Dubbel betalning för leverantörsfakturor - Administration

  • 8
  • Idé
  • Uppdaterades för 1 år sedan
  • Inte planerade
  • (Redigerad)
Jag vill registrera dubbel betalning för en av mina leverantörsfakturor.
Hur gör jag det?

Om det inte går, då är det bra om ni skapar sånt möjlighet för oss, för att det är bra att ha koll på dubbelbetalda leverantörsfakturor och bevaka till dem återbetalas eller att det ska justeras mot andra räkningar.
Foto på Elena

Elena

  • 510 poäng 500 badge 2x thumb

Publicerades för 6 år sedan

  • 8
Foto på Joakim Karlsson

Joakim Karlsson, Fd Produktspecialist Visma Lön

  • 35,320 poäng 20k badge 2x thumb
Hej!
Det går att registrera en överbetalning på leverantörsfakturorna. Programmet ger dig dock en varning när du försöker göra det, för att uppmärksamma dig på att du kanske angett fel belopp, men den kan du klicka dig förbi.

Om du vill registrera betalningen inne på leverantörsfakturan går du till fliken Betalningar, m m. Där klickar du Kommando - Ändra betalstatus, anger beloppet som betalats in samt vilket konto som belastades och klickar på OK. Nu kommer varningen upp, klicka på Ja för att komma vidare och registrera betalningen.
Foto på Elena

Elena

  • 510 poäng 500 badge 2x thumb
Tack för svaret!

Jo, det vet jag om man betala samma dag och från samma kontot, då hjälper din beskrivning.
Men....., men om jag betalar med några dagar mellanrum eller från annat kontot, då kan jag inte registrera den dubbelbetalning på redan fulltbetald leverantörsfakturan.

Min önskemål är att vi(som jobbar med programet) kunde göra det oavsett det var redan registrerad en utbetalning för en av leverantörsfakturor.
Foto på Joakim Karlsson

Joakim Karlsson, Fd Produktspecialist Visma Lön

  • 35,320 poäng 20k badge 2x thumb
Hej igen!
Nej du kan inte först göra en fullbetalning av fakturan och sedan betala ytterligare belopp på den när saldot är noll, det stämmer.

Men jag ändrar ämnet till en idé och för den vidare till vår utvecklingsavdelning så får de fundera på om det här är något vi ska införa till kommande versioner.
Foto på UON

UON

  • 304 poäng 250 badge 2x thumb
This reply was created from a merged topic originally titled
Möjlighet att registrera dubbelbetalningar på redan slutbetalda fakturor, både avseende kund- och leverantörsfakturor..


Önskemål avseende alla Visma Administrations-program samt Visma fakturering:

Vill kunna registrera betalning på fakturor, både avseende kund- och lev.fakturor, efter att de redan är slutbetalda. Detta önskemål uppkommer framförallt när t.ex. kunder dubbelbetalar en faktura eller att företaget dubbelbetalar en lev.faktura.

Om fakturan betals med ett för stort belopp första gången, så kan man ju bokföra hela beloppet mot fakturan och den får då ett minussaldo i reskontran, men om "överbetalningen" eller dubbelbetalningen kommer efter att fakturan bokförts som betald första gången, så går det inte registera någon mer betalning på fakturan och det är den möjligheten att kunna registrera betalningar på redan fullbetalda fakturor som vi efterfrågar.

Om man kan registrera ytterligare betalningar på en faktura, så kan man på ett enkelt sätt i reskontran se om kunden har pengar tillgodo från tidigare dubbelbetalning som antingen kan återbetalas till kunden eller kvittas mot framtida faktura. Då slipper man den krångliga hanteringen att manuellt behöva hålla kolla på vilka kunder som dubbelbetalt sina fakturor om man måste bokföra dubbelbetalningarna manuellt på annat konto i bokföringen. Detta kanske fungerar om det är en liten kund med få kunder, men om det är en kund som har en större kundkrets och många felbetalningar kommer in, då kan processen att hålla koll på dubbelbetalningar bli både tidsödande och kostsam för företaget.
Foto på Annie Karlsson

Annie Karlsson, Employee

  • 3,282 poäng 3k badge 2x thumb
Jag slår ihop din idé med denna tråden så att får vi det samlat på ett ställe.

Tack så mycket för att du tar dig tid att framföra dina synpunkter!

