Lite hjälp sökes angående kundfakturor och bokföring av uttag från lager

[Tullen]

Bakgrund: 
Är en ideell förening som har bland annat uthyrning av boxar samt försäljning av hö till självkostnad (ingen moms att hantera).
Fram tills nu så har hyresgästen själv betalat in hyra för box samt mängden hö som ska konsumeras av hästen. Det har bokförts som följande. Dvs 

Debet	Kredit
1920 Plusgiro
	3010 Hyresintäkt
	3970 Försäljning hö
4010 Inköp Hö
	1460 Lager Hö

Nu har vi börjat med att skapa kundfakturor i Visma eEkonomi, vilket är mycket uppskattat av hyresgästerna/medlemmar. Blir enklare för alla och minskar risken för fel. Men problemet har nu uppstått med bokföringen och lagret.
Jag kan enkelt bokföra 1920 Debet och 3010, 3970 Kredit. Med artiklarna under försäljning så styrs bokföringen korrekt. Men jag kan inte få med uttag ur lagret (1460) samt att ta in kostnaden på inköp hö (4010). 

Hur gör jag, någon som har tips / ideer? 

[Joachim E]

Hej

Görs inte inköpet av höet separat dvs att du får en egen faktura att betala av den som levererar hö till dig?

Inköpet bör inte vara med på fakturan ut till kunden utan bokförs helt separat när ni får fakturan från leverantören.

När det gäller lagret så finns det ett antal olika lösningar hur det hanteras. Det bör inte heller vara med på själva fakturan ut till kunden. Som regel vill man inte ha inköpspris och lagervärdet med synligt på fakturan vilket blir fallet om man vill lägga till detta.

1. Det finns ett tillval i eEkonomi för just lagerhantering. Bifogar lite information om detta som du kan läsa igenom som en start.

https://help.visma.net/se_sv/eaccounting/content/online-help/stock.htm?supportpanelMode=true

2. Vill man inte lägga till någon tilläggsprodukt så kan man hantera detta manuellt. Blir i princip som du gjort tidigare när kunden betalt in avgiften för hyra och hö. Skillnaden nu är att du gör en manuellt skapad kontering löpande av lagerförändringen enbart Detta för att ha kontroll på lagervärdet.

Boköring > Verifikationer > Nya verifikation.

Du bör inte använda konto 4010 i lagerhändelsen utan 4960 förändring av lager handelsvaror.



3. Har man inte behovet av att följa upp lagret löpande så räcker det egentligen att göra den ovanstånde konteringen efter varje inventering och justera lagret med förändringen av lagret från den tidigare inventeringen.

Önskar dig en fortsatt fin dag
Joachim


 

[Tullen]

Inköp av hö görs separat och bokförs som en tillgång på 1460. Görs ca 2 ggr per år. Användandet av konto 4010 bestämdes långt innan jag kom in, tror att tanken var att när hö säljs från lagret så tar vi kostnaden för inköpet (för de kilo som såldes). Men effekten kanske blir den samma med 4960?

Eftersom vi är en ideell förening och endast säljer till våra medlemmar så är det till självkostnadspris. Ingen marginal eller liknande läggs på. Men absolut, finns ingen anledning att inköpspris etc. ska stå med på fakturan (även om det är samma).

Att lägga till modulen för lager blir lite "overkill" för oss då hö är den enda lagerartikel vi har, vist det är många ton men ändå.

Jag tänkte att det kanske gick att automatisera på något sätt, så att systemet förstår att när den artikeln säljs så ska lagervärdet reduceras och kostnaden tas på 4010 (eller 4960 då kanske). Men om det inte går av förklarliga skäl så blir följd frågan: Kan man koppla en manuellt skapad kontering mot en kundfaktura? Så att man enkelt ser vilka händelser som hör ihop? Eller är det bara att skriva ner ver nr på kundfakturan (händelsen) och referera manuellt till den?
Det är härligt med ideellt arbete, ibland får man kliva ur sin "comfort zon" och försöka lära sig något nytt... Som bokföring i detta fall. 

Mvh
Andreas

[Joachim E · Accepted solution]

Hej

Effekten av den kontering ni gjort historiskt blir densamma som om man bokför inköpet mot 4010 och sedan bokför upp lagret efter till exempel en inventering vilket är det vanligaste men jag tycker inte att ni skall behöva justera hela processen som ni använt tidigare.

Att få det helt automatiskt går dessvärre inte utan att använda lagertillägget som jag kan förstå känns som ett något stort steg för detta.

Vill istället föreslå att ni hanterar det på följande sätt vilket gör att ni kan använda samma process som tidigare men enbart behöver göra en manuellt inlagd verifiaktion i samband med att fakturan skapas eller när den betalats.

1. Börja med att lägga upp ett nytt bokföringsförslag under 

Inställningar > Bokföringsförslag > Nytt bokföringsförslag.

2. När ni sedan skapar fakturan eller bokför inbetalningen så gör ni en manuell verifikation av inköpet där ni använder bokföringsförslaget ovan och enbart fyller i beloppen i debet och kredit. På så vis gör vi det i alla fall förenklat även om det inte blir automatiskt.

Bokföring > Verifiaktioner > Nya verifikation.



Hoppas denna lösning fungerar för er.
Ha en fortsatt fin dag
Joachim

[Tullen]

Tack för hjälpen!

[Joachim E]

Inga problem alls bara kul att kunna vara till hjälp.

Om det uppstår fler funderingar så är du välkommen att höra av dig.
/Joachim