Autoinvoice originalfaktura

  • 0
  • 1
  • Fråga
  • Uppdaterades för 2 år sedan
  • Besvarad
  • (Redigerad)
Arkiverad och stängd

Denna konversation är inte längre öppet för kommentarer eller svar och communityns medlemmar kan inte se det längre.

Jag har börjat använda Autoinvoice och det är ett par saker som verkar lite bristfälliga.

1. När jag läser in en faktura i autoinvoice har jag möjlighet att förhandsgranska originalfakturan. Efter att jag har läst in fakturan försvinner denna möjlighet. Jag kan inte se originalfakturan längre. Varför kan man inte koppla originalet till fakturan på samma sätt som t.ex. via Mobile Scanner?
Jag antar att originalfakturan finns på InExchange där jag kan förhandsgranska den men sedan inte förs över till Visma SPCS Adm när jag läser in fakturan.

2. Det verkar som man med autoinvoice förutsätter att det är den som läser in fakturan som också skall attestera. I verkligheten är det väl ofta inte så. Attesträtt fördelas mellan olika chefsnivåer för olika ändamål och olika belopp. Antingen får man nu göra detta genom att skriva ut fakturan och sedan be rätt person attestera manuellt eller, ännu bättre, kan den som har attesträtt gå in i systemet och attestera direkt. Den senare möjligheten finns väl inte i Visma SPCS Administration så vitt jag vet. (Kanske i nät-versionen). 

Det sammantagna intrycket är att Visma haft lite för bråttom att lansera denna tjänst och att det återstår en del utvecklingsarbete. 

Med vänliga hälsningar
Bernhard Stockman
Drottningholmskolan
Foto på Bernhard

Bernhard

  • 720 poäng 500 badge 2x thumb

Publicerades för 4 år sedan

  • 0
  • 1
Foto på Bernhard

Bernhard

  • 720 poäng 500 badge 2x thumb
Har fått nya uppgifter från Visma. Man kan se originalfakturan genom att gå in på fakturan i fråga och klicka på spårning. Där finns underlag och pdf samt bilagor. Vore bra om detta även beskrevs i hjälpen för autoinvoice. 

Med vänliga hälsningar,
Bernhard Stockman
Foto på Helene Struthers

Helene Struthers, Product Manager

  • 46,930 poäng 20k badge 2x thumb
Hej Bernhard, 

Bra att du fått info om spårningsfliken. Jag har kikat på dokumentationen kring detta i programhjälpen och det saknas mycket riktigt info om detta i presentationen av inläsning av e-fakturor. Bra att du uppmärksammar oss om detta så vi kan bearbeta texten. 

I Företagsinställningarna - Referens/attest kan du lägga upp medarbetare som har attesträtt, så att du kan ange rätt person i fältet Attest på leverantörsfakturan. Du kan välja att visa kolumnen i fakturalistan om du vill få överblick samt göra urval på personen när du skriver ut rapporter. Om ni inte vill skriva ut eller mejla dokumenten och hellre vill attestera direkt i programmet kan det vara bra att aktivera behörighetsstyrningen under Arkiv - Användare. Läs mer om behörigheterna här: https://www.vismaspcs.se/visma-support/visma-administration-500/default.htm#installningar_och_underh...
Foto på Bernhard

Bernhard

  • 720 poäng 500 badge 2x thumb
Hej,
Tack för info. Problemet för oss är att jag som sköter bokföringen och de som attesterar sitter geografiskt på olika håll så alternativet vi har nu är just att skriva ut den elektroniska fakturan och skicka den för manuell attest. En idé är att Visma tillhandahöll en tjänst för distribuerad attestering via webben. På samma sätt som t.ex. sker vid lönerapportering där anställda kan gå in och rapportera sin tid via Visma Stämpla så borde det gå att ha en motsvarande tjänst för attestering. Kanske något för Vismas utvecklingsavdelning.

Med vänliga hälsningar,
Bernhard Stockman
Foto på Bernhard

Bernhard

  • 720 poäng 500 badge 2x thumb
Ytterligare en idé ;-). Attestering består ju normalt av två steg (minst). Den som tar emot beställning skall attestera att rätt varor levererats innan den som har betalningsansvar attesterar för utbetalning. Nu finns bara den senare varianten i Visma Adm. Vore bra om båda dessa funktioner fanns i programmet och, som sagt, gärna distribuerat via webben.

