Finns det en guide till att ta över sin egen bokföring?

  • 0
  • 1
  • Fråga
  • Uppdaterades för 1 år sedan
  • Besvarad
Arkiverad och stängd

Denna konversation är inte längre öppet för kommentarer eller svar och communityns medlemmar kan inte se det längre.

Jag undrar om det finns en guide eller checklista till hur jag tar över min egen bokföring efter att ha haft den gjord av en extern firma? Jag frågade supporten men de kände inte till någon sådan utan hänvisade mig hit.

Mina situation är följande: År 2017 ska vara bokförd och jag har fått två SIE-filer, en i format 1 och en 4. Jag tror inte att någon av SIE-filerna inkluderar någon form av avslut för 2017, eller inkluderar något av de tidigare verksamma åren. Jag tar över och börjar bokföra fr o m 2018 01 01. Naturliga frågor som dykt upp var efter är:
  • Hur avslutar jag 2017? (eEkonomi "tjatar" en del om detta)
  • Ska 2017 års ekonomi in i 2018 eller börjar jag på nytt?
  • Hur matchas / balanseras inbetalning av slutskatt och moms för 2017Q4 under februari 2018?
  • med mera ...
Som sagt, finns det någon guide till att ta över "mitt i" verksamheten?


Bakgrund: Jag startade firman för dryga tre år sedan och valde på Skatteverkets inrådan, under deras starta-eget-kurs, att låta en bokföringsfirma sköta min bokföring. Allt för att jag skulle kunna fokusera på min huvudsakliga verksamhet. Det har gått sådär med den saken och jag har nu, efter att ha prövat på ett samarbete med tre olika bokföringsfirmor, valt att börja bokföra på egen hand istället.

Jag har skaffat eEkonomi Smart och tycker att jag har kommit igång bra. Läser på och lär mig löpande. (Det är ett bra forum det här bl a.) Bokföring är inte så svårt som Skatteverket ville få det att låta än om jag inte är på det klara med precis allt.

Enskild firma, faktureringsmetod, kvartalsmoms.

Tacksam för input.
Foto på M Risberg

M Risberg

  • 2,978 poäng 2k badge 2x thumb

Publicerades för 1 år sedan

  • 0
  • 1
Foto på Khedron Wilk

Khedron Wilk, Champion

  • 16,034 poäng 10k badge 2x thumb
Tråkigt att höra att det känns som det inte riktigt fungerat med extern hjälp. Jag är bara en glad bokföringsamatör och det finns andra här i forumet som säkert kan ge dig länkar/tips men här följer mina personliga tankar:

Enskild firma - inget som helst problem när man väl lyckats dunka in i sit huvud att man inte har en lön i egentlig bemärkelse. Mitt tips är att, om du inte redan har det, skaffa separata bankkonton för företaget och håll företags pengar där. Gör egna uttag (överföringar till privata kontot) ungefär som om det skulle vara lön (utifrån om företaget har råd med det). 

Faktureringsmetoden - bra tycker jag. Lite mer jobb eftersom det blir dubbla bokföringshändelser på en del saker jämfört med kontantmetoden men mitt intryck är att kontantmetoden lätt leder till knepiga bokföringsfrågor så fort det blir något mer komplicerat.

Kvartalsmoms - bra tycker jag. Eller, mycket bättre än att redovisa  en gång om året i inkomstdeklarationen. Det hinner inte sticka iväg så mycket då, man blir tvingad till återkommande koll av den ekonomiska tillvaron. Personligen bytte jag till månadsmoms i min enskilda firma av just den anledningen - man är så illa piskad att ha löpande koll på ekonomin.

Bokföring är inte svårt - ja och nej. Det behöver inte vara svårt om man har ett lite företag med okomplicerad verksamhet men man måste se upp. Det finns fällor. En starkt rekommendation från min sida är att skada en uppslagsbok som går igenom alla konton i BAS-kontoplanen och hur de skall användas. Det är lätt hänt att man som lekman plockar ett konto utifrån dess namn men om man läser på om det kontot så visar sig det ofta att den tänkta användningen är något helt annat. Jag tror det är en av de vanligast misstagen vi amatörer riskera att göra, att vi använder fel konto.

Avsluta 2017 - är inte riktigt säker men jag har för mig att det finns en "Årsavstämning" inbyggd i eEkonomi Smart. Vi följde den i år  för vårt AB och tyckte den fungerade bra. Kan vara att den är kopplad till tillägsmodulen "Deklaration/Årsredovisning" men tror inte det?

