Bankkonton i Visma eEkonomi - hur fungerar de?

[Khedron Wilk]

Jag får intrycket att att för nya kunder kan det vara lite förvirrande men hur bankkonton fungerar i Visma eEkonomi. Det var inte helt intuitivt för mig innan det "satte sig". Numera känns bankkonton i eEkonomi som en naturlig och integrerad del av arbetsflödet för mig.

Så, jag har skrivit en liten "artikel" om detta. Nedanstående text är hur jag som användare uppfattar Visma eEkonomis funktionalitet. Det kan förekomma skillnader mot Vismas officiella instruktioner.

Obs. Nedanstående beskrivning är skriven ur ett aktiebolags perspektiv. Författaren har inte använt eEkonomi för andra bolagsformer, det kan finnas skillnader.

Denna text, ursprungligen skriven juni 2018, är senast uppdaterad i februari 2021.

Konton hit och konton dit - vad är vad?

Det kan vara lite förvirrande i början med alla dessa olika konton i ditt ekonomisystem. Här är en kort lista på några olika slags konton och vad de används för:

• Bokföringskonto: ett konto i kontoplanen. I BAS-kontoplanen som är vanlig i Sverige består dessa konton av fyra siffror. Till exempel: 1930, 5420, 8990 osv.
• Bankkonto (i din bank): där du har dina pengar och ibland krediter. Varje bankkonto i din bank representeras  i din bokföring av ett varsitt bokföringskonton. Exempel: 1920 Plusgiro, 1930 Checkräkning/Bankgiro, 1940 Bankkonto osv.
• Skattekonto: kontot du har hos Skatteverket och som används av Skatteverket för att reglera dina skatteinbetalningar. Representeras normalt i din bokföring av bokföringskonto 1630 Skattekonto.
• Kassa: Kontanter/handkassa. Representeras oftast i bokföringen av 1910 Kassa.
• Bankkonto (i eEkonomi): En tänkt representation/kopia av utdragen och saldon på inte bara dina olika verkliga bankkonton men även Skattekonto, Kassa osv.

Exempel på Kassa och bankkonton i eEkonomi

 Ovan ses ett exempel med flera samtidiga bankkonton, vad respektive bankkonto representerar för verkligt konto, vilka bokföringskonton som används samt om respektive bankkonto är aktivt kopplat till en bank (se Aktiv bankkoppling nedan).

Dra nytta av bankkonto-funktionen

eEkonomis bankkonton kan ses som ett stöd, en  funktion att använda som en extra kontroll att bokföringen (teorin) stämmer överens med ens verkliga tillgångar (verkligheten). Strikt talat inte absolut nödvändigt att använda men livet blir mycket lättare om man gör det.I själva verket är hela arbetsflödet i  eEkonomi är uppbyggt kring dessa bankkonton. Jag skulle till och med vilja påstå att om du inte använder dem arbetar du mot systemet istället för med det.

Allting hänger ihop

Eftersom bokföringskontona, eEkonomis bankkonton och de verkliga bankontona/Skattekonto osv alla är representationer av samma sak  skall det, lite förenklat, i teorin  råda en 1-1 överensstämmelse mellan alla tre:

1. kontoutdragen i eEkonomis bankkonton

2. transaktioner på de olika verkliga kontona varje bankkonto representerar

3. och saldon på de olika bokföringskonton som respektive bankkonto motsvarar i kontoplanen.

Nu är det inte 100% sant av olika skäl , det finns fall där till exempel två händelser/transaktioner på ett kontoutdrag från banken eller Skatteverket bara motsvaras av en bokföringshändelse/verifikation i bokföringen. Då får man städa till det manuellt på kontoutdraget. Men saldona tvärs över de olika kontotyperna skall alltid stämma vid avstämningar, när allt "utestående" är bokfört.

Vad innebär allt detta - vilka är konsekvenserna för mig?

Eftersom dessa bankkonton i eEkonomi representerar olika slags konton i verkligheten och där det kan finnas både tillgångar och skulder, så blir det också så att ur eEkonomis synvinkel så är till exempel ditt Skattekonto ett bankkonto i eEkonomi - även om just ditt skattekonto hos Skatteverket formellt inte är ett konto i en bank i verkligheten. 

Detta har konsekvenser i hur man arbetar i eEkonomi.

Exempel:

Eftersom både ditt konto hos banken och ditt konto hos Skatteverket i eEkonomi båda representeras av bankkonton så när du gör en överföring från din bank till Skatteverket så är det i eEkonomi en Överföring mellan egna bankkonton. Vilket det också finns färdig mall för i eEkonomi, en så kallad bokföringshändelse.

 I ovanstående exempel, Istället för skapa en manuell verifikation med 1930 (Checkräkning) Kredit och 1630 (Skattekonto) Debit, så använder man matchningsfunktionen på kontoutdragen i eEkonomi och där den färdiga mallen (bokföringshändelsen).

Aktiv bankkoppling

Extra smidigt blir detta om du har en bank som tillåter tredejpart (Visma i detta fallet) att automatiskt hämta kontoutdragen. Du får då automatiskt in i eEkonomi vad som hänt på banken. Ofta när du skall bokföra en inkommen kundinbetalning eller egen genomförd betalning till leverantör, så krävs det bara en enda knapptryckning. eEkonomi kommer automatiskt skapa den verifikation som behövs med korrekta bokföringskonton. Olika banker har har kommit olika lågt med detta. Se även Vismas officiella sida: Arbeta med bankkoppling.

Flera bankkonton

Det är fullt möjligt att låta alla dina olika konton hos banken representeras av ett bankkonto i eEkonomi. Personligen är det något jag starkt rekommenderar. Det spelar ingen roll om det är olika slags konton, olika banker eller om du kontona har stöd för aktiv bankkoppling eller ej. Om du på något sätt kan återskapa kontoutdraget på banken, om så måste manuellt, så vinner du på att ha det även i eEkonomi.

Återigen, bankkonton i eEkonomi är ett stöd för att underlätta din kontering på de enskilda bokföringskonton som de representeras av i din kontoplan.

Sammanfattningsvis

Denna hantering var som sagt ovan  för mig i börjanmen när det väl att sig så tycker jag det fungerar väldigt bra. Ett tips är att titta igenom Vismas filmer på YouTube om eEkonomi och framförallt då just de om kassa- och bankhändelser.

[Khedron Wilk]

En relaterat fråga är om man kan ha flera bankkonton och det har jag skrivit lite om i följande tråd:
Flera konton bankkoppling m.m.- eEkonomi

[Khedron Wilk]

Tar mig friheten att "megabumpa" mitt gamla tips om bankkonto i eEkonomi.