"Gammal" leverantör - och helt plötslist fel BG-nummer på en enda utbetalning

[Fd medlem]

Den här frågan hade passat bäst hos mailsupporten, men den är ju borttagen, tyvärr...

Vi har 157 leverantörer upplagda. Leverantörerna är upplagda med BG-nummer som leverantörsnummer, men det är sekundär information i det här ärendet.

En av leverantörerna är ett av el-bolagen här på marknaden i Sverige och vi får tre fakturor per månad av dem. Så har det varit i över ett år och alltid har betalningarna till dem fungerat bra. Vi är kopplade till autoinvoice och det ser ut som om de skannar in fakturorna till oss. Fakturaadressen är till inskanningscentralen.

Den 9/5 -17 fick vi tre nya fakturor in i systemet av dem och efter attest den 15/5 skickade jag en fil till banken för utbetalning. På den filen fanns nio fakturor till olika leverantörer, varav tre till elbolaget. Den 12/6 hämtade jag hem återrapporteringsfilen och läste av fakturorna som betalade per den 9/6 -17 och de fanns med där.

Idag erhöll jag ett e-mail, där det framkom att en faktura till dem ej var betald. Jag tittade bland fakturorna, bland journalerna, i bokföringsunderlaget och i återrapporteringsfilen (som jag skriver ut som ett underlag till bokföringsunderlaget). Allt visade att de fått sina pengar.

Men - på betalningsspecifikationen som jag fick från banken på papper med snigelposten (och som jag aldrig lusläser utan papperet hamnar i en pärm), där framgick det att summan utbetalats till någon som inte ens är upplagd hos oss som leverantör. Det företaget har snarlikt BG-nummer; det skiljer två siffror.

Men hur kan det ha blivit fel? På bankgirocentralen hänvisar de till Visma och säger att det är fel i Visma, för de har fått det BG som de skickat pengarna till. Jag håller tyvärr med dem, för kikar jag på banklistan, ligger det fel BG på den fakturan.

Går jag till leverantören och tittar i fliken "betalade fakturor" och dubbelklickar på denna felbetalade fakturan för att sedan gå vidare till fliken "betalningar", ligger det rätt BG-nummer längst ner på skärmen (jag har "Visa fält för betalrader" på i företagsinställningarna) men dubbelklickar jag där det står "Betald, fil" i tredje kolumnen med namn "Betalningssätt..." ligger det felaktiga numret i Bankgiro/-kontonr-rutan.

Om jag skulle gjort detta själv, betyder det att jag vid utbetalningen av nio fakturor skulle gått in och dubbelklickat  på en av betalningarna och hittat på ett nummer jag inte visste fanns och lagt det i rutan för BG-nummer, för att sedan välja lista, markera alla och sedan skapa en betalfil. Det låter inte troligt att man kan göra det av misstag. Vad har hänt?

Det här hände även för c:a ett år sedan, men då hittade inte maskinen på ett existerande BG-nummer utan hittade på ett nytt som inte fanns, så pengarna kom tillbaka. Men i det här fallet, måste jag kontakta företaget som fick pengarna och hoppas på att jag får dem tillbaka.

Har någon råkat ut för det här tidigare, och Visma: hur kan det här hända??

//Lena

[Fd medlem]

Har du en enanvändarversion med lösenordsskydd? Om bara du kommer åt detta så är det ytterst allvarligt. Men... Visma ADM bygger på databaser av typen DBF. Det är enskilda tabeller och det är tekniskt möjligt att genom att på något sätt logga in på din dator, gå liksom på sidan om din inloggning till Visma och ändra i tabellerna. Visma ADM databasen kan läsas typ såsom att xl-dokument och ändras i om man vet hur man gör. Då skulle teoretiskt LB-filen hämta uppgifter därifrån i de manipulerade tabellerna där någon kan ändra utanför lösenordsskyddet för Visma. Är det bara du som kommer åt din dator? Detta är enbart spekulation.

PB

[Fd medlem]

Vi har tre licenser och det är en serverinstallation, jag har lösenord och det har de andra också.

//L

[Linnea Norden]

Hej LW!

