Digitaliserad rapporthantering i Visma eEkonomi

  • 2
  • Idé
  • Uppdaterades för 6 månader sedan
  • Inte planerade
  • (Redigerad)
Detta inlägg beskriver flera förbättringar avseende rapporter/utskrifter som jag anser Visma bör bygga in i Visma eEkonomi-familjen. Dels är jag ute efter att förbättra rapporterna sig själva men dels även att allmänt göra arbetssättet i Visma eEkonomi mer digitalt. Jag utgår från eEkonomi Smart som jag själv använder men om detta är tillämpligt på flera varianter får Visma-personal gärna lägga till kategorier.

Reservation: Jag är själv ingen omfattande rapportanvändare, bland annat de skäl jag listar nedan. Inlägget är därför en sammanfattning av både egna och andras funderingar som jag fångat upp. Påståenden under problem kan eventuellt innehålla någon felaktighet. Mea culpa.

Bakgrund/Förutsättningar
  1. Jag är personligen väldigt digital i mitt arbetssätt. Jag försöker så långt som det är möjligt undvika skriva ut på papper eller överhuvudtaget ens duplicera information digitalt. Jag strävar efter att ha så få pappersoriginal i vår bokföring som möjligt och jag ogillar rapporter som inte är direkt kopplade till datakällan. Data, även gammal sådan, skall om möjligt vara "live".
  2. Visma marknadsför sig med att införa/hjälpa till med ett digital arbetssätt för bland annat byråerna. I linje med det så är det i Vismas intresse att möjliggöra och förenkla ett digital arbetsätt i eEkonomi i större utsträckning än idag.
  3. Inte alla arbetar digitalt, det finns naturligtvis användare som har fortsatt behov av rapporter på papper. Vi alla är olika, olika personligheter fungerar på olika sätt vilket ger olika arbetsmetoder. Så parallellt med ett digitalt arbetssätt så måste det finnas fortfarande finnas ett visst mått av analoga utskrifter (papper). Denna idé är ett komplement till nuvarande möjlighet att skriva ut på papper, inte en ersättning.
Situation
Idag kan man i Visma eEkonomi ta fram olika former av listor på två olika sätt: dels i form av de olika vyer som är inbyggda i de olika programdelarna och via de dedikerade rapporterna. Båda sätten visar i princip upp en webbsida med innehåll, rapportvarianten dock i ett eget fönster utan omkringliggande programgränssnitt.

Problem
  1. De listor man kan se i de olika programdelarna är begränsade. Vilket leder till att för att få fram/lista viss information på visst sätt så måste man eventuellt gå till rapportdelen. Som systemet är byggt idag så finns rapporterna alltså inte bara för att få snyggare utskrift utan även för att den  listningsmöjligheten i bakomliggande programdelen inte är tillräckligt bra/omfattande.
  2. Detta leder dessutom potentiellt till att jag som användare måste lära mig och komma ihåg var jag skall gå för att lista information på ett visst sätt. (Obs! Jag har inte kontrollerat varje rapport avseende ovanstående påstående.) Inkonsekvens leder till osäkerhet som leder till ovilja att använda systemet som leder till dålig användarupplevelse som leder till missnöjda kunder. (Ja, det är en av mina käpphästar.)
  3. Trots att rapporter/utskrifter idag är webbaserade så utnyttjar de inte de möjligheter användningen av HTML-kod innebär - ingen information i rapporterna är länkad.  Detta innebär att jag kan inte ta fram en rapport och direkt i den klicka mig fram till t.ex. en faktura eller se vilka verifikationer som innegård i en summa. Det känns inte särskilt digitalt. :-) 
  4. Märk väl att motsvarande detta ovan dock går att göra på en andra ställen i systemet som de vyer som listar olika saker. Återigen, olika arbetsätt, olika möjligheter som jag som användare måste hålla reda på var jag för vad. Se min käpphäst ovan.
  5. Rapporter öppnas i en ny flik i webbläsaren istället för ett nytt fönster. Eftersom det förvalda arbetssättet därmed är att jag inte har systemet framme samtidigt som jag ser rapporten så tyder det på att rapportfunktionen (omedvetet) leder till att det är lättare att skriva ut rapporten papper än att hålla kvar den på skärmen. Ja, jag kan som användare  (beroende på webbläsare?) dra "loss" fliken och låta den bli ett eget fönster men det är ett extra steg och då kan jag lika gärna skriva ut rapporten. Det främjar helt enkelt  inte ett digitalt arbetssätt.
  6. Det är bara rapporter som kan exponeras som CSV- och PDF-filer. Inte de vyer/listningar som visas i andra delar av systemet. Olika arbetssätt...
  7. Sorterings/filtreringsmöjligheterna i rapporterna och framförallt vyerna i andra delar av programmet tycks vara något begränsad. Bara vissa ingående värden i en rapport/vy kan anpassas. Detta leder till behov av att istället kunna exportera information. Se punkten ovan.
Förslag/Idé
  1. Ställ om så rapporter öppnas i eget fönster. Alternativt ge användaren möjlighet att välja, antingen en grundläggande inställning eller varje gång en rapport skapas (men då med förvalta värde nytt fönster naturligtvis :-)).
  2. Gör om information i rapporterna till länkar. En lösning är införa detta utan hänsyn till pappersutskrift.. En mer genomarbetat lösning är att göra så länkarna inte syns på pappersutskrifter. Rent tekniskt går det att separera utseendet för olika media med hjälpa av CSS-mediatyper. Frågan är möjligen vad som skall länkas, det får bli en övning för senare. :-)
  3. Bygg in rapportfunktionen i respektive programdel. Slå samman rapporterna med de vyer som finns i systemet. I princip blir detta antagligen delvis omgjorda vyer. Se kommentar nedan.

Kommentar
Att bygga bort de separat rapporterna kräver flera saker:
  • Fler visningsalternativ/inställningsmöjligheter på vyerna i övriga delar av systemet.
  • Möjlighet att skriva ut vyn direkt där man står.
  • Möjlighet att exportera som CSV och PDF direkt där man står.
  • Möjlighet att öppna vyn i eget fönster direkt där man står. 
Åt andra sidan så är dessa vyer redan byggda med informationen i dem länkad.


Jag är medveten om att det låter smått omstörtande att inte ha separata rapporter. Det jag är ute efter är inte att ta bort rapporterna men att få motsvarande funktion direkt tillgänglig där jag redan är i programmet och att få till ett enhetligt och integrerat arbetssätt.

Jag har inte 100% klart för mig hur detta skulle bli i slutändan men det är därför vi har ett forum, nu kan andra fylla på med sina kommenterar, erfarenheter och önskemål.
Foto på Khedron Wilk

Khedron Wilk, Champion

  • 13,242 poäng 10k badge 2x thumb

Publicerades för 11 månader sedan

  • 2
Foto på Jenny Sjöström Sannéus

Jenny Sjöström Sannéus, Application Specialist eEkonomi/Website/Webshop

  • 7,304 poäng 5k badge 2x thumb
Hej!

Tack för att du alltid ger oss så tydliga förbättringsförslag till Visma eEkonomi :)

Det här med utskrifterna är inget som är planerat att förändra men vi tar till oss önskemålet och uppdaterar i tråden om det sker någon ändring. 

Ha en härlig dag!
/Jenny