Bokföring och avstämning av kreditkortsinköp, kan man göra så här?

  • 0
  • 2
  • Fråga
  • Uppdaterades för 3 år sedan
  • Besvarad
  • (Redigerad)
Arkiverad och stängd

Denna konversation är inte längre öppet för kommentarer eller svar och communityns medlemmar kan inte se det längre.

Jag är ganska ny användare av eEkonomi och har försökt att komma på hur jag enklast kan bokföra mina kreditkortsköp (och stämma av dem!). Har hittills i år provat tre olika sätt. Har laborerat vidare sedan min förra tråd och kommit fram till nedanstående möjliga sätt att jobba. Har inte provat det i skarpt läge ännu. Skulle det vara OK att göra som jag föreslår?

Jag har Danske Bank, företagskreditkortet hos dem presenteras på samma sätt som företagskontot eller sparkontot. Det är alltså möjligt att kopiera transaktionerna och klistra in dem i eEkonomi för vidare matchning (har provat att klistra in kreditkortsposter mot Sparkontot). 

Om man definierar företagskortet som ytterligare ett konto kan man alltså enkelt importera alla kreditkortstransaktioner till eEkonomi. De kommer in med belopp och det datum banken har registrerat inköpet (inte samma datum som köpet gjordes).

Då man matchar köp-transaktioner har man två val:

a) Bokföringshändelse / Inköp mot kvitto / Egen kontering

Här får man upp transaktionen med företagsnamn, datum, totalbelopp, möjlighet att fylla i moms. Kontoplanens konto för företagskontot är förifyllt med rätt belopp, momsrad finns som ärver momsen om man fyllt i den. Tyvärr finns inte möjlighet att använda Bokföringsförslag, men det kan jag leva med. Det finns möjlighet att koppla en inskannad bild från Bildunderlag och det är enkelt droppa en pdf på sidan. 

b) Bokföringshändelse / Övrigt uttag / Egen kontering / Bokföringsförslag

Här får man hjälp med konteringen, men det verkar som om det inte går att knyta någon bild till verifikationen. Sämre då detta är en funktion som jag verkligen uppskattar. Jag vill spara så få verifikationer på papper som möjligt.

Om ett köp krediteras i affären kan man bokföra detta genom:

Bokföringshändelse / Övrig insättning / Egen kontering

Man behöver då även lägga till rätt utgiftskonto i verifikationen.

Då fakturan kommer behöver man inte göra någonting, alla transaktioner är redan bokade. Eller så går man då in och hämtar alla transaktioner från kontot och gör matchningen först då man får fakturan. Fakturan bokas inte in i leverantörsreskontran, den betalas automatiskt via autogiro. Då den har betalats hämtar man den på samma vis som övriga transaktioner. Posten matchas genom 

Bokföringshändelse / Överföring mellan egna bankkonton

Fördelar:

- Alla transaktioner blir bokförda enligt faktura metoden, all moms hamnar där den ska. Eller rättare sagt, momsen bokas in den dag banken bokfört transaktionen (en à två dagar efter verkligt inköpsdatum). Även om man väntar med att bokföra transaktionerna tills det att man får fakturan hinner man boka dem innan det är dags för momsredovisning. 

- Det är lätt att mata in och stämma av sina transaktioner. Inmatningen går fort genom importen, man får in textbeskrivning, alla datum (bankens bokföringsdatum) och belopp blir rätt, lätt att kolla saldot på kreditkortskontot i eEkonomi mot saldot för kreditkortssaldot i internet-banken (i alla fall hos Danske Bank). Det är lätt att stämma av sina poster, då man matchat allt ska det förhoppningsvis inte finnas några okopplade kvitton i Bildunderlag. Det är lätt att skanna in kvitton som man eventuellt har missat att skanna. Behöver man leta upp ett digital kvitto i ett mejl eller via inloggning på någon site kan man lätt göra det utan att riskera att tappa en massa halvgjort arbete. Det som är matchat är matchat, det går att göra paus i matchningen. Vid matchningen skriver man upp verifikationsnumret på originalkvitton och sparar i pärm. För kvitton som man bara har digitalt så lägger man till verifikationsnumret först i filnamnet och sparar digitalt på hårddisk. Både papperskvitto-verifikationer och digitala kvitto-verifikationer har bilder kopplade till sig.