Det har tyvärr blivit fel bankgironummer vid tolkningen av denna fakturan. När du fakturan lästes in i ditt företag, fick du upp en varning om att bankgironumret på fakturan inte stämmer överrens med bankgironumret på leverantören och att du behöver kontrollera detta. Nedan är en bild på hur det ser ut vid inläsningen. 

 

När en faktura kommer in till oss så tolkas den automatiskt, och om något inte går att tyda  så tolkar vi det manuellt. Vi och scanningscentralen arbetar hela tiden med att förbättra tolkningen, just för att det inte ska bli något fel. Skulle det ändå uppstå, så får du en varning om detta vid inläsning. Så det är viktigt att du kontrollera de varningar du får vi inläsning av fakturor. 

Vi kommer även kontakta dig via telefon angående detta. 

//Linnea

[Fd medlem]

Ja då fanns det en förklaring. PB

[Fd medlem]

OK - det brukar jag göra. Idag fick jag det här felmeddelandet på en faktura från Fora, men när jag tittar i flik fem under betalningar är det rätt bankgiro noterat både längst ner i foten och i "huvudet" där namn, bankgiro och OCR-nummer står, så här fick jag ett felaktigt felmeddelande (hoppas jag). På Fora har jag även tidigare fått detta felmeddelande utan att det varit fel.

När det gäller el-bolagets faktura, står det rätt i foten men fel i "huvudet". Jag fick inget felmeddelande när den fakturan kom in vad jag kommer ihåg.  I och med att de kommer in "så sent" (måste få in fakturorna på rätt månad) så sitter jag och väntar på fakturorna från dem. Hade jag fått ett felmeddelande där borde jag varit irriterad över att ha fått det. Kan inte påminna mig om att jag blev irriterad då, men... Jag är väldigt säker på att inget felmeddelande dök upp på den fakturan.

• Det har hänt några gånger att det verkligen varit fel BG-nummer enligt felmeddelandet vid inläsningen och då har det varit ett annat BG-nummer på fakturorna än vad det brukar vara (enligt leverantörsregistret) så då har det inte varit en felinläsning.

• Däremot har jag några gånger också råkat ut för det som hände idag, att den varnar att det är fel BG-nummer fastän det inte är det.

I och med att det cirkulerar bluffakturor, går jag verkligen in i fakturan och kontrollerar hur det ser ut.

I och med att det oftast är felaktiga felmeddelanden jag fått, undrar jag vad som måste kontrolleras när man väl får dem.

//Lena

[Fd medlem]

Om vi nu tar och kikar på vilket felmeddelande som skulle kommit upp: "Bankgironumret på fakturan stämmer inte överens med det bankgironummer som du har angivit i leverantörsregistret"

då tolkar i alla fall jag det som om:

• på fakturan finns ett annat BG-nummer än vad som finns i leverantörsregistret.

men det skall tolkas som:

• BG-numret kunde inte tolkas rätt. Ändra i fliken "Betalningar" i fönstret för den registrerade fakturan.

Det är ju en väsentlig skillnad i dessa betydelser och jag undrar stilla hur ni kan göra en så underlig beskrivning över vad man måste göra som kan tolkas så fel.

Jag har i de fall med Fora kontrollerat bankgironumret på fakturan med bankgirot i leverantörsregistret och fått det att stämma hela tiden. I fallet med Fora, har jag upptäckt (efter ha gjort det ni menar istället för det ni beskriver) att felet ligger i det tolkade PG-numret, inte BG-numret, vilket gjort att jag gått på en nit när jag trodde att man särskilde bankgironummer från plusgironummer i Visma. Har nu raderat PG-numret permanent för Fora så jag slipper få felaktiga felmeddelanden i fortsättningen på den leverantören.

Om den maskinella tolkningen fallerar, tolkar ni den manuellt, säger ni. I och med att siffrorna är mycket tydliga på elbolagets fakturor, tror jag inte att någon tolkat detta manuellt alls. Foras PG-nummer är också extremt tydliga i sammanhanget.

//L

[Fd medlem]

Hej LW!

Jag såg att du varit i kontakt med oss per telefon, och där fått förslag på en lösning.

Tack för dina inlägg!