Koppla inskannade dokument i Administration

  • 49
  • Idé
  • Uppdaterades för 2 år sedan
  • Under bevakning
  • (Redigerad)
Arkiverad och stängd

Denna konversation är inte längre öppet för kommentarer eller svar och communityns medlemmar kan inte se det längre.

I Visma Administration kan man koppla dokument till Kunder och Leverantörer.
Det hade varit fantastiskt om det även gick att koppla dokument till leverantörsfakturor, avtal (ADM1000) och även kundfakturor.
Helst ska man kunna koppla flera olika dokument till varje post.
Då hade man kunnat koppla inskannad leverantörsfakturor, hyresavtal, faktureringsunderlag etc.

Detta hade gjort ett bra program så mycket bättre.

Foto på U Wehtje

U Wehtje

  • 2,522 poäng 2k badge 2x thumb

Publicerades för 7 år sedan

  • 49
Foto på Joakim Karlsson

Joakim Karlsson, Fd Produktspecialist Visma Lön

  • 35,320 poäng 20k badge 2x thumb
Hej!
Jag ska föra vidare din idé till vår utvecklingsavdelning som får ta ställning till den. Tack för att du tog dig tid att framföra din synpunkt till oss!
Foto på Magnus Wallstrom

Magnus Wallstrom

  • 132 poäng 100 badge 2x thumb
Jag tycker också att det är angeläget att kunna koppla dokument till framförallt kundfakturor, men naturligtvis till alla olika delar.
Vi har slutat arkivera papperskopior, och därför är det ännu mer angeläget att kunna koppla tex faktura-underlag.
Foto på Helene Struthers

Helene Struthers, Product Manager

  • 46,930 poäng 20k badge 2x thumb
Hej,

Tack för era synpunkter. Har ni provat att använda Visma Mobil Scanner för koppling av underlag till verifikationer och leverantörsfakturor? Appen gör det möjligt att fota dokument med telefonen och få tillgång till dem i Visma Administration. Med Koppla underlag-funktionen i programmet kan du koppla flera bilder till samma verifikation/leverantörsfaktura. Skulle det vara önskvärt att en sådan funktionalitet fanns i de programdelar ni beskriver?

I en annan tråd finns förslag på att kunna utöka den här funktionen med att kunna koppla mejlade eller scannade dokument till programmet utan att gå via mobilen:
https://forum.vismaspcs.se/visma_spcs...
Foto på U Wehtje

U Wehtje

  • 2,522 poäng 2k badge 2x thumb
När jag såg nya Visma Mobil Scanner hoppades jag att denna funktion kunde användas för att koppla PDF-dokument till verifikat, leverantörs- och kundfakturor men vad jag förstått så går det inte.
Med en vanlig scanner får man enkelt perfekta kopior av underlagen. Att gå omvägen via mobiltelefonen ger dåliga kopior och är omständigt fungerar inte i vår verksamhet.
Detta är funktion som står allra högst upp på vår önskelista.
Hade Visma fått en bra funktion för detta hade det varit en fantastsikt programförbättring.

Jag ser två vägar för enkelt handhavande.
1. En funktion vid registrering av verifikat och fakturor där man skannar i smaband med registreringen.
2. Man samlar pdf-dokument i en SPCS-mapp som sedan kopplas till verifikat eller fakturor.
Foto på Fredrik

Fredrik

  • 302 poäng 250 badge 2x thumb
Att kunna scanna in fakturor och kvitton står helt klart högt på önskelistan för förbättringar :)

I många fall smidigare att använda scanner eller kunna koppla en pdf fil istället för att behöva gå omvägen att använda sin telefon
Foto på KG

KG

  • 110 poäng 100 badge 2x thumb
Jag hade en enkel lösning i ett tidigare system där man kunde använda vilken scanner som helst eftersom man samlade alla dokument (PDF) i en mapp och döpte filerna till leverantörsfakturanumret som Visma ger. Då fanns det bara en knapp där man klickade för att visa fakturan. Enkelt tyckte jag. Det skapar alltid krångel om man ska använda scannringen vid registeringen även om det kanske är en mer avancerad lösning, men jag är inte säker på att alla användare av era program har behovet av en sådan funktion. Däremot har jag saknat att kunna titta på fakturorna utan att söka i pärmar. Det finns bra program för att döpa om filer i nummerordning (Rename your files).
Foto på Jonas Bodin

Jonas Bodin

  • 102 poäng 100 badge 2x thumb
Jag skulle vilja att man kunde koppla dokument till individuella beställningar, order och fakturor i Visma Administration. På samma sätt som man kan koppla dokument till artiklar i artikelregistret.

Då slipper man en massa utskrifter och kan istället nå bekräftelser från leverantör, orderunderlag och fakturaunderlag direkt i programmet.