Nackdelar:

- Vad jag kan se så kan man bara definiera konton i 19-klassen då man ska lägga till kreditkortskonto. Fast jag kan leva med att skulden hamnar fel i balansräkningen under året. Inför årsbokslut går det väl att göra en omföring från 19-kontot till 2899. Eller? Man skulle ju kunna tänka sig att det blev möjligt att utveckling la till en klass Kreditkortskonto i 28-serien. Gör man så kan man ju även lägga till ytterligare bokföringshändelser specifikt anpassade för kreditkortsköp.

- Om man väntar med att bokföra sina verifikationer tills dess att man får fakturan kan datumföljden bli fel om man har bokat andra transaktioner i samma serie. Det blir ju dock mindre fel än att boka alla transaktioner på faktura datum eller fakturabetaldatum som är alternativa sätt. Kan eventuellt åtgärdas genom att lägga alla kreditkortstransaktioner i egen serie.

- Använder man a) ovan kan man inte nyttja Bokföringsförslag, men det går att leva med tycker jag. Möjligheten att koppla bild är viktigare. Det enda som är svårt att bokföra på mina kreditkortsfakturor är cloud-köp inom/utom EU med omvänd moms. Jag har dock gjort särskilda konton för dessa utgifter med lätta klartextnamn och rätt momskod. Utan Bokföringsförslag måste jag hålla tungan rätt i mun för d/k för 2614 och 2645 men med en lathund funkar det också. Om man lägger in automatisk kontering av moms i eEkonomi så skulle det också fixas automatiskt.

Kan jag göra så här så är jag faktiskt väldigt nöjd med hanteringen! Kan jag det eller finns det något jag missat?
Foto på olsv

olsv

  • 988 poäng 500 badge 2x thumb
  • upprymd

Publicerades för 3 år sedan

  • 0
  • 2
Foto på olsv

olsv

  • 988 poäng 500 badge 2x thumb
Har funderat lite till, Omföring mellan egna konton då pengarna dras från Företagskontot innebär mindre jobb men ger kanske problem i bokföringen av Företagskontot. Importerar man transaktionerna även till det kontot (vilket man gör) skapas väl en dubblett-transaktion? Man kan väl justera för det då man importerar transaktionerna till Företagskontot (bara radera dubblett-transaktionen) men om man redan bokfört den transaktionen kan det bli kluddigt. Vore det bättre att "lyfta av" fakturabeloppet från skulden på Företagskreditkortskontot till leverantörsreskontran när fakturan kommer? Då fungerar betalrutiner normalt (krävs väl om man inte har autogiro). Då kommer även matchningen av importerade transaktioner på Företagskontot att fungera helt normalt. Det enda man då behöver göra är att strunta i att importera inbetalningstransaktionen på Företagskreditkortskontot då den dyker upp. Eller?
Foto på Hanna Hultemark

Hanna Hultemark, Moderator

  • 7,916 poäng 5k badge 2x thumb
Hej!

Vad kul att du reflekterat över eEkonomi, det gillar vi!

Vad gäller din matchning Övrigt uttag - egen kontering, så stämmer det att du i detta läget inte kan koppla bildunderlag. Dock kan du i efterhand koppla ditt underlag om du går in under Bokföring - Verifikationer - Välj din verifikation och öppna

Om jag förstår din fråga rätt gällande leverantörsfakturan som du har autogiro på, förstår jag inte riktigt varför du matchat med Överföring mellan egna bankkonton. Även om fakturan går via autogiro rekommenderar vi ändå att lägga in den i reskontran. När den skapas kommer den att bokföras på fakturadatumet och när betalningen sedan skickas iväg går det att matcha händelsen med Betalning av leverantörsfaktura. Detta gäller alltså bokföring vid fakturametoden. Vid kontantmetoden bokförs fakturan endast på betaldatumet. Återkom gärna om jag missförstått dig.

Gällande att du inte kan nyttja bokföringsförslag på t.ex köp inom/utom EU med omvänd moms så kan du lägga upp egna förslag. Detta gör du under Inställningar - Bokföringsförslag. Ett annat tips är att lägga in fakturan i reskontran, detta då programmet föreslår en kontering baserat på vilket land fakturan kommer ifrån. 

