Hej. Kan man ta bort Företagsnamn och organisationsnummer/personnummer på rapporterna? I så fall hur?

  • 0
  • 1
  • Fråga
  • Uppdaterades för 9 månader sedan
  • Besvarad
Personuppgifter rapporter
Foto på MariaKalmlund

MariaKalmlund

  • 150 poäng 100 badge 2x thumb

Publicerades för 10 månader sedan

  • 0
  • 1
Foto på Skebobruk

Skebobruk

  • 4,176 poäng 4k badge 2x thumb
Exportera till excel och radera.
Foto på MariaKalmlund

MariaKalmlund

  • 150 poäng 100 badge 2x thumb
Jo det funkar ju, tänkte om det fanns en inställning i programmet. 
Kanske kan man använda en mall och ändra i den själv?
Foto på Linnea Norden

Linnea Norden, Moderator

  • 5,552 poäng 5k badge 2x thumb
Hej MariaKalmlund!

Detta går inte välja bort i programmet. Rapporterna är inte heller något som du kan redigera själv via malleditorn, där finns bara fakturamallar, ordermallar och liknande och inga rapporter. 

Företagsetsnamn står alltid på utskrifterna så att man vet vilket företag som utskriften gäller. När det gäller organisationsnummer/personnummer vilken utskrift är det som du tänker på här? 

//Linnea
Foto på MariaKalmlund

MariaKalmlund

  • 150 poäng 100 badge 2x thumb
Det är balans och resultatrapporterna
Foto på Markus Anderberg

Markus Anderberg

  • 2,924 poäng 2k badge 2x thumb

Hej!

Ett alternativ är att Du tar bort företagsnamnet + org.nr i företagsinställningar om Du vill ta bort dem från rapporterna. Klipp och klistra för att lägga tillbaka igen efter utskrift. Inte så smidigt men Du uppnår målet.

Foto på Khedron Wilk

Khedron Wilk, Champion

  • 13,454 poäng 10k badge 2x thumb
Nyfiken-i-en-strut: varför vill du ta bort företagsnamn och org-nr från rapporterna?

Jag tolkar att det gäller en enskild firm men jag kan inte komma på något sammanhang då man skulle vilja visa rapporterna för en utomstående som samtidigt inte bör få kännedom om vilket företag det rör sig om?

Vad är det jag missar? :-)
Foto på MariaKalmlund

MariaKalmlund

  • 150 poäng 100 badge 2x thumb
Det är när man mailar rapporter till en kund. Enligt GDPR ska man inte maila något som innehåller personuppgifter. För en enskild firma kan företagsnamnet vara samma som personens för och efternamn. Tror vi gör så att vi tar bort uppgifterna i företagsinställningarna i så fall. I framtiden kommer vi säkert ha en lösning där vi slipper maila uppgifterna, men än så länge så mailar vi fortfarande en hel del.
Foto på Khedron Wilk

Khedron Wilk, Champion

  • 13,454 poäng 10k badge 2x thumb
GDPR... det borde jag tänkt på. Intressant det här med GDPRs påverkan på bokföring och annan administration av enskilt företag.
Nu komma jag skriva vad som antagligen är en massa självklarheter men jag får helt enkelt ta risken att verka dryg. :-) Se det som omtanke från en som varit både egenföretagare samt inblandad i både rent IT- och affärsverksamhet i dryga 17 år.
 

Nackdel med att fortsätta e-posta
Inte för att vara pessimist men... min erfarenhet från andra situationer där omständigheter tvingar oss människor att ständigt ändra på något fram och tillbaka:

Förr eller senare (och antagligen förr) kommer ni högst troligen missa att ta bort eller lägga tillbaka företagsnamn + orgnr. Så det är troligt att ni kommer hamna i en situation där ni e-postar rapport med personuppgifter. Eller att ni/kunden klämmer iväg en kundfaktura utan rätt uppgifter.