Med vänliga hälsningar,
Bernhard Stockman.
Foto på Helene Struthers

Helene Struthers, Product Manager

  • 46,930 poäng 20k badge 2x thumb
Hej igen Bernhard, bra sammanfattning av attesteringsbehovet. Det finns lösningar för detta idag där du kan scanna in fakturor för att skicka på attestrunda samt ta emot e-fakturor via AutoInvoice innan de attesterade fakturorna skapas upp i Visma Administration. Kontakta vår försäljning på 0470-70 61 61 eller partner.spcs@visma.com för mer information. 
Foto på Rozen

Rozen

  • 270 poäng 250 badge 2x thumb
Men det här kräver väl en integrationslösning mellan Visma och något utomstående företag, eller? Något som brukar kosta en hel del pengar...
Foto på Helene Struthers

Helene Struthers, Product Manager

  • 46,930 poäng 20k badge 2x thumb
Hej igen, glömde ett litet tips kring attestering. Ladda ner rapporten Ej attesterade leverantörsfakturor så får du en enklare sammanställning över fakturor som behöver attesteras och av vem. Du laddar ner rapporten här
Foto på Rozen

Rozen

  • 270 poäng 250 badge 2x thumb
Men varför finns det sådana rapporter tillgängliga för oss att ladda ner? Varför finns inte dessa rapporter redan inlagda i programmet? Eller finns de på denna sida i väntan på nästa uppdatering av programmet? 
Foto på Emanuel Turesson

Emanuel Turesson, Fd Produktansvarig - Visma AutoInvoice, AutoCollect

  • 1,474 poäng 1k badge 2x thumb
Hej,

Ursäkta att det dröjt med svar i tråden från vår sida.

För att hålla nere antalet mallar och rapporter i programmet har vi valt de som är standard i första hand. Rapporter och mallar som skapats utifrån önskemål och specifika kundbehov läggs ut tillgängliga för nedladdning.

Mvh 
Emanuel
Foto på SCB

SCB

  • 2,242 poäng 2k badge 2x thumb

Hej, fortsätter spinna på den första kommentaren. Visst kan jag se originalfakturan när jag har läst in fakturan men inte dessförinnan. Jag sitter nu med en fellista jag får vid inläsning som är otroligt svårtolkad. På en rad utan kommentar i kolumnen dokument står det att dokumentet inte kan läsas in och jag måste skriva ut fakturan och rega manuellt. Men jag vet ju inte vilken faktura det handlar om. Måste jag gå igenom dem en och en? På en faktura lyckas jag få upp bild men eftersom det är den elektroniska varianten så finns ingen text med om vad det gäller. Jag måste alltså kontakta leverantören... Här finns en stor risk för att jag tappar bort en faktura.... Tacksam för tips och möjlighet att se original även här.

Jag har också en annan kommentar vad gäller autoinvoice men denna gång när jag skickar kundfakturor. Kunden begär att jag lägger refnr som beställarreferens. Det har jag fått veta att jag ska lägga in i Adm 1000 under referenskod. Men jag skapar alla fakturor i Visma Tid, jag skulle vilja ha det fältet där. Nu får jag lägga in manuellt i Adm, inte bra när programmen inte hänger ihop!

Foto på LW

LW

  • 20,854 poäng 20k badge 2x thumb

Ja, felrapporten är svårtolkad.

Jag har "löst" det hela med att läsa in fakturorna en och en (vilket gör att jag får in dem i datumordning). Läser jag in en bibba i taget, kommer inläsningen i omvänd datumordning, vilket jag inte vill ha.

//L

Foto på Emanuel Turesson

Emanuel Turesson, Fd Produktansvarig - Visma AutoInvoice, AutoCollect

  • 1,474 poäng 1k badge 2x thumb

Hej,

Orginalfakturan följer alltid med e-fakturan i Pdf-format och i inläsningsdialogen för leverantörsfakturor finns det möjlighet att förhandsgranska innan man väljer att läsa in den.

Om fakturan av någon anledning inte kan läsas framgår det exakt vilket dokument/fakturanr som
upplysning/felmeddelande hänvisar till. Kontakta gärna vår support om/när du har detta framför dig nästa gång så kan vi titta närmare på detta.

Angående din synpunkt gällande Visma Tid, är det något som jag absolut kommer ta vidare och vill att vi löser.Tillsvidare kan jag tipsa om att lägga in den specifika referenskoden eller en text om att kunden kräver referenskod i anteckningar som finns i kundregistret på fliken Grunduppgifter.
Dina anteckningar kan du sedan se och kopiera ifrån sidopanelen Kund i samband med att du skapar en order eller faktura. Fliken Kund visas med en gul markering, på så sätt blir du uppmärksammad på att det finns anteckningar att läsa om just den kunden.

Med vänlig hälsning

Emanuel.T


Den här konversationen är inte längre öppen för kommentarer eller svar.