Scanna leverantörsfakturor och maila in till eEkonomi

  • 8
  • Idé
  • Uppdaterades för 3 år sedan
  • Genomförda
  • (Redigerad)
Arkiverad och stängd

Denna konversation är inte längre öppet för kommentarer eller svar och communityns medlemmar kan inte se det längre.

För oss med multifunktionsskrivare med scanner vore det fantastiskt om man kunde lägga en hel hög pappersfakturor i scannern och skicka via exempelvis email från skrivaren till eekonomi. Kvaliteten på bilderna skulle bli mycket bättre, dyrbar tid skulle sparas och adminstrationsrutinerna skulle förenklas och förbättras.

Med ett emailstöd så skulle leverantörerna också kunna maila fakturorna direkt in i eekonomi och pappershanteringen elimineras.
Foto på johdah

johdah

  • 348 poäng 250 badge 2x thumb

Publicerades för 5 år sedan

  • 8
Foto på Emelie Citron

Emelie Citron, UX Designer - Visma eEkonomi

  • 7,226 poäng 5k badge 2x thumb
Hej!

Än så länge har vi inte sett så mycket önskemål kring det här men jag gillar din idé och förstår att det skulle spara tid för dig i ditt arbete. Funktionen har inte diskuterats i teamet då behovet än så länge inte verkat vara så stort för de flesta av våra användare. Men i och med att du väcker frågan så kanske du gör fler användare uppmärksamma på den här utvecklingsmöjligheten. Ni som gillar förslaget - tryck på +1 och beskriv gärna hur ni önskar att funktionen skulle se ut.

Ha en fin dag!

//Emelie
Foto på daniel

daniel

  • 102 poäng 100 badge 2x thumb
Skulle den funktionen finnas så byter vi nog från Fortnox. De har haft den funktionen i många år. 

Mvh Daniel
Foto på Mr_Business

Mr_Business

  • 726 poäng 500 badge 2x thumb
Denna funktionen efterfrågar jag också, jag valde mellan eEkonomi och Fortnox, jag valde eEkonomi av diverse anledningar, nu önskar jag dock att eEkonomi hade haft samma smidiga integrering av dokument som Fortnox har... Fortnox har löst det lite i stil av "The Apple way of doing thing"... eEkonomi är väldigt genomtänkt i många avseende, dock så saknas det på dokumenthanteringen... 

Koppla dokument & leverantörer är ganska viktigt i Visma E-ekonomi om man använder kontantmetoden av moms.

För att få kronologisk ordning eller nummer ordning på leverantörerna.

Använd serierna för snabbt hitta en leverantörer eller kundfaktura.

Mycket effektivt vid bokslut och avstämningar.

Löpnummer saknas vid inregistrering av både kund & leverantörsfaktura vid registrering. 

Detta medför ett häst jobb att leta reda på en leverantör när betalning sker och ej vid inregistrering i programmet.

Jobbar som redovisningskonsult och vill gärna att kunderna använder kontantmetoden av moms i detta program för att slippa ligga ute med momsen om någon större kund inte vill betala i tid.

Kopplingen av leverantörer/dokument är inte igenomtänkt alls.

Bilden som kopplas täcker hela rutan där man ska registrera leverantörerna ? Galet tänkt.

Förslag bilden ska kunna dras över till annan bildskärm om man jobbar med 2 bildskärmar samma som Fortnox.

Kunna klicka fram dokumentet/bilden/skannade fakturan när man önskar inte som nu att den lägger sig över hela registreringsbilden.

Hur har teknikern tänkt man ska kunna läsa hur konteringen är utförd? Lite bättre tänk här..

Övrigt så är systemet mycket effektivt men jag saknar arkivplatsen som direkt kan koppla

dokument /verifikat / kvitton mot alla verifikat och serier som finns i Fortnox.

Programmet e-ekonomi är under uppbyggnad och man bör titta noga på skanningsdelen/kopplingar/bilder mm.

Om man ska bli papperlöst i framtiden eller är den redan här?

Jag tror ingen småföretagare sitter och tar dåliga bilder med sin smartphone.

Han provar en gång och lägger ner den biten. Detta tar tid.....

Överlämnar materialet för skanningen till bokföringsbyrån som redan idag skannar leverantörer eller skickar direkt in i systemet eller skanningscentral.