2017 in i 2018 eller nytt? Låter för mig som det definitivt skall vara ett eget år nämligen 2017 eller motsvarande. (Vad har du för räkenskapsår?)

Äldre år  - bra att läsa in tycker jag. Antingen om de redan är med i din SIE-fil, annars borde du få/fått dem separat. Fördelen med att ha de äldre åren inlästa i ens nuvarande ekonomiprogram är att det är lätt att gå tillbaka och jämföra. Inte minst för att så att säga tjuvkika på facit - hur bokförde den externa hjälpen en motsvarande utgift/faktura när det senast begav sig?


Hoppas det gav något, även om det inte var svar på din egentliga fråga.
Låter någon annan ge dig mer konkreta bokföringstips alternativt peka ut vägen framåt. :-)


 
Foto på M Risberg

M Risberg

  • 2,978 poäng 2k badge 2x thumb
Hej Khedron och tack för din input.

Tråkigt att höra att det känns som det inte riktigt fungerat med extern hjälp.
Extern hjälp med bokföring är säkert bra för många småföretagare men det har inte fungerat för mig tyvärr. Det har då och då bl a bokförts på fel sätt/baskonton trots anteckningar från mig om vad kvitton och uppgifter som jag överlämnat gäller. Jag har fått Skatteverket på mig flera gånger redan under de två första åren.

Jag trodde innan jag fick erfarenhet av extern hjälp att jag skulle kunna få rapporter av något slag om jag så ville, säg balans-, moms- eller resultatrapporter ... någonting i PDF-form som hjälpte mig att förstå hur det gick för mig ekonomiskt. Lite sånt där som kan vara spännande och ge en inblick i företagandet. Men nej. Sånt har jag haft svårt att få tag på. Inte nu längre däremot när jag har eget bokföringsprogram.

... om du inte redan har det, skaffa separata bankkonton för företaget och håll företags pengar där. Gör egna uttag (överföringar till privata kontot) ungefär som om det skulle vara lön (utifrån om företaget har råd med det).
Tack för tipset. Har haft separat bankkonto för företaget sedan första dagen. Min verksamhet har däremot haft mycket låg omsättning hittills. Det har inte blivit så många egna uttag.

Faktureringsmetoden - bra tycker jag.
Tycker jag med.
Kan du tänka dig att två av de tre externa bokföringsfirmorna jag anlitade inte förstod att jag hade faktureringsmetoden utan bokförde enl. kontantmetoden? Självklart hade hen fått uppgifter om min företagsform och om dessa "inställningar". Skatteverket var på mig om det bl a.

Kvartalsmoms - bra tycker jag.
Tycker jag med. Jag gillar om möjligt att stämma av lite då och då.
Det här med moms däremot är det inte alla bokföringsfirmor som förstår sig på. Det tog mig inte många minuter att läsa på, inför att börja bokföra på egen hand, att man bokför momsen på faktureringsdatumet - eller åtminstone inte som i regel på betalningsdatumet. ... bara som en sak som inte heller alltid fungerat med extern hjälp.

Bokföring är inte svårt - ja och nej. Det behöver inte vara svårt om man har ett lite företag med okomplicerad verksamhet men man måste se upp. Det finns fällor.
Tack för omtanken. Min verksamhet är hyfsat okomplicerad, misstänker starkt att bokföringen kommer att spegla detta. Jag menar verkligen inte att trampa någon på tårna när jag antyder att "bokföring är enkelt". När jag läser på så förstår jag däremot att än om vår bokföringsform inte utgör någon garanti för att inga fel görs så blir den åtminstone internt konsekvent - pengar inte kan uppstå eller försvinna utan någon förklaring och möjlighet att rätta till om det blivit fel. Jag går väl igång lite på det.

Avsluta 2017 - är inte riktigt säker men jag har för mig att det finns en "Årsavstämning" inbyggd i eEkonomi Smart.
Jodå, jag ser att det finns en Årsavstämning inbyggd. Jag ska titta närmare på den igen när jag har kommit lite längre.

2017 in i 2018 eller nytt? Låter för mig som det definitivt skall vara ett eget år nämligen 2017 eller motsvarande. (Vad har du för räkenskapsår?)
Mina räkenskapsår börjar med den första dagen på året. Vet inte om det finns ett namn eller ord för det. Att räkenskapsåren sköts separat är jag med på men jag behöver lista ut hur jag för över ekonomin mellan åren, som t ex lev- resp. kundfakturor, slutskatt, momsskulder liksom rester på företagets bankkonton.

