Hur informerar jag de anställda bäst om mitt lönebesked

  • 1
  • 2
  • Fråga
  • Uppdaterades för 1 år sedan
  • Pågående
Lönehantering mitt lönebesked. Hur informera de anställda på bästa och mest lättförståeliga sätt.
Foto på ullabritt

ullabritt

  • 760 poäng 500 badge 2x thumb

Publicerades för 1 år sedan

  • 1
  • 2
Foto på Anna Svensson

Anna Svensson, Community Manager

  • 89,312 poäng 50k badge 2x thumb
Hej!

Kul att du lyfter denna frågan just nu när vi håller på att gå igenom det material vi har för Mitt Lönebesked/Min Lön. Mitt Lönebesked kommer i veckan att uppdateras med nytt utseende och då kommer vi också uppdatera  informationen som finns men det finns förstås information som vi behöver förtydliga ytterligare.

Här har vi skrivit ihop en checklista för vad du som löneadministratör behöver göra: https://www.vismaspcs.se/visma-support/visma-lon-anstalld/content/getting-started/salarystatementinf...
Vi har också filmen Kom igång med Mitt Lönebesked: https://www.youtube.com/watch?v=Z4UFkgbV_4Q&list=PL_6iwrIQ8Yn6eFUXKHdqAZqMSXJghb7vY&index=8

ca 3:00 in i filmen så visar vi hur det ser ut för den anställde.

Jag inser att du mer är ute efter vad de anställda behöver göra.

  1. Aktivera och välja lösenord när de får ett mejl (kommer när du synkroniserar över anställda till vismaspcs.se).
    De klickar på länken i mejlet och väljer lösenord.

  2. Ladda ner appen Min Lön eller löpande kika på lönespecifikationerna på vismaspcs.se



Återkom gärna om du saknar information och hur du isåfall helst vill informera de anställda.
/Anna
(Redigerad)
Foto på Christel

Christel

  • 6,012 poäng 5k badge 2x thumb

Håller precis på att dra igång detta för flera av de företag jag gör löner åt. Fick en anställd att skicka mig infon hon fick... Och blir mörkrädd!!

Varför står det inte i mailet som går ut att det avser lönebesked???? Här behöver jag ju uppenbart skicka något till alla anställda för att de ska förstå! De kanske inte ens vet att jag gör lönerna via Visma...

Hur kan jag skicka ut ett mail till alla anställda i ett företag, utan att skicka ut lönespecifikationer?

Måste jag skicka ett och ett? Eller finns det någon smart lösning? Behöver omgående svar..

Vad händer om de anställda slänger mailet de får, eftersom de inte förstår att det är ett seröst mail? Hur får de ett nytt?

Foto på Inger

Inger

  • 800 poäng 500 badge 2x thumb
Jag har kopierat Vismas info och lagt till egen info. Chefen får ta med sej till pmöten och jag har dessutom skickat ut massmejl via Cirrus, tidrapporteringssystem vi har. Jag meddelar dem att eventuellt kan mejlen med länk hamna i skräpposten då det skickas från Visma och ej från oss. De får alltså veta varifrån det kommer. När vi nyanställer skickar jag med en egengjord blankett där de får skriva under om de vill ha via mejl eller ML. När jag får in att de vill ansluta sej aktiverar jag i registret och så får de mejlet jag förvarnat om.
Foto på Inger

Inger

  • 800 poäng 500 badge 2x thumb
Men visst vore det önskvärt att kunna skicka massmejl även via Visma! Så det kan ni gärna få fixa till på Visma. :-)
Foto på Anna Svensson

Anna Svensson, Community Manager

  • 89,312 poäng 50k badge 2x thumb
Hej!

Bra input!
Jag har direkt tagit tag i detta och försöker knåpa på en sida som du som lönekonsult/löneadministratör kan länka till. - Lägger ut länk här när jag har ett utkast.
Mejlen är generella för alla våra internettjänster och det finns inte någon snabb fix för dem (detta försöker vi lösa på längre sikt).

Om den anställda slänger sitt mejl kan hon ändå gå till vismaspcs.se och klicka på Mina tjänster. Där får de välja Glömt lösenord och då skickas ett nytt mejl med en aktiveringslänk och möjlighet att välja lösenord.

