Läs in leverantörsfakturor (Autoinvoice)

[Henry_1]

Inläsning av leverantörsfakturan genom autoinvoice när beställning redan är levererad avvisas med kommentaren att "skriva ut fakturan, kontrollera beställningen och registrera denna manuellt". 
I normalfallet vill nog samtliga inköpare att beställningen man gjort hos en leverantör är levererad innan man får fakturan - men då kan inte Visma's autoinvoice registrera fakturan!?!. Det kan tyckas lite märkligt - lösningen är då givetvis en annan än den Visma föreslår, manipulera beställningen på valfri rad och sätt "väntas" till ngt annat än 0 så går det att registrera fakturan via autoinvoice. Ändra tillbaka väntas till 0 på beställningen efter att fakturan är inläst.

Generellt sätt är det en usel idé att behöva skriva ut en e-faktura och registrera denna manuellt, det borde finnas möjlighet att läsa in samtliga e-fakturor oavsett fel, är något fel på fakturan får man ju ändå ändra i Visma på samma sätt som man behövt göra om man registrerat fakturan manuellt. En STOR vinst med e-faktura är ju att man får ett elektroniskt arkiv istället för färgglada pärmar i bokhyllan.

OBS! det finns fler tillfällen då autoinvoice inte kan läsa in en helt korrekt e-faktura, t.ex. försäkringar med samma OCR-nummer som tidigare.

Ett litet tips är också att ni borde ändra på inläsningsordningen i autoinvoice. Som det är idag får man en lista i fallande ordning på fakturadatum och den läses alltså in så. Det kanske är en petitess men om jag har >30 fakturor i väntande efter en långhelg (jul) så vore det trevligt att de kunde läsas i i kronologisk ordning (fakturadatum) istället för som nu senaste fakturadatum först.

[Lena Ekonomi]

Håller helt med. Vismas inscanning har STORA problem jämfört med andra system.

[SCB___]

Håller med. Systemet lämnar en del att önska. Autoinvoice säger ibland att leverantören inte finns fast jag har den regad. Alla nya leverantörer hamnar som ny post men utan namn. När jag vill ändra måste jag radera alla inlästa rader.
Jag får också varning på ex att VAT-nummer inte finns med och annat fast det finns. Perfekt när det fungerar men mycket strul.

[Robin Melldén]

Hej,

Jag önskar kontakt med er i tråden för att diskutera detta vidare. Har ni möjlighet till det så får ni gärna kontakta mig på robin.mellden@visma.com så tar vi det därifrån.

Mvh
Robin

[HammarsV]

Eftersom det verkar vara en bred diskussion om Autoinvoice-problem tänkte jag ta ett ytterligare, som det åtminstone konceptuellt finns en enkel lösning på.

Leverantörer skriver allt oftare beställarens organisationsnummer. Detta lurar inläsningscentralen väldigt ofta och är helt onödigt.

Lösningen är busenkel. Spärra vårt (Visma användarens) organisationsnummer vid inläsning så att programmet letar vidare efter leverantörens organisationsnummer. 

Jag vågar påstå att ingen kommer sakna möjligheten att skicka fakturor till sig själv från sig själv via inläsningscentralen 🙂

Mvh Magnus Hammar

[qwert_1]

Ni som upplevde dessa problem för 4-8 månader sedan, har något förändrats till det bättre eller kvarstår det mycket mer att önska..?

[Lena Ekonomi]

För mig kvarstår en del problem men de flesta berör numera på den mänskliga faktorn dvs de gör fel när de läser in fakturorna hos er leverantör på scanning. Sen är det vissa saker som inte går att göra som jag tycker borde gå tex att läsa in även om det inte står faktura. Tex Transportstyrelsen kan inte skicka elektroniskt än på bro/vägavgiftl tex och där står det inte faktura så dessa måste reggas manuellt.Sen går de andra som kommer elektroniskt från Transportstyrelsen in med en siffra för lite i fakturanumret så jag få manuellt lägga in den hela tiden. Så jag upplever att det är en hel del manuellt fortfarande och man måste kolla allt.