Äldre år  - bra att läsa in tycker jag. Antingen om de redan är med i din SIE-fil, annars borde du få/fått dem separat.
Förstår att det skulle vara bra och intressant att kunna se ekonomin för de tidigare åren. Nu lyckas jag dessvärre inte få tag på äldre SIE-filer än de jag redan har - och dom är för 2017. Har ingen aning om huruvida tidigare ekonomi har överförts till 2017 och därmed är med i dessa SIE-filer. (... om man ens gör så?!)

Hoppas det gav något, även om det inte var svar på din egentliga fråga.
Oh ja. Är tacksam för din input.
Foto på AccountantfromHell_singland

AccountantfromHell_singland, Champion

  • 26,278 poäng 20k badge 2x thumb
En liten kommentar kring moms kan jag inte låta bli. Bokföra moms vid betalningstillfället är ju helt korrekt om man har "kontantmetoden". Förutom då vi bokslut då man gärna skall ha med eventuella kundfordringar och leverantörsskulder, d.v.s  sånt som man levererat och fått levererat vid bokslutstillfället. Det är ju även därför som vi i branschen även kallar den för "bokslutsmetoden". Vi har även varit med om att man använd faktureringsmetoden när man varit registrerad för kontantmetoden vilket även det är ett "momsbrott" då man lyft ingående moms för tidigt.
När det gäller faktureringsmetoden så har den helt riktigt mängder med fördelar. Full koll på levskulder och kundfordringar, löpande resultat är mer korrekt o.s.v Några nackdelar är att dels så är den onödigt komplicerad rent administrativt i en liiiiiten verksamhet och man får inte heller byta från faktureringsmetoden till kontantmetoden vilket gör att det kan vara bra att starta med kontantmetoden, växer firman så byter man till faktureringsmetoden för det får man göra efter ansökan hos Skatteverket. Och en sak till, enligt skatteverket så får du lyfta moms endera vid betalningstillfället eller vid leveranstillfället. Fakturadatum har egentligen inget med momslyftsrätten att göra inte heller fakturans ankomstdatum även just det datum är det som gäller vid årsredovisning i K2, men där har BFN haft hjärnblödning och valt det datum som i princip ingen har koll på. 
Till sist så kan jag väl bara hålla med om att branschen tyvärr innehåller många som inte kan sitt jobb och det är ingen garanti att dom är bra bara för att dom är auktoriserade heller även om det gör det mer sannolikt. Brukar säga till mina kunder att vem som helst kan starta en redovisningsbyrå och dessutom vara verksam i några år innan kunderna märker hur jäkla usel man är. Vi gör alla fel även om jag konstaterat att vi i våra sämsta stunder, då vi misslyckats mest, ändå varit fantastiskt duktiga om man jämför med vad vi ibland fått in från andra byråer... 
Foto på M Risberg

M Risberg

  • 2,978 poäng 2k badge 2x thumb
Bra information. Tack.
Foto på Roffak

Roffak, Champion

  • 27,804 poäng 20k badge 2x thumb
Hej

Jag skulle lägga lägga upp räkenskapsåret 2017-01-01--2017-12-31 och sedan läsa in SIE 4 och därmed få in bokföringen från 2017 i eEkonomi.

Kontrollera att allt material för 2017 är bokfört. Använd gärna fliken Årsavstämning och gå igenom post för post.

Skriv ut balansräkning för 2017-01-01--2017-12-31 och stäm av Utgående balanser. Dessa blir automatiskt Ingående balanser 2018-01-01, det datum du tar över bokföringen.

I UB kan du se vilket konto momsskulden ligger på 2017-12-31 (troligtvis 2650). Det är det kontot du matchar betalningen mot i februari.

Notera att obetalda fakturor läses in på 1518 (kunder) och 2448 (leverantörer) då dessa skapats i annat system. Nä du matchar dessa in och utbetalningar får du använda Egen kontering och välja konto.

Kontrollera också kontobenämningar när du läser in SIE filen.

