Vi byter leverantör för skannade e-fakturor

[Hanna Bergqvist]

Den 3 april 2024 byter vi tjänsteleverantören som används för Digitala fakturor och dokument. Det här påverkar hanteringen vid skanning av pdf- och pappersfakturor som tolkas och skickas till Visma eEkonomi som en e-faktura.

För dig som får skannade pappersfakturor

Från och med den 3 april visas en ny adress som pappersfakturorna ska skickas till, och den behöver du själv kommunicera ut till dina leverantörer som skickar fakturor till dig. Den gamla adressen kommer fortfarande att fungera under en övergångsperiod, minst året ut. Detta ger dig gott om tid att meddela dina leverantörer och säkerställa att alla fakturor når ditt bokföringssystem.

I Visma eEkonomi hittar du adressen dina leverantörer ska skicka till under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter. Det är denna adress du ska meddela dina leverantörer efter den 3 april. 

Exempel på hur adressen kommer att se ut:
Ditt bolagsnamn

SPCS(ditt organisationsnummer)

83190 Östersund

Vår rekommendation är att skicka informationen till alla sina leverantörer, men vara tydlig att detta endast gäller för pappersfakturor och ingen förändring gällande e-post/e-fakturor sker. För att få ut leverantörernas e-postadress från Visma eEkonomi kan du gå in i programmet under Inställningar - Import och export - Import och export av leverantörsregister och skriva ut en CSV-fil med alla leverantörer. Listan kan du sedan öppna i excel eller google sheet och kopiera kolumnen för e-post. Den här kan du sedan klistra in i ditt mejlprogram.

För dig som får skannade pdf-fakturor

Du kommer mötas av en ny avsändare för de mejl som går ut från vår skanningsleverantör, när en fakturan inte har kunnat skannas av tjänsten. Den nya avsändaren är InExchange Automailer med följande mejladress: noreply-batch-converter@inexchange.se.

E-postadressen (orgnummer@autoinvoice.se) som används för skanning av PDF-fakturor kommer inte förändras utan är densamma.

Se exempel på mejl nedan:

OBS! Detta gäller alltså endast pappersfakturor, adressen för e-post kommer fortfarande att vara densamma.

[Gunilla-57]

Hej,

En fråga som uppstår är, hur man väljer ut vilka leverantörer som man skall skicka de nya uppgifterna till? Vi vet inte vilka som gör vad eller alla leverantörer skall få de nya uppgifterna?

mvh

Gunilla

[Hanna Bergqvist]

Hej @Gunilla-57 ,

Uppgifterna ska skickas till de leverantörer som skickar fakturor till ert företag idag via den gamla adressen. Vilka de här företagen är behöver ni som företag ta fram. Om leverantörerna har möjlighet att direkt skicka e-fakturor från sitt faktureringsprogram, rekommenderar vi att arbeta med det här. 

Önskar dig en fin dag!

/ Hanna B

[Gunilla-57]

Hej!

Frågan är då hur ser man att leverantörerna har skickat faktura via den gamla adressen?

Önskar dig en bra dag!

/Gunilla

[Hanna Bergqvist]

Hej @Gunilla-57 

Hur en faktura inkommit till Visma eEkonomi är inget som går att se i dagsläget i programmet. Vår rekommendation är att skicka informationen till alla sina leverantörer, men vara tydlig att detta endast gäller för pappersfakturor och ingen förändring gällande e-post/e-fakturor sker. 

/ Hanna B

[Kent__6]

Makalöst!

Hur tänker ni att man ska hinna kontakta och få alla leverantörer att ändra fakturaadress på tre arbetsdagar?!

Varför har ni inte haft bättre framförhållning?

Tack för ett trevligt påskägg...

[Hanna Bergqvist]

Hej @Kent__6 

Den 3:e april är datumet då den nya adressen finns tillgänglig i ditt program, och efter förändringen 3:e april kan du börja kommunicera ut adressen till dina leverantörer. Men som nämnt i inlägget "Den gamla adressen kommer fungera under en övergångsperiod i några månader framöver", kommer den gamla adressen fortfarande att fungera ett tag framåt så du inte riskerar att några fakturor inte kommer fram till ditt Visma eEkonomi. 

/ Hanna B

[Monica38]

Hur många får pappersfakturor inskickade till skanning?? Jag får EN pappersfaktura i månaden, det kan ju inte vara möjligt att ni tycker att jag ska skicka oviktig information till övriga leverantörer. Hur ser jag vem som skickar pappersfakturan till mig? 

[Ingeborg]

Hej! Gäller detta oxå när man själv scannar via Vismascannern en pappersfaktura som man fått i sin brevlåda. Trodde då att Visma scannern "tar hand om" fakturan o ser till att den kommer på rätt plats. Gäller detta de företag som får tillskickat fakturor via vanlig post o sedan skickat dessa via posten t en fysisk Visma adress som nu ändras? I de få tillfällen vi fått en pappersfaktura via posten så har vi scannat den med Visma scannern som ovan nämnt o aldrig skickat dessa med vanlig post till en fysisk Vismaadress

Mvh Ingeborg Lagergren 

[Hanna Bergqvist]

Hej @Monica38 

I dagsläget går det inte att sortera ut exakt vilka kunder som har skickat sin faktura som en pappersfaktura. Det är något som vi ser vidare på, men inget som vi kan säga när/om det kommer att fungera framåt att ta ut. 

/ Hanna B

[Hanna Bergqvist]

Hej @Ingeborg ,

Förändringen gäller endast för pappersfakturor som är skickade via tjänsten Digitala fakturor och dokument. Ingen förändring kommer ske för de fakturor som du skickar/tar kort på via appen Visma Scanner. Där kan du fortsätta arbeta som vanligt 🙂

/ Hanna B

[Sandra_Beijer]

Hej, 

Jag undrar från vilket datum den gamla adressen inte längre kommer att fungera? Har läst ovan "några månader" men vill veta ett datum.

Tack på förhand!

[Hanna Bergqvist]

Hej @Sandra_Beijer ,

Adressen kommer att fungera åtminstone året ut, men vi har just nu inget specifikt datum satt. En bra utgångspunkt är att informera om förändringen till dina leverantörer en god tid innan årsskiftet, så att de hinner få informationen innan 2025. 

/Hanna B