[Henry_1]

Nej det har inte hänt något alls i det här avseendet. Kontakten som Mellden efterfrågade blev det inget av heller då han bytte tjänst och efterträdaren hörde aldrig av sig :(. Det känns inte riktigt som vi som betalar Visma's anställdas löner tas på allvar :). Det är precis som Lena Ekonomi säger mycket manuellt arbete för en tjänst som borde automatisera ger dig mer manuellt kontrollarbete. En av fördelarna som väger upp detta är dock det elektroniska arkiv av levreskontran man får.

[Henry_1]

En liten påminnelse till er på Visma. 

Kan ni inte försöka ta tag i detta ärende igen, det blev ju inget med Mellden.

Det är relativt angeläget och det skulle avsevärt underlätta vår arbete med leverantörsfakturor. Som det är nu får man ofta helt felaktiga felmeddelanden om att en faktura inte går att läsa in. 

Kommentaren: "Du måste kontrollera fakturan och registrera den manuellt", är ju helt onödig om jag kan läsa in fakturan oavsett om det är fel på den eller inte. Väl inne i Visma får man ju ändå ändra på det som är fel. Allt som oftast (i vårt 100%) är det dock inget fel alls utan faktura skall bara registreras som vilken annan faktura som helst.

Vi vore tacksamma för er kommentar i ärendet.

[Helena Andersson]

Hej!
Jag håller absolut med dig. Det ska vara enkelt och smidigt att använda inläsningen. Vissa stopp är kanske oundvikliga men vi ser över alla meddelanden. Finns det förbättringar som kan göras så ska vi absolut bevaka detta.
Just nu tittar vi på en förbättring på tjänsten som sådan.
Förhoppningen är att redan i höst ska ha något på gång, exakt vad och hur det blir kan jag inte gå in på här och nu.

[Henry_1]

Hej Helena,

Ja nu är det väl ändå höst! 

Jag är så evinnerligt trött på att hela tiden manipulera beställningar som är levererade före fakturan kommer via autoinvoice. Kan ni inte prioritera detta så att ALLA leverantörsfakturor går att läsa in utan att man skall behöva ändra i beställningar & inkommande följesedlar bara för att kunna läsa in fakturan - det som eventuellt är fel får man ju ändå ändra på när väl fakturan är registrerad.

Vad är det för skillnad om jag "skrivet ut fakturan" och registrerar den manuellt, än att jag får den inläst via autoinvoice? Vem kom på detta urbota korkade felmeddelande?

Självklart skall alla fakturor kunna läsas in och sedan justeras om det är något som inte stämmer. Kan i sambandet nämna att nästan alla inlästa fakturor via autoinvoice måste justeras innan registrering. Det är enbart ett fåtal fakturor som blir korrekt registrerade direkt av de tusentals fakturor vi tar emot via autoinvoice.

Mvh

Henry

[Jenny Sjöström Sannéus]

Hej!

Igår släppte vi en ny version av Visma Administration 2020.3 och i den har vi gjort en del förbättringar gällande hanteringen av e-fakturor.

Under Inläsning underlag kan du hantera både e-fakturor och underlag från Visma Scanner innan du läser in dom i programmet och automatiskt skapa leverantörsfakturor och verifikationer. I och med denna förändring har det gjorts ett stort arbete i bakgrunden för att undvika stopp du tidigare har mötts av och som följd behövt hantera fakturan manuellt. Du kan läsa mer om hur du det fungerar i vårt hjälpavsnitt Inläsning underlag. 

Självklart slutar inte arbetet med att få en ännu bättre hantering men vi hoppas att detta kan underlätta det för er tillsvidare.

Tråden uppdateras såklart när det finns mer information!

Ha en fin dag!

/Jenny