Några tips.
Rolf
Foto på M Risberg

M Risberg

  • 2,978 poäng 2k badge 2x thumb
Jag är mycket tacksam för dina konkreta, värdefulla tips.
Foto på AccountantfromHell_singland

AccountantfromHell_singland, Champion

  • 26,608 poäng 20k badge 2x thumb
Vill väl lägga till (jag som är redovisningskonsult sedan 1989) att bokföring i grunden är rätt enkelt om man är lite praktiskt lagd men det är ändå det svåraste vi gör (och har gjort) på grund av alla moms- och skatte- och redovisningregler som skall följas. Vi i branschen går löpande utbildningar, köper mängder med löpande nyhetsinformation och vi kan ändå inte allt. Och gör du fel så grattis till det, då har du antagligen begått skattebrott, kanske uppbördsbrott och möjligen är du t.o.m en ekonomisk brottsling. Dessa delar av vårt arbete lyfter ingen fram. Inte programmakarna (dom vill sälja program) och inte heller redovisningsdrakarna (för dom vill att du gör jobbet själv men låter dom göra svindyr rådgivning och lika dyrt bokslut/deklaration) men inte heller SRF lyfter fram den delen av vårt yrke. Varför kan man undra? Ja, det saknar status och utförs mest av kvinnor och tyvärr så är vi inte så många som "skriker" om detta... Men lycka till i alla fall....
Foto på M Risberg

M Risberg

  • 2,978 poäng 2k badge 2x thumb
Jag hör vad du säger. Det är vettigt. Tack för din input.
När jag är på fötter igen ekonomiskt så har jag planer på att sätta mig med en konsult och min egen bokföring för att stämma av att det ser rätt ut - och så att jag hinner ändra på något om det skulle behövas innan problem blir så stora att jag riskerar att hamna på löpsedlarna som landets nya ekobrottsling.

Men lycka till i alla fall....
Tack!
Foto på sbjorn

sbjorn

  • 112 poäng 100 badge 2x thumb
Jag tycker att man ska samarbeta med redovisningskonsulten under en period för att komma in i alla rutiner. Det är ju så enkelt numera när man har redovisning på internet. Mao man måste lära sig att gå innan man kan springa
Foto på M Risberg

M Risberg

  • 2,978 poäng 2k badge 2x thumb
Låter som en bra idé.
Att försöka samarbeta med någon av mina tidigare konsulter är däremot uteslutet. När jag är på fötter igen ekonomiskt så ska jag leta upp någon att sätta mig med och gå igenom vad jag har åstadkommit med bokföringen på egen hand.
Foto på AccountantfromHell_singland

AccountantfromHell_singland, Champion

  • 26,608 poäng 20k badge 2x thumb
Absolut men rutinerna är inte problemet, det är lagar och regler. Min rekommendation till företagare är att göra så mycket som möjligt själv men lämna in materialet till en byrå för registrering i program. Då får man en löpande granskning och sannolikt även bättre underlag för framtida beslut. Och om allt är i god ordning så gör vi fantastiskt mycket på 1 timme, vilket då tyvärr materialet oftast inte är.
Foto på Khedron Wilk

Khedron Wilk, Champion

  • 16,034 poäng 10k badge 2x thumb
Som företagare skulle jag vilja lägga till några slutsatser avseende använda extern hjälp baserade på att personlig erfarenhet.

1. Behåll alla original själv, skanna allt pappersbaserat och lägg in det scannade materialet i ekonomisystemet (plus annan lagringsplats) .
Självklart innebär det att man själv måste ta ansvar för att originalen förvaras systematiskt/ordnat.

2. Använd ekonomisystenet som överlämningspunkt mellan dig och byrån. Du lämnar materialet där och de lämnar rapporter där (Dvs, de säger till när det är klart och du kan själv se rapporterna där. De kan maila eventuella kommentarer.

3. Ekonomisystemet skall vara moln/webbaserat så att man alltid när som helst kan gå in och se vad byrån har gjort.

På så sätt så äger man som företag alltid sin egen bokföring. Har själv ”suttit fast” med byrå som använt lokalt installerat program som bara är nåbart på en dator på byråns kontor. Är inte alla byråer som har koll på sin egen datasäkerhet eller backuper...
Foto på M Risberg

M Risberg

  • 2,978 poäng 2k badge 2x thumb
Fantastiska tips. Önskar jag hade fått dem innan jag valde min första externa hjälp.

Behåll alla original själv
Min första tabbe. Jag skickade alla original till min bokförare - eftersom denne sa att hen, enl. lag, behövde alla original.

Använd ekonomisystenet som överlämningspunkt mellan dig och byrån. Du lämnar materialet där och de lämnar rapporter där (Dvs, de säger till när det är klart och du kan själv se rapporterna där. De kan maila eventuella kommentarer.
Oj vad smart. Det dröjde ett par år in i mitt företagande, trots upprepade försök, innan jag fick se en enda rapport som balans- eller resultaträkning.


Ekonomisystemet skall vara moln/webbaserat så att man alltid när som helst kan gå in och se vad byrån har gjort.
Jag önskar att jag förstod tidigare hur intressant och viktigt det var att få se sin egen ekonomi / bokföring.

