Attestering av leverantörsfakturor - eEkonomi

  • 0
  • 3
  • Fråga
  • Uppdaterades för 2 år sedan
  • Besvarad
  • (Redigerad)
Arkiverad och stängd

Denna konversation är inte längre öppet för kommentarer eller svar och communityns medlemmar kan inte se det längre.

Hej!

Vi får idag leverantörsfakturor inscannade via er.

De kommer då upp som ett utkast i eEkonomi.

Ibland registerar vi även leverantörsfakturor manuellt i eEkonomi.

Så fort en leverantörsfaktura skapas, alt. när ett utkast bokförs, så skickas ett betalningsuppdrag direkt till Handelsbanken för betalning (via vår bankkoppling genom er).

Detta är riktigt läskigt.

Orsaken är att det inte är inköpare/jag som bokför de inkommande fakturorna. Som många andra företag har vi en ekonomiassistent som gör det arbetet (konteringar och liknande). Så när hon konterar ett fakturautkast (som kommit in via inscanningscentralen) eller lägger in en ny leverantörsfaktura (som vi fått i pappersform av någon leverantör) och bokför detta, så har hon också godkänt en betalning av detta - något som hon inte alls ska ha mandat att göra.

Det är naturligt eftersom hon inte vet om vår lev. har debiterat oss enl. gällande avtal, rätt antal artiklar osv... Det är sådant som endast inköpare kan ha koll på. Därför är det viktigt att betalningsuppdraget till banken inte går iväg utan att inköpare eller jag har fått möjligheten att kontrollera fakturan och godkänna den för betalning.

I vårt system idag har knappen "Bokför" gällande en leverantörsfaktura två funktioner: både att den bokför leverantörsfakturan och att den även skickar iväg ett betalningsuppdrag.

Vi, som säkert många andra företag, behöver kunna dela upp detta i olika delar (grenar i arbetsflödet). De är helt olika saker som är viktiga att hålla.
  • Bokföring (kontering)
    Helt oberoende egen del som utförs av ekonomiassistent när det passar med arbetsplanering/schemaläggning för denne osv.

  • Attestering (kontroll av inköp, godkännande av kostnad och villkor)
    Helt oberoende egen del som utförs av inköpare/VD t.ex. när det passar med arbetsplanering/shcemaläggning för denne osv.
    Admin behöver på användarnivå kunna sätta vilka användare som är godkända för att attestera leverantörsfakturor.

  • Betalning (säkerställande att inkommande fakturor betalas, upprätthålla goda leverantörsrelationer)
    Beroende av att fakturan dessförinnan har blivit attesterad. Dock inte beroende av om den blivit bokförd/konterad ännu eller inte.
    Admin behöver på användarnivå kunna sätta vilka användare som är godkända för att godkänna betalning av leverantörsfakturor. I vårt fall vill jag t.ex. inte att vår inköpare kan godkänna detta, eftersom denne saknar inblick i bolagets likviditet. Om den skulle vara ansträngd t.ex. och vi mot förmodan inte skulle kunna betala allting direkt. Då är det viktigt att jag har en möjlighet att prioritera osv.
Finns det någon attesteringsfunktion idag? Läste att den fanns i en tråd på forumet, men hittar inte det i vårt eEkonomiprogram.

Kan ni tänka er att utveckla ovan? Ni har säkert många kunder som skulle använda funktionen.
Foto på Arash

Arash

  • 1,684 poäng 1k badge 2x thumb

Publicerades för 2 år sedan

  • 0
  • 3
Foto på Arash

Arash

  • 1,684 poäng 1k badge 2x thumb
"viktigt att hålla isär" skulle det stå på ett ställe ovan, men går inte att redigera innehållet längre. Lite dumt att det inte går.
Foto på KenArd

KenArd, Champion

  • 48,276 poäng 20k badge 2x thumb
Hej Arash,
Det här är en ganska gullig bockruta under företagsinställningar.

MVH

Kenneth

Foto på Arash

Arash

  • 1,684 poäng 1k badge 2x thumb
Tack!

Såg att vi hade den ibockad redan, men ingenstans ser jag en möjlighet att godkänna leverantörsfakturor ändå. Var kan man göra det?

Dom verkar inte behöva godkännas, eftersom de så fort de blir konterade/bokförda så går det iväg ett betalningsuppdrag till vår bank pang-boom.

Mvh Arash
Foto på Susan Åklundh

Susan Åklundh, Fd Moderator

  • 15,664 poäng 10k badge 2x thumb
Hej Arash,

När du har markering i rutan "Använder godkännande av leverantörsfaktura" tillkommer det en ruta på fakturautkastet där det står Godkänd för bokföring och betalning, så länge den rutan inte har någon markering finns enbart alternativet Spara utkast att välja, så länge den finns som ett utkast går den inte iväg till banken.

När man däremot markerar rutan kommer det upp flera val så som Bokför och Spara utkast och väljer man då Bokför kan banken (Handelsbanken) hämta upp fakturan för betalning - dock måste ni själv gå in på banken och godkänna att den ska betalas. 


Återkom gärna jag missuppfattat frågan eller om du har fler frågor eller funderingar
Ha en fin dag
/Susan
Foto på rickard

rickard

  • 60 poäng
Men det måste väl kunna komma en kompletterande funktion till detta? Jag arbetar i Eekonomi, men kollade hur Fort Knox gör (https://support.fortnox.se/hc/sv/articles/208334015-Kom-ig%C3%A5ng-med-Fortnox-Leverant%C3%B6rsfaktu...) Där kan man ställa in attest samt attestflöden. Då detta är en viktig funktion så har jag planer på att byta just pga den funktionen. Hur ser era planer ut för attestutveckling hos Visma?
Foto på Susan Åklundh

Susan Åklundh, Fd Moderator

  • 15,664 poäng 10k badge 2x thumb
Hej,

Kanske kan detta hjälpa er Förbättrat attestflöde av leverantörsfakturor i eEkonomi 

Ha en fin dag
/Susan

Den här konversationen är inte längre öppen för kommentarer eller svar.