Vid omföring av bankkonton och du arbetar med två olika kontoutdrag bör du utgå från det ena. Som du nämner blir det annars dubbelbokfört. Du kan på det kontot du klistrar in ditt kontoutdrag på, gå in och ta bort den bankhändelsen. När du gör en omföring mellan egna bankkonton läggs nämligen händelsen upp automatiskt även i den andra vyn. 

De nackdelar du nämner, är det något du vill att jag tar vidare som förbättringsförslag?

/Hanna
Foto på olsv

olsv

  • 988 poäng 500 badge 2x thumb
Hej Hanna!

Det jag är ute efter är att hitta en metodik där jag med så så lite jobb som möjligt kan bokföra och stämma av företagets kreditkortstransaktioner. Den metod ni föreslår i https://forum.vismaspcs.se/visma_spcs/topics/bokfora-inkop-med-kreditkort-i-visma-eekonomi beskriver ju bara hur man bokför transaktionerna, inte hur man ska bära sig åt för att stämma av bokförda transaktioner mot kreditkortsfakturan. Om man kan göra som jag beskriver ovan så har ni en väldigt effektiv metod för både bokföring och avstämning.

Har du möjlighet att testa hela arbetsflödet och bocka av stegen ett i taget i modellen? Jag driver AB och använder fakturametoden vid bokföring.

  • Är det OK att temporärt (ett år i taget ..) bokföra verifikationerna mot ett nytt 19-konto (som krävs just nu) om man gör omföring till 2899 vid bokslut?
  • Är det OK att använda bankens bokföringsdag i stället för köpdatum för köp?
  • Fungerar det att göra enligt a) Bokföringshändelse / Inköp mot kvitto / Egen kontering då transaktionen ska matchas? Är detta det effektivaste sättet? Tydligen kan man ju knyta filer även till b) men det kräver ju att man går tillbaka och öppnar verifikatet igen vilket man helst vill undvika.
  • Du nämner möjlighet att registrera fakturor och få hjälp med momsen. Transaktionerna här är inte fakturor, det handlar bara om kvitton på köp som är gjorda med Kreditkort.
  • Jag tror att du redan konfirmerat att man bör boka månadsfakturan från kreditkortsinstitutet mot leverantörsreskontran för att undvika dubbletter vid matchning av transaktioner både på Företagskontot och detta nya konto. Betalningstransaktionen som dyker på på Kreditkortskontot matchar man inte, man tar bara bort den. Däremot matchas posten man importerat till Företagskontot (mot leverantörsreskontran).

Om allt detta funkar så tycker jag att det vore en god idé att ta följande vidare som ett förbättringsförslag till Utveckling för att göra lösningen ännu bättre (tydligare):
  • Skapa ny typ av kassa/bank konto vid sidan av Företag/Spar/Valuta/(Kassa) (som alla knyts till ett 19-konto i basplanen). Skapa typen Kreditkort som knyts till ett 28-konto (så kan man göra importen ovan och hela tiden ha den kortfristiga skulden på rätt ställe i balansräkningen).
  • Titta på om det går att göra tydligare med specifika nya kreditkortsrelaterade Bokföringshändelser (de som finns verkar ju dock funka), både för debitering och kreditering av poster.
Argumenten för att göra förbättringen är att då skulle hela arbetssättet bli sanktionerat, inte bara som en workaround med befintlig funktionalitet. Med detta arbetssätt får man följande fördelar:
  • Importen (klistra in kontoutdrag) av transaktioner från banken gör att bokföringen av av kreditkortstransaktioner kommer kräva väldigt lite arbete (kräver alltså att banken man jobbar med har möjliggjort import av kreditkortstransaktioner, som Danske Bank)
  • Det blir lätt att stämma av kreditkortstransaktionerna som banken registrerar mot de man lagt in i bokföringen (matchningen av transaktioner samt enkel kontroll att saldot i bokföringen stämmer med bankens kreditkortssaldo)
  • Bokföring/avstämning kan göras stegvis då man bokför/stämmer av en post i taget i matchningsförfarandet. Om man måste göra uppehåll i bokföringen för att t ex söka efter ett digitalt kvitto i ett mejl eller på sitt konto hos någon leverantör, så tappar man inte det jobb som redan är gjort. Det som är matchat är klart och behöver inte göras om då man gör ett uppehåll i arbetet (jämför att boka alla transaktioner på kreditkortsfakturan i en och samma leverantörsfakturabokning).
  • Skatteverkets regelverk för bokföring enligt fakturametoden blir rätt (eller nästan rätt). Jag antar att man kan argumentera för att det är OK att köpet kopplas till bankens bokföringsdag, det är ju först vid detta datum som man vet beloppet som faktiskt kommer att faktureras. Det gäller ju absolut vid köp på kreditkortet i utländsk valuta.
Foto på Hanna Hultemark

Hanna Hultemark, Moderator

  • 7,916 poäng 5k badge 2x thumb
Hej!