På så sätt så äger man som företag alltid sin egen bokföring. Har själv ”suttit fast” med byrå som använt lokalt installerat program som bara är nåbart på en dator på byråns kontor. Är inte alla byråer som har koll på sin egen datasäkerhet eller backuper...
Been there ... :-/
Nu har jag tillgång till min egen bokföring och det känns mycket bättre.
Foto på M Risberg

M Risberg

  • 2,978 poäng 2k badge 2x thumb
1. Jag har importerat den SIE4-fil som jag fick från bokföringsfirman, den gäller för 2017. När jag går till "Räkenskapsår och IB" under Inställningar så har jag ett kontosaldo på -11466,20kr. I hjälpen så står det att saldot ska vara 0kr, men det står inte hur man ska göra när det inte är noll. Bummer.. Någon som har ett tips?

2. Bl a ser jag att jag har -250kr på "1518 - Ej reskontraförda kundfordringar". Jag har gått igenom hela 2017 och kan inte hitta någon diff på 250kr under 2017 på det kontot. Är det rätt uppfattat att dessa 250kr då kommer från ett tidigare år, med ingående balans genom SIE-filen till 2017?
 
Foto på Roffak

Roffak, Champion

  • 27,804 poäng 20k badge 2x thumb
Hej

1. Bokföringsfirman bör ha gett dig en saldobalans per 2017-12-31 (pappersformat) som du kan pricka av mot IB 2018-01-01 i Visma. Endera saknas ett eller flera konton eller också är det helt enkelt så att 11 466,20 är 2017 års resultat som inte är uppbokat i SIE-filen. Du behöver alltså komplettera IB i Visma med denna post.

2. Troligtvis från tidigare år. - 250 skulle kunna vara en outnyttjad kreditnota eller överbetalning från tiden 2016 eller tidigare.

MVH
Rolf 
Foto på M Risberg

M Risberg

  • 2,978 poäng 2k badge 2x thumb
Hej Rolf. Tack för svaret.

1. Jag har fått balans och resultat på papper från bokföringsfirman. De stämmer överens med vad jag ser i eEkonomi för räkenskapsår 2017 efter att jag importerat SIE4-filen för 2017. Känns tryggt.

Vad innebär "Pricka av mot Ingående Balans 2018" lite mer konkret? Eller är det en mödosam uppgift, bara för rutinerade bokförare?

Jag vet tyvärr inte om det saknas något konto.

2. Alldeles säkert från tidigare år. Skulle du "boka bort" något sådant eller leta i bokföringen (papper i mitt fall) efter vilken kund som saknar eller är skyldig dessa 250kr?
 
Foto på Roffak

Roffak, Champion

  • 27,804 poäng 20k badge 2x thumb
Hej

1. Skriv ut en Balansräkning från Visma per 2017-12-31 och kontrollera att den stämmer överens med den Balansräkning du fått från bokföringsfirman. Pricka konto för konto. Tror att det är görbart.

2. Jag skulle låta posten ligga tills bokslut 2018-12-31 och då ta beslut om bortskrivning eller ej. Om ingen anmält intresse då skulle jag skriva bort posten och inkludera moms i bortskrivningen.

MVH
Rolf
Foto på M Risberg

M Risberg

  • 2,978 poäng 2k badge 2x thumb
1. Yes. Balansräkningen från Visma är mycket lik den jag fick från bokföringsfirman. Med risk för att låta dum; vad menar du med att pricka av?

2. Hade varit trevligt att bli med posten vid årsskiftet 2017/18 men jag kan så klart låta den ligga till årsskiftet 18/19.
Foto på Roffak

Roffak, Champion

  • 27,804 poäng 20k badge 2x thumb
Hej

I en balansräkning har du först Ingående balans (2017-01-01), sedan förändring (transaktioner 2017) och sist Utgående balans. Både IB och UB ska balansera dvs kontosaldo ska vara 0.

När du tittade i Visma på Räkenskapsår och IB noterade du en differens på - 11 466,02 och den differensen bör synas i dina utskrifter.

Med pricka av menar jag konto för konto t ex kontrollera saldo på konto 1930. Är det samma i båda listorna. Om listorna stämmer överens härrör felet från tiden före 2017 och du har fått en BR från bokföringsfirman som inte balanserar. Är resultatet från 2016-12-31 uppbokat?

Vill du ha hjälp med avprickningen kan du kontakta mig på casperkonig@gmail.com

MVH
Rolf

Den här konversationen är inte längre öppen för kommentarer eller svar.