/Annie
Foto på Dan

Dan

  • 982 poäng 500 badge 2x thumb
Hej Annie och Joakim,

Det här är samma problem/funktionskrav som det ställts frågor och lämnats idéer om när det gäller kunders delbetalningar/överbetalningar där Anna Svensson, bl.a., varit moderator.

Då problematiken är paralell, och många uppenbarligen har behov av en mer dynamisk reskontra, såväl kund- som leverantörsreskontra, vore det kanske idé att ta tag i utveckling?

Mvh/Dan
Foto på Helene Struthers

Helene Struthers, Product Manager

  • 46,980 poäng 20k badge 2x thumb
Officiellt svar
Hej,

Tack för input i tråden. Vi har inte med detta i planen just nu men kommer bevaka intresset här i tråden tillsvidare. Om det finns en efterfrågan tar vi höjd för det när vi prioriterar funktioner till framtida uppdateringar.
Foto på Johnny H

Johnny H

  • 132 poäng 100 badge 2x thumb
Hej, skönt att se att jag inte är ensam om att tycka det är pyssligt med dubbelbetalningar.

Jag har ett system att skapa kreditfakturor på det överskjutande beloppet med text när betalning skett samt när dubbelbetalning skett, kunden kan då använda den vid nästa betalningstillfälle.

Tycker att jag då får en tydlig överblick samt att det är lätt att gå tillbaka till underlagen.

Beloppet bokförs som förskott.

Om ej regelbunden kund vänder jag tillbaka beloppet direkt.(har skapat konto för detta med namn - felbetalning).

M V H Helena
Foto på UON

UON

  • 304 poäng 250 badge 2x thumb
Hej!
Ville bara påpeka att det är stor risk att det blir fel bokföringsmässigt (även avseende moms och intäkter) om man gör kreditfakturor på det dubbelbetalda beloppet, om man inte tänker sig väldigt noga för när man gör kreditfakturan och hur man ska boka bort den sedan när den används. Skapar man en sådan "kreditfaktura", som inte är en kreditfaktura i egentlig mening, så får det ju dels inte vara någon moms på den och den får heller inte bokas mot något intäktskonto för då minskar ju intäkterna, vilket inte är meningen i detta fallet. Om man dock gör ”kreditfakturan” rätt i sitt system och sedan skickar man kreditfakturan till kunden så är risken stor att kunden inte heller vet hur de ska bokföra den för att det ska bli rätt.

Känns som det blir mer krångel att fixa en ”kreditfaktura” på rätt sätt för att lösa detta problem, än att bara boka in dubbelbetalningen manuellt på ett förskottskonto i bokföringen och sedan när ev nästa faktura till samma kund skickas ut så kan man boka förskottsbetalningen mot fakturan genom att välja förskottskontot (istället för t.ex. bankgiro) som betalsätt när man registrerar förskottsbeloppet som betalning mot den nya fakturan beloppet bokas som avbetalning på denna.

Ville bara påpeka detta för om du gör vanliga kreditfakturor på beloppet, så ger du ju kunden rabatt med samma summa som de dubbelbetalt och det är ju inte tanken.

Så Visma, det skulle vara tusen gånger enklare att hålla koll på alla överbetalningar och dubbelbetalningar om det skulle gå att registrera dem på de fakturor som de avser, även om fakturan redan är fullbetald sedan tidigare.
Foto på Johnny H

Johnny H

  • 132 poäng 100 badge 2x thumb
Hej! En kredit ska väl ses som ett tillgodo hos motparten...

Vi får väl utgå ifrån att kunden har bokfört fakturan två gånger, med moms och allt och har då såklart ett tillgodo på det. Kreditfakturan vänder ju även momsen.

Om man bokför minussaldo så måste ju kunden själv hålla koll på vilket fakturanummer dom överbetalat på- det är ju inte överskådligt för någon och mitt tycke inte ett hanterbart förfarande.
Kunden behöver också ett korrigeringsunderlag i sin bokföring.

En överbetalning ses som ett förskott d v s en intäkt. (för ej ännu levererad vara/utfört arbete).

Man ska kunna hantera både att skapa och lägga in kreditfakturor om man sköter bokföring.

