPRs påverkan på bokföring och annan administration av enskilt företag.
Nu komma jag skriva vad som antagligen är en massa självklarheter men jag får helt enkelt ta risken att verka dryg. 🙂 Se det som omtanke från en som varit både egenföretagare samt inblandad i både rent IT- och affärsverksamhet i dryga 17 år.
Nackdel med att fortsätta e-posta
Inte för att vara pessimist men... min erfarenhet från andra situationer där omständigheter tvingar oss människor att ständigt ändra på något fram och tillbaka:
Förr eller senare (och antagligen förr) kommer ni högst troligen missa att ta bort eller lägga tillbaka företagsnamn + orgnr. Så det är troligt att ni kommer hamna i en situation där ni e-postar rapport med personuppgifter. Eller att ni/kunden klämmer iväg en kundfaktura utan rätt uppgifter.
Plus själva jobbet att ta bort och lägga tillbaka. Ni kommer (riskerar) snabbt bli trötta på den/de kunder som är enskilda företag. 🙂 Om inte annat så rent omedvetet.
Mitt förslag är att redan nu ändra hanteringen, det vill säga metoden för själva överföringen av rapporterna.
Alternativ 1 - krypterad e-post
Börja kryptera e-posten. Teoretiskt möjligt och det finns krypteringsprogram som är någorlunda lätta att hantera men samtidigt stället det ändå krav på en viss hantering som antagligen många kunder skulle ha svårt för. För att inte tala om att det kan låsa fast byrån och kund till specifika e-posttjänster/program. Personligen tror jag inte på detta alternativ som förstahandsval.
Alternativ 2 - molntjänster
Lägg rapportera på en molntjänst som följer GDPR fullt ut, det vill säga en lagringstjänst har ett motsvarande ett personuppgftsbiträdesavtal i sina villkor. Exempel på sådana tjänster är Dropbox Business och Microsoft Office 365. Observera att det oftast inte duger med de privata/personliga versionerna av dessa tjänster.
Antingen om ni har en sådan tjänst och delar ut dokument från den till respektive kund. Bland annat kan man göra detta genom att e-posta länken till dokumentet till kunden. Eller om kunden har en sådan tjänst och ger er skrivåtkomst till någon mapp. (Jag tror det förstnämnda nästan är lättare men jag inte provat att använda molntjänst mot flera samtidiga kunder på detta sätt.)
Alternativ 3 - Ekonomiöversikt
Nu vet jag inte inte vilket program/version ni (byrån) respektive kunden använder men jag har för mig att vissa Visma-program där man låter en byrå göra bokföringen åt en så ingår det en enklare form av Ekonomiöversikt. (Kanske vara eEkonomi?) Jag vet dock inte om denna enklare version inkluderar den i Ekonomiöversikt dokumentportalen. Det är ett annars ett alternativ, det blir lite grand som en molntjänst. Kanske till och med värt för kunden att börja abonnera på Ekonomiöversikt?
Vill betona att jag förstår att det behövs en snabb lösning här och nu. Jag förstår också att många kunder inte är intresserade av att behöva logga in någonstans för att kolla upp sina rapporter (om de alls läser dem).
Men jag tror också på att är man ändå tvingad att ändra på hanteringen så kan man lika gärna göra det på en gång. Och i det här fallet är oundvikligt på grund av GDPR.
Teoretisk är alternativen ovan även aktuella när det gäller skicka ut lönebesked men det är en annan diskussion. 🙂