För att mejla alla anställda är det nog lättast att gå till Utskrifter och Spårning - Skapa egna utskrifter. Klicka på Ny, markera rutan Kopiera en av programmets standardutskrifter och leta upp Personal - Personallista och klicka på Ok. Till vänster klickar du på plus vid Telefon och e-post och markerar rutan E-post arbete för att lägga till den kolumnen.
Längst ner kan du i fältet Skriv till välja Excel-fil.
Spara sen denna rapporten. Nu har du rapporten längst upp under Egna utskrifter.
När du skriver ut denna till en excelfil har du sen alla mejladresser i samma kolumn och kan kopiera ut dem och klistra in i mottagarfältet i ett nytt mejl.

/Anna
Foto på ullabritt

ullabritt

  • 760 poäng 500 badge 2x thumb

Från att varit ett väldigt bra löneprogram som varit enkelt och lätthanterligt tycker jag det verkar bli mycket mycket mer krångel. Hoppas min tanke är fel och att det kommer fungera bra när jag har satt mig in i systemet.


Foto på Anna Svensson

Anna Svensson, Community Manager

  • 89,312 poäng 50k badge 2x thumb
Hej!

Jag skulle vilja säga att jag inte har glömt den här pucken. :)
Fler och fler kunder aktiverar Mitt Lönebesked och/eller Visma Lön Anställd så detta är verkligen efterfrågat från fler användare.

Jag har bollat frågan lite med mina kollegor på olika sätt att lösa det tills mejlen kan individualiseras per tjänst som användaren aktiveras för.

Mitt förslag är en sida med info i text, filmer och exempel på hur de automatiska mejlen ser ut och svar på de vanligaste frågorna. Då kan du som löneadministratör antingen kopiera den informationen eller länka användaren dit.
Vad tror ni om det?
Jag är inte klar men här är ett första utkast: Användare Mitt Lönebesked/Min Lön » & Användare Visma Lön Anställd »

Jag tar jättegärna emot er input!
/Anna
Foto på ullabritt

ullabritt

  • 760 poäng 500 badge 2x thumb

Hej!

Jag gjorde det enkelt för mig och skrev enligt nedan till de anställda. Jag kommer spara utkastet du gjort och skicka till dem om de inte kommer igång men en av dem har i alla fall sagt att han tycker det verkar som att det fungerar.

Jag skrev helt enkelt så här:

Ny datalag fr o m 26 maj gör att jag inte får maila lönespecifikationerna till dig längre. Det finns en app som heter Visma Min Lön som du kan ladda ner i telefonen.

I morgon, tisdag, kommer jag skicka din mailadress till Visma och du kommer att få ett mail från dem där de förklarar hur du går tillväga för att få fram lönespecarna på datorn med lösenord.

Förhoppningsvis finns det då också uppgifter om var du kan få svar på eventuella oklarheter.

Om nya förfarandet inte fungerar när du får aprillönen är det fortfarande ok att jag skickar specen via mail och lönen kommer i alla fall att finnas på kontot i rätt tid. Efter majlönen är det stopp för mailutskick, då måste det nya fungera om jag inte ska behöva skicka specarna med snigelposten.

När du får ett mail från SPCS är det  ett måste att du öppnar det och läser deras information.

Funktionen har funnits i flera månader men det har varit en del felaktigheter och det har inte fungerat enligt de som använder appen. Därför har jag väntat med hanteringen med tanken att det borde fungera ju närmare  26 maj vi kommer. Hoppas det fungerar nu.

Det framgår av diverse korrespondens med Visma att det är viktigt att du går in på vismaspcs.se och godkänna avtalet.

Jag önskar oss lycka till.

Hälsningar

Ulla

Foto på ullabritt

ullabritt

  • 760 poäng 500 badge 2x thumb
Det skulle kanske hjälpa oss löneadministratörer om vi fick se hur mailet ser ut som ni skickar till de anställda. Det tycker jag skulle vara bra.
Foto på Anna Svensson

Anna Svensson, Community Manager

  • 89,312 poäng 50k badge 2x thumb
Bra skrivet!
Min tanke är att jag ska ha en bild på hur mejlet ser ut på sidan, ska bara kolla så att det är okej att jag lägger ut det öppet :)

/Anna
Foto på Christel

Christel

  • 6,012 poäng 5k badge 2x thumb
Förslaget till utkast för Mitt lönebesked tycker jag är okej (rätta stavfelet bara..) men det borde vara med innehållsmässigt i det mail som skickas ut till de anställda. Om det ska förenkla något för oss löneadmin. Har själv satt ihop ett mail, då jag ansåg att det behövde skickas ut INNAN jag skapade kopplingen.
Foto på Anna Svensson

Anna Svensson, Community Manager

  • 89,312 poäng 50k badge 2x thumb
Om du vill får du jättegärna skicka samma mejl till mig så vet jag lite vad du tycker saknas :)
anna.svensson@visma.com