Förvara digitala verifikationer?

  • 1
  • 2
  • Fråga
  • Uppdaterades för 2 månader sedan
  • Besvarad
Hur är det tänkt att man ska förvara digitala verifikationer korrekt? Poängen med att inte skicka pappersfakturor med hänsyn till miljön går ju förlorad om man skriver ut dem och en utskrift är inte heller ett original. Är det tillåtet att ha verifikationer på papper och digitalt var för sig och hur sparar man de digitala enligt reglerna?
Foto på Mira

Mira

  • 370 poäng 250 badge 2x thumb

Publicerades för 2 månader sedan

  • 1
  • 2
Foto på Fredrik

Fredrik

  • 4,138 poäng 4k badge 2x thumb
Verifikationerna finns ju lagrade i eEkonomi. Det är ju bara underlag som redan finns på papper (t.ex en leverantörsfaktura, etc) som fortsatt behöver lagras i original på papper, men de kan scannas och bifogas verifikationerna i eEkonomi för att enkelt hittas om man inte verkligen behöver originalet.
Så vitt jag förstår det så får man behålla en inlogg till eEkonomi p.g.a lagkravet. Googlar i ämnet så finns det en hel del tips och info från bl.a Bokföringsnämnden. Men raka svar är svåra att få...
Foto på Khedron Wilk

Khedron Wilk, Champion

  • 13,232 poäng 10k badge 2x thumb
Det blir ju lite klurigt med digitala original... Vad är original när en kopia kan vara likadan utan mätbar skillnad. Vi har i vårt företag valt att tolka det som att digitala original, om möjligt, skall förvaras på det sätt de kom oss tillgodo. Vi har idag följande vägar in för digitala bokföringsunderlag (bildunderlag) och var vi förvarar originalen:

- Visma Autoinvoice (digital original förvaras hos Autoinvoice)
- e-post (digital original förvaras i e-post)
- banken (tex "e-faktura", kopia laddas ner eftersom banken inte sparar tillräckligt länge?)
- Min Myndighetspost (ingen åtgärd behövs i dagens läge (?) men i praktiken laddar vi ner kopia).

Generellt sett låter vi  inte eEkonomi vara enda platsen för digitala underlag eftersom vi inte vill vara låsta till just eEkonomi. Det får vara värt den extra administrationen att ha i alla fall kopia utanför eEkonomi. Undantaget är det som kommer via Autoinvoice där det uttryckligen redan gäller att de behåller underlagen enligt bokföringslagen.


Sidonot som jag tror jag har nämnt förut: (?) Jag har tittat på att bygga en app för att exportera alla bildunderlag ut eEkonomi och märka upp dem, så att man har en backup. Har tittat på APIerna men pga sjukdom dock inte kommit runt till att bygga klart det. Snart får jag väl sluta prata och börja snickra... :-) 
Personligen så har jag inga problem med att förvara papper då det på en del sätt är enklare. man ser dom, det kräver inga lösningar, avtal, underhåll eller backup och det är enklare att bli av med i sin helhet. För vem har koll på var allt ligger efter några år av leverantörsbyten, backupar, server- och datorbyten m.m..... Kanske viktigare nu än nånsin i dessa GDPR-tider.... Men jag är väl lite oldschool också....
Foto på Mira

Mira

  • 370 poäng 250 badge 2x thumb
Tack för alla svar! Själv har jag mest pappersfakturor och resten på mailen men där sparas de inte i datumordning så jag har gjort en brevlåda för varje månad. Funkar såhär under uppstarten då jag har så lite att göra och få verifikationer att hålla koll på men jag får nog skärpa mig med att använda autoinvoice under kommande år.
(Redigerad)