Får du fakturor som PDF? Här kommer en lösning av många....

  • 0
  • 1
  • Fråga
  • Uppdaterades för 2 veckor sedan
  • Besvarad
Får du fakturor som PDF och saknar möjlighet att spara dessa säkert under 7 år? Då kan du faktiskt skriva ut den och spara PDF-en i tre år och sedan slänga den filen. Då har du omvandlat ett digitalt original till ett fysiskt. Otidsenligt kanske men för många mycket lättare då man varken har kunskap, system eller lösningar för långvarig säker digital lagring. Dessutom så vet väl egentligen ingen vad som menas med säker digital lagring. Är en USB-sticka ok? CD-skiva? Har frågat Bokföringsnämnden men dom "tar inte ställning" till den frågan. 
Foto på AccountantfromHell_singland

AccountantfromHell_singland, Champion

  • 26,608 poäng 20k badge 2x thumb

Publicerades för 2 veckor sedan

  • 0
  • 1
Foto på Lars R

Lars R

  • 10,370 poäng 10k badge 2x thumb
Finns det någon som inte skriver ut fakturorna och sparar i pappersform?
Foto på AccountantfromHell_singland

AccountantfromHell_singland, Champion

  • 26,608 poäng 20k badge 2x thumb
Ganska många tror jag... Gäller även huvudbok och verlistor som man istället lagrar på t.ex en usb-sticka då det är "säkrare".... 
Dessutom så brukar man, när man har reskontra, inte hantera obetalda kund- och leverantörsfakturor utan man sätter in alla i slutlig förvaring. Man har alltså ingen fysisk verklighet där man kan se vad som var betalt/obetalt vilket måste vara underbart när det blir fel på datorn eller så...
Foto på Lars R

Lars R

  • 10,370 poäng 10k badge 2x thumb
Jag förstår inte mycket av din kommentar, tyvärr. Men  så sysslar jag bara med bokföring i mitt eget företag. 
Varför skulle jag lagra huvudbok och verifikationslistor på en usb-sticka när de finns i säkert förvar hos Visma?
Förstår inte alls vad du skriver om leverantörsfakturor. Jag måste ju bokföra dem vid ankomst och se till att de betalas. Alltså självklart för mig att skriva ut dem och åsätta verifikationsnummer. Jag kan naturligtvis inte i pärmen se vilka som är betalda , men det fixar ju eEkonomi.
Foto på Mihaela

Mihaela

  • 468 poäng 250 badge 2x thumb
Jag håller med dig! Mikael är jätte kunnig och proffs, men någon som kan redan förstår direkt vad M. menar, istället en som är nybörjare har svårt och förstå. Mikael, det skulle vara bra och vara mer specifik, förklara steg för steg , typ mer förklaringar om vad skulle personen knappa om han/ hon skulle göra det och det och det
Foto på AccountantfromHell_singland

AccountantfromHell_singland, Champion

  • 26,608 poäng 20k badge 2x thumb
Hm. Undrar om Mihaelas kommentar hamnat fel. Mikael har ju inte skrivit något här....
Foto på AccountantfromHell_singland

AccountantfromHell_singland, Champion

  • 26,608 poäng 20k badge 2x thumb
Får väl svara Lars R  så här;
Varför man lagrar huvudbok och verifikationslistor på en usb-sticka vet egentligen inte jag heller, då vi inte gör så. Träffade en kollega på ekonomimässan som då kör BL ́s helt digitala variant. Hon tyckte det var så skönt att slippa journaler, verlistor och annat. Huvudbok och verifikationslista skrev hon ut som PDF och sparade på en USB-sticka och gav kunden. Vi använder Visma Administration och vi skriver ut samma saker fast på papper och lämnar till kunden efter att bokslutet är klart.

Oavsett vilket man väljer av dom sätten så har man en lagring av räkenskapsmaterial som inte är beroende av fortsatt avtal med eventuell leverantör. Vet faktiskt inte hur det funkar med eEkonomi om du lägger ner ditt företag men du har ju skyldighet att bevara underlagen i sju år så jag förutsätter nog att Visma inte bjuder på den servicen.  

När det gäller leverantörsfakturor så är det ju så att dom du får en som PDF så är PDF-filen original och skall bevaras i sju år, den utskrivna fakturan är då endast en kopia. Så har det sagt i många år. Men det jag då nu påpekar är att den utskrivna faktiskt är en omvandling från digital till fysiskt och då behöver du "bara" ha koll på den digitala i 3 år (till det fjärde året efter typ). 

När det gäller din sista slutsats så har du helt rätt i att det sköts i eEkonomi, men det förutsätter att det fungerar. Skulle det bli något fel i dit reskontraprogram, oavsett vilket det är, så är du mer eller mindre rökt om du inte även har en verklighet, d.v.s en pärm med obetalda. Visst kan man tycka att det är omodernt och onödigt men vi har själv haft behov av den en gång när det blev fel i en fil och alla betalningar försvann. Men vi få ju alla göra som vi själv vill, vi är väl kanske lite gammaldags administratörer som inte har några problem med pappershantering. 
Foto på Jan @mitomada.se

Jan @mitomada.se

  • 4,524 poäng 4k badge 2x thumb
kan kommentera att jag väljer att scanna in alla pappersverifikat som PDF och skriver i filnamnet verifikatnumret mm och lagrar dem på onedrive förutom i eEkonomi. jag försöker ha så lite som möjligt på papper. Samma princip gäller åt andra hållet att pappersverifikat som lagrats elektroniskt kan ersätta papper efter 3-4 år

Det finns en nackdel med eEkonomi i att det är svårt att skriva ut alla fakturor t ex som PDF - man måste skriva ut 1 och 1 - därav att jag gör det löpande - både för att kunna söka reda på dokumenten enklare och om jag t ex skulle välja att byta ekonomisystem
(en flytt av bokföringen ifrån eEkonomi innebär att bara själva konteringarna flyttas - inga bilagor flyttas med - det måste man ta ut manuellt.)

Men visst finns det en poäng i att ha allt på papper också det är fristående ifrån ev krånglande system och finns kvar även när man bytt system - relativt enkelt att byta system också