Plus själva jobbet att ta bort och lägga tillbaka. Ni kommer (riskerar) snabbt bli trötta på den/de kunder som är enskilda företag. :-) Om inte annat så rent omedvetet.

Mitt förslag är att redan nu ändra hanteringen, det vill säga metoden för själva överföringen av rapporterna.


Alternativ 1 - krypterad e-post
Börja kryptera e-posten. Teoretiskt möjligt och det finns krypteringsprogram som är någorlunda lätta att hantera men samtidigt stället det ändå krav på en viss hantering som antagligen många kunder skulle ha svårt för. För att inte tala om att det kan låsa fast byrån och kund till specifika e-posttjänster/program. Personligen tror jag inte på detta alternativ som förstahandsval.

Alternativ 2 - molntjänster
Lägg rapportera på en molntjänst som följer GDPR fullt ut, det vill säga en lagringstjänst har ett motsvarande ett personuppgftsbiträdesavtal i sina villkor. Exempel på sådana tjänster är Dropbox Business och Microsoft Office 365. Observera att det oftast inte duger med de privata/personliga  versionerna av dessa tjänster.  

Antingen om ni har en sådan tjänst och delar ut dokument från den till respektive kund. Bland annat kan man göra detta genom att e-posta länken till dokumentet till kunden. Eller om kunden har en sådan tjänst och ger er skrivåtkomst till någon mapp. (Jag tror det förstnämnda nästan är lättare men jag inte provat att använda molntjänst mot flera samtidiga kunder på detta sätt.)

Alternativ 3 - Ekonomiöversikt
Nu vet jag inte inte vilket program/version ni (byrån) respektive kunden använder men jag har för mig att vissa Visma-program där man låter en byrå göra bokföringen åt en så ingår det en enklare form av Ekonomiöversikt. (Kanske vara eEkonomi?) Jag vet dock inte om denna enklare version inkluderar den i Ekonomiöversikt dokumentportalen. Det är ett annars ett alternativ, det blir lite grand som en molntjänst. Kanske till och med värt för kunden att börja abonnera på Ekonomiöversikt?


Vill betona att jag förstår att det behövs en snabb lösning här och nu. Jag förstår också att många kunder inte är intresserade av att behöva logga in någonstans för att kolla upp sina rapporter (om de alls läser dem).

Men jag tror också på att är man ändå tvingad att ändra på hanteringen så kan man lika gärna göra det på en gång. Och i det här fallet är oundvikligt på grund av GDPR.

 
Teoretisk är alternativen ovan även aktuella när det gäller skicka ut lönebesked men det är en annan diskussion. :-) 
Foto på MariaKalmlund

MariaKalmlund

  • 150 poäng 100 badge 2x thumb
Hej och tack för informationen:). Vi har en pågående diskussion här angående detta och jag tycker inte heller att det är en bra lösning att ta bort uppgifter i programmet och sedan lägga tillbaka dem. Väldigt stor risk att det blir fel... Så detta är en högst temporär lösning.
Vi har en lösning på gång med en egen "portal" där vi kan lägga upp filer och varje kund har en egen inloggning. Det är nog den det mest lutar åt i nuläget.
Visst ställer det till det med GDPR, men tycker ändå det är bra att vi blir mer medvetna om riskerna och säkerheten på "nätet". 
Lönebeskeden är ju också ett kapitel som sagt :) Vi använder Vismas app en del och den är bra när den funkar. Har haft problem med några företag, men där vi fått det till att funka så är det jättesmidigt.
Foto på Linnea Norden

Linnea Norden, Moderator

  • 5,552 poäng 5k badge 2x thumb
Hej MariaKalmlund!

Precis som Kehdron Wilk skriver så är epost är inget alternativ om det inte är krypterat oavsett vad ni ska skicka till kunden om innehåller företagsinformation. Tjänsten Visma Ekonomiöversikt är den tjänst vi har för att visa balans- och resultatrapporter för din kunds företag, på samma sätt som Mitt lönebesked är vår tjänst för att visa Lönebeskeden istället för att maila dem. 

//Linnea