Med vänlig hälsning/sören

Foto på Andreas L

Andreas L

  • 2,950 poäng 2k badge 2x thumb

Du tar upp många intressanta punkter här. Jag tycker också att det finns en del att utveckla för att göra denna hantering smidigare. Jag har själv valt att inte gå vidare med att använda scannade fakturor för att jag tycker att hanteringen är klumpig.

I mobil-appen kan man ju få fram en e-postadress att maila fakturor till, nånting@vismadoc.net. Det hade ju varit jättesmidigt att be leverantörer använda denna mailadress för pdf-fakturor, men tyvärr går ju inte fakturorna in i eEkonomi direkt, utan bara till appen vilket gör att jag måste först ta fram telefonen för att godkänna den innan jag kan arbeta vidare på datorn. Jag skulle istället vilja att de oidentifierade filerna även dyker upp direkt i eEkonomi utan att jag behöver öppna appen i telefonen.

När pdf-filen sedan kommer till datorn så att jag kan arbeta vidare med den så dyker den återigen upp oidentifierad, trots att jag i appen redan valt att det är en leverantörsfaktura och inget kvitto. Man kan även i appen välja att den redan är betald, men inte heller den informationen följer med till eEkonomi, utan det enda jag kan göra där är att registrera en ny leverantörsfaktura, inte koppla till en befintlig (om jag inte går bakvägen och öppnar redan inmatad leverantörsfaktura och lägger till den därifrån).

När min koppling väl är gjord och jag klickar på filen för att se den så dyker det bara upp ett meningslöst fönster där jag återigen måste klicka "öppna" för att se pdf-filen. Det enda det lilla fönstret gör är att dölja det jag håller på med. Här behöver det justeras så att pdf-filen öppnas direkt i ett nytt fönster så att man kan utnyttja dubbla skärmar. Vore även schysst om det visades en liten pdf-ikon på dokumentikonen, och inte bara "tomt pappersark med vikt hörn".

Jag håller helt med om att fakturor fotade med mobilkameran inte håller måttet, om man däremot fick in original-pdf:en så kommer saken i ett helt annat läge. Eftersom man enligt lag är tvingad att spara leverantörsfakturor i orginalformat så hade det varit perfekt att låta Visma ha alla lagrade pdf-filer så slipper man hålla på att skriva ut och krångla med papperspärmar. Då kan vi äntligen prata om att ha hela bokföringen i molnet!

Det hade varit intressant att höra hur Visma resonerar här, är detta något man anser skulle kunna vara en del av eEkonomis grundfunktionalitet framöver?

Foto på Andreas L

Andreas L

  • 2,950 poäng 2k badge 2x thumb

Har funderat lite mer på detta, och jag tror att ni med några små förändringar skulle kunna få till en fullfjädrad fakturascanningslösning.

Mina förslag (i nån sorts prioriteringsordning)

  1. Dumpa appen. Se till att det går att maila direkt till @vismadoc.net utan att behöva godkänna fakturorna i telefonen. Visst kan man ha kvar appen för scanning av kvitton, men låt grejer som kommer direkt med mailen automatiskt hanteras som en leverantörsfaktura. Innebär att man även behöver kunna radera bildunderlag direkt i eEkonomi.

  2. Fixa förhandsgranskningen och miniatyrerna så att det funkar bra med pdf-filer. Se även till att visningen funkar utan att fönstret täcker allt du jobbar med.

  3. Fixa så att man kan koppla dokumenten till verifikationer från bildunderlagsvyn, och inte som idag att man måste gå in på verifikationen och koppla därifrån.

  4. Lägg på lite fluff som exempelvis automatiskt val av leverantör baserad på avsändaradress (som eEkonomi kommer ihåg baserat på senaste inmatning, precis som med föreslagen kontering för leverantörsfakturor), automatisk ifyllning av fakturanummer baserat på filnamn (fakturanumret står nästan alltid i filnamnet)...

Får ni till nr 1 kan ni säga att ni har stöd för leverantörsfakturascanning. Fixar ni de andra kan ni dessutom vara stolta över den :)

(Redigerad)
Foto på Mats

Mats

  • 1,252 poäng 1k badge 2x thumb
Bra förslag Andreas!
Foto på Lovisa Dacke

Lovisa Dacke, Application Specialist eEkonomi/Website/Webshop

  • 24,048 poäng 20k badge 2x thumb
Hej allihopa!

