Förskottsbetalning kopplad till artikel - eEkonomi

  • 1
  • Idé
  • Uppdaterades för 1 månad sedan
  • (Redigerad)
I min ideella förening tar vi emot många förskottsbetalningar, t.ex. i samband med försäljning av biljetter till föreningsfester. För att underlätta bokföringsarbetet med förskottsbetalningar planerar jag att göra följande i Visma eEkonomi genom att använda en artikelkontering kopplad till konto 2420 Förskott från kunder.

Ser ni några bokföringsmässiga eller tekniska problem med detta? Vi hanterar ingen moms i föreningen.



Hur vi planerar att lösa förskottsbetalningar i Visma eEkonomi

Vi skapar en artikel som vi genom en egen artikelkontering kopplar till konto 2420 Förskott från kunder. Artikeln namnger vi "Fest – förskottsbetalning" (och anger därmed att det gäller en förskottsbetalning).

När vi skapar kundfakturan använder vi denna artikel och anger leveransdatumet till datumet då festen ska ges. Förfallodatumet sätts till ett datum innan festen ges.

Vi skickar fakturan till kunden som sedan betalar denna (gör sin förskottsinbetalning), och vi sätter fakturan som betald.

När väl festen givits (d.v.s. vi har genomfört vårt uppdrag), bokför vi genom en manuell verifikation om den totala förskottsbetalningen för festen i fråga till en inkomst till föreningen. Datumet för den manuella verifikationen är samma som då festen genomfördes.

Låter detta rimligt?
Foto på Nilsjohan

Nilsjohan

  • 578 poäng 500 badge 2x thumb

Publicerades för 2 månader sedan

  • 1
Foto på Sofia Johansson

Sofia Johansson, Moderator

  • 5,440 poäng 5k badge 2x thumb
Hej Nilsjohan,

Vi besvarade precis er andra tråd om förskott.
Är den här tråden en förläning av samma önskemål eller mer en fråga om det är så vi rekommenderar ni löser det? :)

I det här inlägget finns information om hur man kan fakturera ränta, men jag tänker att den kan passa er tanke om eget konto för förskotten också. Är det så ni gjort nu? Att ni skapat en egen artikelkontering och kopplat till er artikel.

Er sista del av inlägget "När väl festen givits (d.v.s. vi har genomfört vårt uppdrag), bokför vi genom en manuell verifikation om den totala förskottsbetalningen för festen i fråga till en inkomst till föreningen. Datumet för den manuella verifikationen är samma som då festen genomfördes." låter som det jag förklarade i tidigare kommentar, länkade då till "manuell betalning av fakturor"-inlägget.

Tänker vi på samma sätt, bekräftade jag era tankar? :)
Om inte - förklara gärna lite mer.

Ha det gott!

/Sofia 
Foto på Nilsjohan

Nilsjohan

  • 578 poäng 500 badge 2x thumb
Hej Sofia!
Den här tråden var tänkt mer som en fråga om detta kan vara ett rimligt sätt att lösa förskottsbetalningar på :)
Återkopplar på dina punkter nedan:
  1. Exakt, vi planerar att följa samma princip som ni ger tips om hur man kan fakturera ränta: Vi avser alltså att skapa en artikelkontering (mot konto 2420 Förskott från kunder) som vi sedan är kopplar mot vår artikel.
  2. Angående ditt föreslag med "Manuell betalning av fakturor" (för nytillkomna läsare, se inlägget här) så får jag det inte till att fungera med det sätt vi föreslår nedan, dels eftersom fakturorna blir klassade som betalda när vi matchar mot Kassa- och bankhändelser, dels eftersom vi inte kan välja konto 3001 och behålla kopplingen mot fakturan. Men jag kanske missförstod?
Nedan visar jag lite tydligare hur vi tänker oss.

Ett förtydligande exempel (med konton), på hur vi tänker att detta bör kunna se ut

Vi fakturerar tjugo kunder för en fest (à 100 kr). Vi använder en artikelkontering mot konto 2420 Förskott från kunder och kopplar mot vår artikel "Föreningsfest" som vi väljer när vi skapar fakturorna.

