Bättre medlemshantering för föreningar - Visma eEkonomi

  • 3
  • Idé
  • Uppdaterades för 10 månader sedan
  • Inte planerade
  • (Redigerad)
Arkiverad och stängd

Denna konversation är inte längre öppet för kommentarer eller svar och communityns medlemmar kan inte se det längre.

Hej,

Har visma eEkonomi i vår förening. Jag efterfrågar ett bättre sätt att hantera medlemmar i programmet. I er reklam för programmet får man uppfattningen av att ni har en bra lösning för medlemshantering, men så är inte fallet.
I dagsläget får man lägga upp alla medlemmar som kunder och fakturera dem med medlemsfakturor. Den som betalat sin faktura är aktiv medlem. Problem uppstår när man vill få veta antalet medlemmar i föreningen. Då måste man gå in på varje medlem och se om den har betalat sin faktura. Om man skriver ut en rapport på försäljningsstatistik, eller ser försäljningsstatistiken under varje artikel, ser man alla som fakturerats för en artikel/medlemsavgift, inte de som faktiskt betalat.
Ett andra problem uppstår när man vill få ut ett register/exceldokument på alla aktiva medlemmar med all information, detta är otroligt viktigt för oss att kunna göra. När man gör export av kundregister kan man bara sortera efter kundetiketter, inte efter de som betalat medlemsavgift.
För att få ut en lista av antalet aktiva medlemmar (/de som betalat sin medlemsavgift) krävs det en hel del manuellt jobb. 

För att inte bara klaga kommer här tre olika lösningsförslag:

1. Skapa möjligheten att exportera kundregister, sorterat på kunder som betalat en faktura för en specifik artikel (artikeln för medlemsavgiften).

2. Skapa möjligheten att massinaktivera kunder, samt att en kund automatiskt blir markerad aktiv när en faktura betalats.
I vår förening har man möjlighet att betala medlemsavgift antingen per helår eller halvår. Detta löser vi genom att ha olika kundetiketter beroende på hur medlemmen vill betala. I början på varje halvår massfakturerar man alltså de inom den kundetikett som ska betala medlemsavgift just då. Med alternativ två här skulle man alltså inför varje ny omgång med utskick av medlemsavgiftsfakturor (början av varje halvår/helår), kunna inaktivera alla kunder inom den kundetikett som man ska fakturera. Sedan fakturerar man alla inom den kundetiketten. När betalningen kommer in från en medlem och det bokförs, blir alltså den kunden automatiskt markerad som aktiv. Då blir antalet aktiva kunder i systemet det faktiska antalet medlemmar. Det blir då också enkelt att exportera medlemsregister till excel genom exportfunktionen.

*EDIT*
3. Skapa möjligheten att en artikel kan få en egenskap som innebär att när en medlem faktureras med den specifika artikeln, så markeras medlemmen som inaktiv tills det att fakturan är betald - och då blir medlemmen automatiskt markerad som aktiv. 
Ni skulle kunna lägga till en ruta man får kryssa i när man lägger till en artikel som heter "medlemsartikel" eller något - och då får artikeln den ovannämnda egenskapen.
Detta vore jättesmidigt.

Vänligen
Foto på mawa

mawa

  • 572 poäng 500 badge 2x thumb

Publicerades för 1 år sedan

  • 3
Foto på Khedron Wilk

Khedron Wilk, Champion

  • 16,034 poäng 10k badge 2x thumb
Medhåll. Har själv ingen erfarenhet av att använda Visma eEkonomi för att hantera en förening men efter att läst ovanstående har jag ändå några medhållande reaktioner.

Skrivet med reservation för att jag som sagt inte sett och inte vet exakt hur det fungerar i eEkonomi när det kommer till medlemmar (till skillnad från kunder):

1. Det finns minst en föreningstyp där en medlem aldrig kan vara inaktiv. Är man medlem så är man det oavsett vad man gör: samfällighetsföreningar. Nu kanske inte eEkonomi alls försöker hantera det specialfallet eftersom det egentligen inte är fysiska personer som är medlemmar (det är fastigheterna som är det verkliga medlemmarna). Ville bara ta upp det som ett exempel på risken med att koppla medlemskap till faktura. Kan ju dessutom finnas andra regler hos föreningar där ute som inte är kopplade till årets faktura. Kan vara att man kan fortsätta vara medlem men inte har rösträtt t.e.x.

2. Som påpekats ovan så är det inte heller själva faktureringen som är villkoret i den majoritet av föreningar där avgiften är kopplat till medlemskapet. Det är att avgiften är betalt. 
Foto på Lovisa Dacke

Lovisa Dacke, Application Specialist eEkonomi/Website/Webshop

  • 24,068 poäng 20k badge 2x thumb
Hej Mawa!

Tack så mycket för att du tagit dig tid att skriva här på forumet och för din utförliga beskrivning av ditt önskemål :)

Precis som du skriver så lägger du i dagsläget upp medlemmar som kunder i Visma eEkonomi. Jag förstår att det blir knepigt för dig när du vill ha ut den listan/rapporten du beskriver från Visma eEkonomi i och med att det inte finns någon klockren utskrift som fungerar för dig. 

Samtliga av dina förslag på lösningar är väldigt bra och rent generellt så förstår vi självklart att det finns mer att göra i Visma eEkonomi för att det ska fungera så smidigt som möjligt för just föreningar. Vi kikar på hur det kan bli bättre framöver. Jag ser gärna att fler användare som finns här på forumet och som arbetar i Visma eEkonomi som förening återkopplar om de finns fler tankar och idéer kring just det här med medlemshantering för föreningar.

Vi återkommer självklart här i tråden om en ändring skulle bli aktuell. 

Ha en fin dag!

/Lovisa
Foto på KalasJohan

KalasJohan

  • 80 poäng 75 badge 2x thumb
Hej!
Jag kan bara hålla med om att en bättre medlemshantering behövs, Det känns som om det lovas mycket på hemsidan men att funktionerna inte riktigt håller vad som lovas. Ni har ju en vad jag kan tolka en applikation som installeras lokalt med många bra funktioner som jag och många andra skulle vilja se i eEkonomi också. Hur ser planerna ut?

Den här konversationen är inte längre öppen för kommentarer eller svar.