Vi har ett glädjande besked gällande detta önskemål. Vi har jobbat hårt för att kunna ta fram en funktion där scanning av leverantörsfakturor är en möjlig tjänst att använda sig utav i Visma eEkonomi. Förhoppningsvis kan vi leverera detta i programmet inom den närmsta framtiden om inget oförutsägbart händer.

Vi rekommenderar därför att ni håller ett extra öga på denna tråden, här uppdaterar vi när funktionen är släppt!

Ha en trevlig helg.

/Lovisa
Tack detta låter intressant, hoppas att det blir rätt lösning...Sören
Foto på Lovisa Dacke

Lovisa Dacke, Application Specialist eEkonomi/Website/Webshop

  • 24,048 poäng 20k badge 2x thumb
Officiellt svar
Hej igen,

Vi kan nu med glädje meddela att en ny version av eEkonomi släpptes som idag som innehåller tjänsten för att kunna scanna leverantörsfakturor! 
Om ni loggar in i eEkonomi nu så ska ni få upp ett meddelande angående versionsnyheterna från min kollega Linda. Du kan läsa mer om detta på vårt hjälpdokument Gör om utskrivna fakturor till e-fakturor.   För att förtydliga så är detta en del utav Autoinvoice-tjänsten som redan finns i programmet.

Vi hoppas att detta kan underlätta för många då det varit en efterfrågad funktion!

Ha en fin dag.

/Lovisa
En inskanningstjänst där papper ska skickas till inskanningscentral var väl inte det man hade väntat sig riktigt för mindre företag som gärna vill se sina inskannade leverantörer/kvitton direkt i systemet.
Det är där man ska lägga krutet samma som i Fortnox.

Där kunden kan välja direkt om man vill betala för tjänsten eller ej.
Appen funkar fint med bilder som tas med smartphone mm
Men håller ej samma skärpa som ett skannat dokument.

Sedan var detta med att inskanningsbilden lägger sig över konteringen när man ska granska bokförda poster är inte heller uppdaterat ???
Eller har man möjlighet att jobba med dubbla bildskärmar.

Där är systemet fortfrande ej utvecklat för att det tar tid att granska upp hur konteringen är utförd. När inskanningbilden täcker verikationsbilden.

Lite bättre tänk här...Sören
Foto på daniel

daniel

  • 102 poäng 100 badge 2x thumb
Jag håller med föregående talare. Fixa en funktion för att skicka mail med fakturorna istället, exempelvis från en scanner. Fortnox har haft det länge. Mvh Daniel
Foto på Lovisa Dacke

Lovisa Dacke, Application Specialist eEkonomi/Website/Webshop

  • 24,048 poäng 20k badge 2x thumb
Hej igen!

Jag har läst igenom era kommentarer både Ekonomikontoret On-line och Daniel. Jag vill bara förtydliga angående tjänsten så att det inte är så att vi missuppfattar varandra.
De möjligheter som finns är att antingen så kan era leverantörer skicka en faktura precis som ni skriver till en specifik adress, där behandlas fakturan och ni får sedan in det i ert system. Ett annat alternativ är att be de maila fakturorna till en specifik mailadress som genereras när du aktiverar tjänsten. På det viset kan era leverantörer maila fakturorna dit och dessa läses sedan in i ert system. 

Den specifika adressen och mailadressen syns när ni väljer att aktivera scannings-tjänsten under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsinställningar. 

/Lovisa 
Foto på daniel

daniel

  • 102 poäng 100 badge 2x thumb
Kostar det 3 kr även för de fakturor som mailas till mailadressen?
Foto på Lovisa Dacke

Lovisa Dacke, Application Specialist eEkonomi/Website/Webshop

  • 24,048 poäng 20k badge 2x thumb
Hej Daniel!

Du kan läsa om våra priser för scanningstjänsten på vår landningssida för autoinvoice på vår hemsida. Välj där att trycka på prislista så ser du samtliga priser. Om det är priserna för just scanningen du söker så ligger dessa i prislistan under rubriken "Scanna och Tolka".

/Lovisa
(Redigerad)

Den här konversationen är inte längre öppen för kommentarer eller svar.