Rätta felaktig leverantörsfaktura

[Fd medlem]

Hej, jag arbetar i Visma Förening och behöver hjälp med att rätta ett fel. Ett och samma företag skickade två fakturor där en av dem var en vanlig faktura med minustecken. Både fakturorna bokfördes som skuld. Men vid betalning gjorde man rätt: betalade diff. Vid registrering av utbetalning bokfördes så att en faktura var betalt och den andra- delvis betalt betalt, alltså uppstår en skuld. Frågan är hur man ska rätta det ( det visas ju skuld i reskontra och vid utbetalning där man prickar På väg- Betalt också måste man visa utbetalning från banken, men det kommer ju inte att ske, eftersom det inte finns en skuld.
Tacksam för hjälp!
Irina

[Fd medlem]

Hej hej!

Om jag förstår dig rätt så fick du en vanlig faktura och en kreditfaktura från din leverantör, men i Visma Förening så registrerades båda som vanliga leverantörsfakturor. Den vanliga fakturan är betald och klar och den som blivit felaktigt registrerad är endast delbetald.

Enklast är att du skapar en kreditfaktura i programmet för att ta ut den felaktiga fakturan. Det gör du på samma sätt som en vanlig men välj typen kreditfaktura när du klickat på Ny.

Den felaktiga är bara delbetald i programmet nu som jag förstår det och lättast är att du slutbetalar den helt så att den försvinner från reskontran och sen gör du en fullständig betalning även på kreditfakturan. På så sätt tar dessa två fakturor ut varandra helt och hållet. Viktigt att du anger samma fakturadatum och även betaldatum så att de tar ut varandra på samma dag.

Nu kan du registrera en ny korrekt kreditfaktura enligt den du fått från din leverantör med minus på. Denna gör du även en betalning på sedan.

Hoppas du hänger med i mina instruktioner. Är du minsta osäker får du gärna återkomma så ska jag försöka förtydliga.

[Fd medlem]

Hej,
Det var lite svårare än så. Jag ska försöka beskriva med siffror.
Vi har fått en vanlig faktura (den hette inte kreditfaktura) med minustecken (den var på -341 kr) och sedan fick vi en annan faktura på 800 kr. Den som bokförde fakturorna gjorde märkte inte att den första fakturan var med minustecken ( därför att fakturan hette Faktura och inte Kreditfaktura) och bokförde fakturan som en vanlig faktura. En annan person som betalade skulden på fakturorna räknade 800-341=459 kr och betalade skulden till leverantör. Alltså, enligt leverantör, finns det ingen skuld, men i vår bokföring hänger skuld 341+341=682 kr. Det värsta är att vid registrering av utbetalning gjorde man så här: fakturan på 341 kr betalades helt och hållet och fakturan på 800 kr delbetalades, alltså, den andra fakturan som var rätt är bara delbetald. Och den felaktiga fakturan är betald.
Hur kan man rätta det?

[Fd medlem]

Hej hej!

Då är jag med på läget nu!:)

Börja med att korrigera den felaktiga fakturan genom att skapa en kreditfaktura på -341 kr. Du måste även göra en betalning på denna kreditfakturan eftersom den felaktiga redan är slutbetald. Då tar dessa två ut varandra. Tänk på att välja samma datum så att de tar ut varandra samma dag.

Nu kan du skapa en korrekt kreditfaktura enligt den ni fått på -341 kr.

Avslutningsvis gör du en betalning på resterande del på fakturan som från början var på 800 kr. Du gör sedan en betalning även på den nya korrekta kreditfakturan och på så sätt tar de här två sista betalningarna ut varandra så som det skulle gjorts från början. Alla fyra fakturor ska vara slutbetalda.

Har jag förstått dig rätt nu?

Hör gärna av dig igen om något är oklart!

[Fd medlem]

Hej igen!
Jag har fortfarande lite svårt att förstå hur man hanterar med banken. Jag ska skapa en kreditfaktura på -341 kr, det skulle minska vår skuld till hälften. Men sen förstår jag inte: om jag gör en "betalning" på den här fakturan, då kommer inte banken att stämma, eller hur?
Sedan skapar jag en kreditfaktura på -341 kr, den riktiga, som skulle göras från början, och det betyder att det inte blir någon skuld till leverantör. Med sen förstår jag inte: jag "betalar" igen och banken kommer inte att stämma ännu mer eftersom det blir 341 kr till.
Borde det inte rätt i så fall att bara skaffa två kreditfakturor på -341 kr var och på så sätt "betala" skulden? 🙂

[Fd medlem]

Hej igen!

Jag var kanske lite otydlig där. När jag skrev att du ska registrera betalningar så menade jag bara att markera leverantörsfakturorna som betalda i programmet. Eftersom det stämmer mot banken och leverantören har fått rätt betalt så ska du inte skicka iväg någon mer betalning.