När fakturorna ställts ut så bokför Visma var och en av de tjugo fakturorna så här:

[2420] Förskott från kunder, kredit 100 kr
[1510] Kundfordringar, debet 100 kr


När vi i Kassa- och bankhändelser matchar var och en av de tjugo kundernas mottagna förskottsinbetalningar mot respektive faktura så bokför Visma detta på följande sätt:

[1510] Kundfordringar, kredit 100 kr
[1920] Plusgiro, debet 100 kr


När väl festen har genomförts så bokför vi klumpsumman av alla tjugo förskottsinbetalningarna som en inkomst genom en manuell verifikation så här:

[3001] Fester, kredit 2000 kr (= 20 pers × 100 kr/pers)
[2420] Förskott från kunder, debet 2000 kr (= 20 pers × 100 kr/pers)
(Kontot 3001 har vi skapat själva.)


Låter detta rimligt, eller finns det ett bättre sätt att göra det på?

Tyvärr saknas ju en tydlig koppling i Visma mot var och en av de tjugo fakturorna när vi skapar den manuella verifikationen, vilket hade varit smidigt – men man kanske kan skapa direktlänkningar mot dessa tjugo verifikationer på annat sätt?

(Redigerad)
Foto på Sofia Johansson

Sofia Johansson, Moderator

  • 5,440 poäng 5k badge 2x thumb
Hej igen Nilsjohan,

Vad intressant! Verkligen något att bita i :)
Du kan bortse från min kommentar om manuell betalning av fakturor, den var inte applicerbar i detta sammanhanget såg jag.

Satt och klurade på din lösning en stund faktiskt. Funderade på om jag kunde komma på något lättare sätt att sköta det men som det är idag är det så ni behöver hantera det. 
Fick en mycket klarare bild av det hela nu och skulle vilja skriva att jag har världens-smidigare-superenkla-lösning men kommer faktiskt inte på något bättre.

Precis som du säger kan man inte heller koppla en faktura till en manuell verifikation på det sättet ni önskar. Skulle det funka att kanske skriva alla de fakturanumren i beskrivningsrutan istället? Eller kanske skriva kundens namn i beskrivningsrutan så kanske det underlättar lite? :) 

Om jag klurat på det här för länge och låst in mig själv i ett hörn får någon gärna rätta mig!

Jag lägger ditt inlägg som tillägg på ditt tidigare önskemål då det hade varit en smidig funktion att direkt kunna lösa förskotten i eEkonomi.

Ha det gott!
/Sofia 
Foto på AccountantfromHell_singland

AccountantfromHell_singland, Champion

  • 26,388 poäng 20k badge 2x thumb
Två små tips kring hantering av bokföring för dels ideella föreningar och dels olika förskott kopplade till olika arrangemang:
Om vi börjar med det sista så har vi precis det här problemet i en kundföretag som arrangerar bussresor och då kan det vara lång tid från första förskott och flera resor på gång samtidigt. Så där lägger vi upp dom olika resorna som projekt och bokför förskotten och sedemera även resan mot detta projekt. Då kan vi hålla reda på dessa. Nu är ju det lite viktigare där med moms och resetjänster osv men det är ändå ett bra sätt. 
Sedan så har vi det här med bokföring i ideella föreningar. Där föredrag jag att istället för en sedvanligt kostnadslagsindelad kontoplan använda/lägga upp en funktionsindelad kontoplan. Framförallt då på resultatsidan. Skillnaden blir att man istället för att bokföra alla kostnader på rätt kostnadskonto så har jag lagt upp dels några olika intäktskontot för de olika arrangemang/funktioner man har och sedan ett kostnadskonto med samma indelning. T.ex Intäkter Höstmarknad kto 30xx-någonting och sedan kostnader Höstmarknad kto 40xx-någonting. Vill man dra det ett varv till så kan man dessutom märka dessa konton med restulatenheter med samma indelning. Då kan man lätt få en resultaträkning per arrangemang. Det man bör göra är att även skriva verifikations/transaktionstext på de olika kostnaderna så att man vet vad det är. Men den här är mycket lättare att redovisa i föreningen och man får enkelt en bild av hur dom olika arrangemangen går.. Lycka till!
Foto på Nilsjohan

Nilsjohan

  • 578 poäng 500 badge 2x thumb
Hej och tack för ditt inlägg och tipsen om projekt och hur kontona kan läggas upp! :)

Jag glömde skriva i beskrivningen att vi också använder projektredovisning. Precis som du skriver så är projekt verkligen jättesmidigt i det här sammanhanget för att se hur stora förskotten är och hur mycket som sedan ska bokas om till en intäkt.