GDPR Visma lön - Lön 300/600

  • 0
  • 1
  • Fråga
  • Uppdaterades för 9 månader sedan
  • Besvarad
  • (Redigerad)
Hej
GDPR säger att man inte ska spara uppgifter i register om de är inaktuella, ettår gamla ex. Jag gick därför igenom över anställda (Visma Lön 300) för attradera uppg om anhörig, e-post och annat inaktuellt. Känns som systemet ännuinte är riktigt anpassat för hantering av inaktuella personuppgifter...
Varför kan man inte tabort ej-post arbete och e-post privat utan att få en varning på en anställd somslutat? Förstår om det handlar om anställd som slutatkalenderår som ännu ej varit föremål för deklaration, utskicka avkontrolluppgift – men personer som slutat för flera år sedan? Som jag ser detgår det att förbättra på flera sätt:

  1. Uppdatera fliken Rapportering med ytterligare ett val –Kontrolluppgift skickas ej pga att anställd slutat.
  2. Systemet borde kunna räkna ut att en person som slutat för flera år sedan. Antingen genom att läsa av Anställd t o m och Har slutat och slutlön är utbetald + senast aktuellt utskick av kontrolluppgift. Har det gått flera år så behöver inte varningstexten komma upp. I alla fall inte i den utformning som det står idag.
  3. Uppdatera felmeddelandet så det tydligt framgår att det inte avser person som slutat och fått sitt sista lönebesked och kontrolluppgift.
  4. Låt systemet per automatik ta bort uppgifter, som ex e-postadresser efter utgången av sista lön och kontrolluppgift.
Foto på Pegmag

Pegmag

  • 70 poäng

Publicerades för 10 månader sedan

  • 0
  • 1
Foto på Sanna Theodorsson

Sanna Theodorsson, Fd Moderator

  • 5,690 poäng 5k badge 2x thumb
Hej! 

Precis som du säger så ska vissa uppgifter raderas om de inte längre är aktuellt. Här finns mer information om detta. Klicka på avsnittet Arbeta enligt GDRP i ditt program. 

Varför vill du ha en inställning om kontrolluppgift inte ska skickas om anställd har slutat?
Programmet ska inte ta med personen om de inte fått någon lön under året så den inställningen ska inte behövas.

Det går jättebra att ta bort e-post hos mig, har du möjligen haft några tjänster kopplade till den anställde?
Har du avmarkerat tjänsterna och synkroniserat i så fall? 
Kanske har du markerat att den anställde ska få sitt lönebesked via tjänsten Mitt lönebesked? 
Där används e-posten som en inloggning till tjänsten.

Vad säger felmeddelandet exakt? 

Har du bara ett slutdatum eller har du också markerat att personen har slutat? 


Som det ser ut just nu så vill vi inte ta bort något per automatik utan det blir du som löneadministratör som har ansvaret att kontrollera om informationen ska behållas. Detta beroende på vad du har för avtal och överenskommelse med din anställde. 


Återkom gärna med lite mer information så hjälper vi dig vidare! 
Ha det gott så länge! 

/Sanna
Foto på Khedron Wilk

Khedron Wilk, Champion

  • 12,386 poäng 10k badge 2x thumb
Tänkte bara bifalla det Sanna skriver, jag har sett situationer där det på grund av tex pensionsavtal kan finnas inte bara utrymme men till och med en avtalsplikt (och därmed legalt krav) att ha kvar anställninsguppgifter i princip tills individen är avliden.
Foto på Khedron Wilk

Khedron Wilk, Champion

  • 12,386 poäng 10k badge 2x thumb
TIllägg: sedan kan naturligtvis diskuteras om sådana uppgifter borde vara i ett eget register för att tydligare skilja både syfte, användning och tillgång åt men det är annan diskussion. :-)