Läs in leverantörsfakturor (Autoinvoice)

[Henry_1]

Inläsning av leverantörsfakturan genom autoinvoice när beställning redan är levererad avvisas med kommentaren att "skriva ut fakturan, kontrollera beställningen och registrera denna manuellt". 
I normalfallet vill nog samtliga inköpare att beställningen man gjort hos en leverantör är levererad innan man får fakturan - men då kan inte Visma's autoinvoice registrera fakturan!?!. Det kan tyckas lite märkligt - lösningen är då givetvis en annan än den Visma föreslår, manipulera beställningen på valfri rad och sätt "väntas" till ngt annat än 0 så går det att registrera fakturan via autoinvoice. Ändra tillbaka väntas till 0 på beställningen efter att fakturan är inläst.

Generellt sätt är det en usel idé att behöva skriva ut en e-faktura och registrera denna manuellt, det borde finnas möjlighet att läsa in samtliga e-fakturor oavsett fel, är något fel på fakturan får man ju ändå ändra i Visma på samma sätt som man behövt göra om man registrerat fakturan manuellt. En STOR vinst med e-faktura är ju att man får ett elektroniskt arkiv istället för färgglada pärmar i bokhyllan.

OBS! det finns fler tillfällen då autoinvoice inte kan läsa in en helt korrekt e-faktura, t.ex. försäkringar med samma OCR-nummer som tidigare.

Ett litet tips är också att ni borde ändra på inläsningsordningen i autoinvoice. Som det är idag får man en lista i fallande ordning på fakturadatum och den läses alltså in så. Det kanske är en petitess men om jag har >30 fakturor i väntande efter en långhelg (jul) så vore det trevligt att de kunde läsas i i kronologisk ordning (fakturadatum) istället för som nu senaste fakturadatum först.

[Lena Ekonomi]

Håller helt med. Vismas inscanning har STORA problem jämfört med andra system.

[SCB___]

Håller med. Systemet lämnar en del att önska. Autoinvoice säger ibland att leverantören inte finns fast jag har den regad. Alla nya leverantörer hamnar som ny post men utan namn. När jag vill ändra måste jag radera alla inlästa rader.
Jag får också varning på ex att VAT-nummer inte finns med och annat fast det finns. Perfekt när det fungerar men mycket strul.

[Robin Melldén]

Hej,

Jag önskar kontakt med er i tråden för att diskutera detta vidare. Har ni möjlighet till det så får ni gärna kontakta mig på robin.mellden@visma.com så tar vi det därifrån.

Mvh
Robin

[HammarsV]

Eftersom det verkar vara en bred diskussion om Autoinvoice-problem tänkte jag ta ett ytterligare, som det åtminstone konceptuellt finns en enkel lösning på.

Leverantörer skriver allt oftare beställarens organisationsnummer. Detta lurar inläsningscentralen väldigt ofta och är helt onödigt.

Lösningen är busenkel. Spärra vårt (Visma användarens) organisationsnummer vid inläsning så att programmet letar vidare efter leverantörens organisationsnummer. 

Jag vågar påstå att ingen kommer sakna möjligheten att skicka fakturor till sig själv från sig själv via inläsningscentralen 🙂

Mvh Magnus Hammar

[qwert_1]

Ni som upplevde dessa problem för 4-8 månader sedan, har något förändrats till det bättre eller kvarstår det mycket mer att önska..?

[Lena Ekonomi]

För mig kvarstår en del problem men de flesta berör numera på den mänskliga faktorn dvs de gör fel när de läser in fakturorna hos er leverantör på scanning. Sen är det vissa saker som inte går att göra som jag tycker borde gå tex att läsa in även om det inte står faktura. Tex Transportstyrelsen kan inte skicka elektroniskt än på bro/vägavgiftl tex och där står det inte faktura så dessa måste reggas manuellt.Sen går de andra som kommer elektroniskt från Transportstyrelsen in med en siffra för lite i fakturanumret så jag få manuellt lägga in den hela tiden. Så jag upplever att det är en hel del manuellt fortfarande och man måste kolla allt.

[Henry_1]

Nej det har inte hänt något alls i det här avseendet. Kontakten som Mellden efterfrågade blev det inget av heller då han bytte tjänst och efterträdaren hörde aldrig av sig :(. Det känns inte riktigt som vi som betalar Visma's anställdas löner tas på allvar :). Det är precis som Lena Ekonomi säger mycket manuellt arbete för en tjänst som borde automatisera ger dig mer manuellt kontrollarbete. En av fördelarna som väger upp detta är dock det elektroniska arkiv av levreskontran man får.

[Henry_1]

En liten påminnelse till er på Visma. 

Kan ni inte försöka ta tag i detta ärende igen, det blev ju inget med Mellden.

Det är relativt angeläget och det skulle avsevärt underlätta vår arbete med leverantörsfakturor. Som det är nu får man ofta helt felaktiga felmeddelanden om att en faktura inte går att läsa in. 

Kommentaren: "Du måste kontrollera fakturan och registrera den manuellt", är ju helt onödig om jag kan läsa in fakturan oavsett om det är fel på den eller inte. Väl inne i Visma får man ju ändå ändra på det som är fel. Allt som oftast (i vårt 100%) är det dock inget fel alls utan faktura skall bara registreras som vilken annan faktura som helst.

Vi vore tacksamma för er kommentar i ärendet.