Rent programtekniskt fungerar din metod. Däremot bör du kontrollera med Skatteverket huruvida det är korrekt att redovisa på detta sätt.

Jag har sett att du postat metoden i en tidigare forumtråd som ligger upplagd som en idé. Är det något du tycker ska kompletteras i tråden - Bokföring och avstämning av kreditkortsköp - eEkonomi?

/Hanna
Foto på olsv

olsv

  • 988 poäng 500 badge 2x thumb
Hej,

Den andra tråden är stängd nu. Det som blev idén i den tråden (kreditkortsreskontra) tycker jag är mindre intressant än import av transaktioner till ny kontotyp (lösningen ovan).

Ola
Foto på olsv

olsv

  • 988 poäng 500 badge 2x thumb
Hej!

Har nu kört en månadsfaktura enligt metoden ovan, det fungerade jättesmidigt! 

Definierade företagets kreditkort som ett nytt transaktionskonto i 19-serien. Då fakturan kom markerade jag bara kreditkortstransaktionerna som var kopplade till den fakturan (särskilt val i bankmenyn) och klistrade in dem under kreditkortskontot. Sedan var det lätt att matcha alla uttagen, efter ett par transaktioner hade jag skapat de bokföringsuppdrag-mallar som jag behövde. Jag kopplade Scanner-foton till varje uttag. Föregående månads fakturabetalning tog jag bort (blir ju dubblett annars). Därefter registrerade jag fakturan i reskontran på vanligt sätt (kreditkortssaldot blev åter 0). Då den betalats bokade jag av den på vanligt sätt. Den transaktionen matchades i vanliga transaktionskontot.

Detta måste vara det absolut lättaste sättet att boka (och enkelt stämma av!) alla kreditkortstransaktioner. Jag har dock två förbättringsförslag:

  1. Just nu kan man bara skapa transaktionskonton i 19-serien. Inför årsbokslut får man göra en kontoomföring så att kreditkortssaldot hamnar på ett 28-konto vid årsbokslutet. Det vore ju dock enkelt att möjliggöra en ny typ av konto, ett "kreditkortstransaktionskonto" som kopplas mot 28-serien.
  2. Ibland glömmer jag att skanna kvitton direkt, skanningen hamnar på en helt annan dag. Då man ska koppla kvittot till en transaktion visas inte kvitton i transaktionsdagsordning utan i ordningen den dag då fotot togs. Sortera på transaktionsdag i stället så blir det mycket lättare att koppla rätt kvitto till rätt transaktion.

Den dag ni lägger in autokontering av moms kopplat till kontonummer i basplanen så blir det ännu smidigare!

Jag är riktigt nöjd med hur eEkonomi fungerar!
Foto på Lovisa Dacke

Lovisa Dacke, Application Specialist eEkonomi/Website/Webshop

  • 23,898 poäng 20k badge 2x thumb
Hej!

Jag vill börja med att tacka för ditt utförande forumsinlägg. Vi är väldigt tacksamma över att få in information likt denna med bra beskrivning om när du/ni använder funktionen ni önskar. 

Jag tänkte bemöta dina sista två punkter i mitt svar, jag gör precis som du att jag spaltar upp mina svar.

1. Det finns önskemål sedan tidigare i forumet att kunna kontera mot ett skuldkonto i programmet. Jag rekommenderar dig att kika på tråden "Artikelkontering med skuld-/fodranskonto - eEkonomi" där uppdaterar vi med information gällande det önskemålet. 

2. Detta är ett bra förslag och jag förstår att det skulle hjälpa dig i ditt dagliga arbete. Jag skulle behöva lite input: Vill du ha som en rullist där du själv avgör hur du ska sortera bilderna? Om så är fallet: Vilka alternativ ska då finnas? Återkoppla gärna.

/Lovisa

Den här konversationen är inte längre öppen för kommentarer eller svar.