// Helena
Foto på UON

UON

  • 304 poäng 250 badge 2x thumb
Jovisst är en kredit ett slags tillgodo, men det ska ju vara ett tillgodo pga ni fakturerat kunden för mycket tidigare. I detta fallet har ni ju fakturerat rätt, så då krediterar ju kreditfakturan den ursprungliga korrekta fakturan, vilket ju blir fel. Det som skulle kunna rätta till det i din bokföring och boka dubbelbetalningen/förskottet från kunden är ju att du skapar en ny debetfaktura som du bokför den dubbla inbetalningen mot och samtidigt som du gör en kreditfaktura på samma belopp. Du skickar båda dessa till kunden i så fall. Har då kunden betalt fakturan två gånger så kan kunden bokföra sin dubbelbetalning mot den nya debetfakturan (eller sätta in den som underlag i bokföringen för sin dubbelbokföring av den första fakturan om det inte är så att det hamnar i fel momsredovisningsperiod) och sedan har kunden kreditfakturan tillgodo för att kunna kvittas mot framtida fakturor från er.

Om kunden bokfört fakturan två gånger kan man ju aldrig veta och inget man kan utgå ifrån. Om kunden har bokfört fakturan två gånger så måste ju kunden korrigera detta själv i sin bokföring, då ju kunden inte har en faktura som underlag som rättfärdigar den dubbla kostnaden och momsavdraget i "dubbelbokningen" så att säga. Om du utfärdar en ny faktura på det dubbelbetalda beloppet så kan ju dock kunden använda detta som underlag för dubbelbetalningen, men om inte det sker så måste ju kunden korrigera dubbelbokföringen av fakturan i sin bokföring.

Kunden måste ju själv ha koll på om han/hon råkat dubbelbetala en faktura. Hade kunden kunnat registrera dubbla betalningar på en faktura i sin reskontra, så skulle kunden lätt kunna hålla reda på eventuella dubbelbetalningar på detta sätt. Hoppas Visma kan ge oss denna möjlighet snart.

Du har säkert koll på så att du får det hela rätt redovisat i din bokföring. Det är ibland svårt att beskriva exakt hur man gör så här i text.

Håller med om att de som jobbar med bokföring måste kunna både bokföring ordentligt samt hur man hanterar både debet- och kreditfakturor. Jag som jobbar som auktoriserad redovisningskonsult på byrå ser tyvärr alltför ofta folk som bokför helt uppåt väggarna fel. Tror inte ibland företagen förstår hur mycket pengar de skulle sparat om de satsat på att anställa folk som är duktiga på bokföring istället för att låta konsulter stämma av och rätta till det hela inför boksluten varje år.
Foto på Johnny H

Johnny H

  • 132 poäng 100 badge 2x thumb
På kredit faktura som man skickar till kunden lägger man in en artikel som man skapar i sitt artikel register ex. "dubbelbetald faktura" i mitt fall art.nr:666, koppla den till kontot för förskottsbetalning.
Foto på tj

tj

  • 1,356 poäng 1k badge 2x thumb
Har också haft kunder som betalat sina fakturor flera gånger med några dagars mellanrum och som det är nu så blir det mycket manuellt arbete och små lappar för att hålla koll på det. Det hade varit mycket enklare om det gick att lägga in på fakturan direkt! Undrar hur de som gjorde programmet tänkte att man skulle göra i sådana här situationer, men de kanske trodde att det inte finns någon som betalar en faktura två gånger...
Foto på Richard

Richard

  • 90 poäng 75 badge 2x thumb
Jag skulle också vilja ha denna funktion, dessutom en funktion där det går att registrera ett tillgodosaldo på en kund. Det händer relativt ofta att en kund betalar för mycket på ROT/RUT fakturor när de får en påminnelse.

Detta är snarare en regel hos oss när vi skickar ut påminnelse.
Foto på Linnea

Linnea

  • 60 poäng
Hej, sitter och stämmer av inbetalningar i en förening med många medlemmar där dubbelbetalningar är onödigt vanligt. Nyfiken på om det är på gång något utifrån den här tråden? Att bokföra manuellt utan koppling till reskontra är ingen bra lösning. Så länge dubbel/överbetalningen sker samma dag fungerar det ju som tidigare nämnts i tråden men om inte blir det bara struligt. Har provat att använda kontaktfakturor mot skuldkonto, men det ger ju ingen indikation i reskontra att det finns en tillgång/skuld.
(Redigerad)
Foto på Helena Andersson

Helena Andersson, Application Specialist Administration/Tid/Autocollect/AutoInvoice

  • 7,376 poäng 5k badge 2x thumb
Hej Linnea!
Förstår din tanke. Nej det har inte något vi har implementerat i dagens version. Vi får ta upp det igen nu när vi har ny databas även i förening.