Hur gör jag för att radera en anställd? - Lön

[Helene34]

Hej!
Vad jag har förstått så får man inte, enligt GDPR, spara information om en anställd längre än ett år efter att personen har slutat sin anställning. Jag undrar om det stämmer och hur jag i så fall gör för att radera uppgifterna om tidigare anställda i löneprogrammet.

[Christel9]

Så fort skulle inte jag rensa.. Vissa uppgifter kan behöva sparas mycket länge enligt min uppfattning.  Däremot hur länge tvistar nog de lärde om.

[Sylveko AB]

Jag undrar också hur man raderar det här...   Ska man radera lönebeskedet också?

[Helene34]

Ja, det hade jag också uppfattningen om, att det var det som gällde tidigare. Jag vill dock inte göra något olagligt och spara det längre än vad som är tillåtet.

[Christel9]

Jag får då frågor från både Försäkringskassan och A-kassan om uppgifter som är mer än ett år gamla. Och de uppgifterna måste ju kunna tas fram.
Sedan finns ju bokföringslagen..
Och andra lagar som styr, inte bara GDPR som styr oss. Ingen enkel uppgift att ta fram hur längre det viktigaste ska sparas.

[Cecilia Towner]

Hej,

När en anställd slutar har vi en fin checklista där vi går igenom allt ni behöver tänka på, den heter Vilka uppgifter ska jag ta bort när anställd slutar?»

Precis som ni redan är inne på bör inte alla uppgifter som man kan radera tas bort direkt.
Sen är det så att en anställd som finns med på lönekörningar kan man aldrig radera helt, utan man kan välja att slippa se anställda som har slutat.
Den knappen ser ni i listläget när ni står under Personal - Anställda och längst ned i vänstra hörnet har ni då Visa även anställda som har slutat.

Anledningen till detta är att vissa andra lagar så som Bokföringslagen styr över GDPR.

Ha en trevlig kväll!
/Cecilia

[-Peter-]

Finns det giltiga skäl att spara personuppgifter är det tillåtet enligt GDPR. En anledning är ju som sagt för att kunna följa bokföringslagen eller andra rapporteringskrav (FSK, pension, m.m.).

Det hade ju dock varit väldigt bra med en "rensa"-funktion inbyggt i lönesystemet som skrubbar bort irrelevant information (t.ex. om man angett närmast anhörig eller annan identifierande information som man egentligen inte behöver spara). Tryck på en knapp så tas sånt bort. Ett förslag för framtiden kanske?

[Helene34]

Tackar! Då har jag lite bättre uppfattning om vad som ska göras.

[Lotta_46]

Det här svaret skapades från ett sammanslaget ämne som hette Rensningsfunktion av personuppgifter - Lön 300/600.

Kan det inte skapas en funktion för rensning av uppgifter på anställd som har ett valt slutdatum tidigare än xxxx-xx-xx och "Har slutat=JA". Man skulle t.ex kunna välja att rensa bankinformation, anteckningar och eventuellt annat som inte behövs av bokföringsskäl.
Vi har många personer i anställningsregistret som vi inte behöver sådan information om och ska ta bort men det är alltför mycket manuellt arbete att göra detta i nuläget.
Ett alternativ är att lägga till slutdatum i "Lista Anställda" så att man kan sortera på datum.

[Anna Svensson]

Hej!
Bra idé! Jag tar den vidare till vår utvecklingsavdelning.
I dagsläget kan du inte göra någon massrensning eller sortering i listan över de anställda.
Jag rekommenderar att du tar ut en utskrift för att se vilka anställda som slutat.

Lättast för att få ut en bra utskrift är att gå till Utskrifter och Spårning - Skapa egna utskrifter. Klicka på Ny och leta upp Personal - Personallista i menyn. Vid Fält klickar du på plus vid Anställningstid och markerar Anställd t o m så får du med kolumnen för anställd till och med datum. Längst ner har du Urval och där ändrar du vid Har slutat till Ja. Du kan välja att skriva ut utskriften eller Spara för att snabbt komma åt den direkt under Egna utskrifter.



I GDPR i Visma Lön 600 » har vi skrivit vad du bör tänka på och i det utfällbara avsnittet Arbeta enligt GDPR i Visma Lön 600 hittar du uppgifter som du bör ta bort direkt när en anställd slutar.

[Lotta_46]

Hej Anna! Jo tack jag vet hur man skapar egna utskrifter - men t.ex för anställda som slutat fram till 2016 så är det 732 personer. Inget roligt att sitta och skriva in anställningsnummer och rensa informationen manuellt på alla dessa. Därför mitt förslag som borde vara enkelt att införa att man i vyn "lista anställda" kan få med slutdatum och på så sätt sedan bara klicka på pil framåt när man är på kortet.

[Anna Svensson]

Då förstår jag verkligen att det är eftertraktat!

[wg____]

Det här svaret skapades från ett sammanslaget ämne som hette Ta bort anställda i registret..

Tidigare kunde man rensa i anställningsregistret om man har anställda som varit inaktiva i mer än 3 år. Jag har nu ca: 500 anställda i registret sedan 8 år tillbaka och ca: 200 är aktiva. Hur rensar jag på enklaste sätt? Finns funktionen kvar som raderar för de personer som har varit inaktiva längre än 3 år?

[Lotta_46]

Hej! Hur går det med denna fråga/idé? Det borde inte vara så svårt att lägga till en kolumn med "slutat datum" i vyn "Anställda" och kunna sortera på slutdatum.

[petlin]

Det måste gå att få in en funktion som gör att man kan rensa i registret utan att göra det manuellt. De som slutat för över 8 år sedan borde gå att ta bort helt. För övriga borde alla uppgifter som inte behövs av bokföringstekniska skäl rensas (eller vara möjliga att rensa) med ett knapptryck.

Att behöva gå in på varje enskild person och på olika flikar manuellt och ta bort uppgifter leder bara till att de ligger kvar.

Nu har ni ju just meddelat att ni ska "hjälpa" oss att följa GDPR och därför ta bort möjligheten att mejla ut lönebesked. Det borde ju då vara lika viktigt att hjälpa oss att följa GDPR genom att underlätta rensning i registret.