This reply was created from a merged topic originally titled
Koppla dokument till beställning, order och faktura i Administration 2000.
Foto på Anna Svensson

Anna Svensson, Community Manager

  • 93,494 poäng 50k badge 2x thumb
Hej!

Jag slog ihop din idé med den här redan befintliga tråden. På så vis får vår utvecklingsavdelning en samlad bild.

/Anna
Foto på Oskar

Oskar

  • 184 poäng 100 badge 2x thumb
Koppla dokument till order står högt på vår önskelista också.
Alternativt en valmöjlighet att automatiskt skapa en mapp för varje ordernummer och en länk i orderfönster till mappen.
Foto på TobbeF

TobbeF

  • 102 poäng 100 badge 2x thumb
Önskar att knyta en mapp till varje order i likhet med att jag kan knyta ett dokument till artiklar. Detta skulle underlätta att finna övrig dokumentation knuten till ordern, ritningar, beställningsdokument etc. / tobbe

This reply was created from a merged topic originally titled
Knyta dokument till order.
Foto på Anna Svensson

Anna Svensson, Community Manager

  • 93,494 poäng 50k badge 2x thumb
Jag la till din idé i listan över diskussioner kring att koppla dokument och mappar till olika moduler i programmet.
Foto på johangeorg

johangeorg

  • 556 poäng 500 badge 2x thumb
Vi får in i princip alla order på pdf idag, en del kunder skickar andra dokument. Idag arkiverar vi det i en mapp där vi döper underlaget till samma nummer som ordern. Men tänk om man hade bara kunnat dra och släppa in dokumentet på en order i Visma Administration och att det då sparades där. Sen kan man enkelt ta upp kundens order och se vad de har skrivit om det är några oklarheter.
Foto på Helene

Helene

  • 162 poäng 100 badge 2x thumb
This reply was created from a merged topic originally titled
Dokumentkoppling på faktura i Administration.


Hej, vi efterlyser en dokumentkoppling mellan kundfaktura och dokument tillhörande fakturan!
Ex: Om jag vill skicka med ett Excel ark till kunden så skulle jag vilja göra en koppling dessa emellan, på liknande sätt som man gör i leverantörsfaktureringen.
Där kan man ju följa dokumentet som man har registrerat information ifrån via flik 3..........Helene.
Foto på Per Nyquist

Per Nyquist, Moderator

  • 43,442 poäng 20k badge 2x thumb
Jag infogar ditt inlägg i en tidigare tråd där liknande funktionalitet diskuteras. Tack för dina synpunkter!
Foto på sussili

sussili

  • 94 poäng 75 badge 2x thumb
Jag använder ADMIN 2000 och skulle vilja ha dessa kopplingar även där.
Foto på Bertil Erlandsson

Bertil Erlandsson

  • 94 poäng 75 badge 2x thumb
This reply was created from a merged topic originally titled
"koppla underlag" till leverantörsfakturor från en pdf-fil - Administration.
Foto på Anna Svensson

Anna Svensson, Community Manager

  • 93,494 poäng 50k badge 2x thumb
Hej!

Ett liknande önskemål har kommit tidigare i vårt forum. Jag slår ihop dem så får vi allt samlat på samma ställe!
/Anna
Foto på kehul

kehul

  • 254 poäng 250 badge 2x thumb
Hej,
Hur ser det ut med detta ärende?
Detta önskemål om att koppla fler en ett dokument till resp kund samt även till avtal är stort hos oss.
Foto på Helene Struthers

Helene Struthers, Product Manager

  • 46,930 poäng 20k badge 2x thumb
Hej hej,

Jag uppdaterar så gärna om status. :)

Just nu har vi full fokus på att förverkliga flera stora önskemål som lyfts här på forumet. Om ni går till startsidan på forumet och väljer produkt längst ner på sidan, så kan ni se hur ideerna ser ut per program och vilka ideer som är mest populära (flest antal röster). Det är till stor del den listan vi utgår ifrån i vår planering, eftersom det är framröstat av användarna själva.

Önskemålet att kunna koppla olika dokument och underlag till fler funktioner i programmet är något som vi kommer utreda närmare lite senare under året, vi löser det alltså inte till den närmaste versionen som vi jobbar på just nu. Era argument och synpunkter har visat klart och tydligt att vi behöver göra något åt detta, så nu är det bara en tids- och prioriteringsfråga.

Jag har skrivit lite om hur vi tänker kring lagring av dokument i forumstråden som jag länkade till i mitt tidigare svar också, så gå gärna in och kika där.
Foto på Ann-Marie

Ann-Marie

  • 92 poäng 75 badge 2x thumb
This reply was created from a merged topic originally titled
Utskrift: Årligt avtal med unika kunder.


Hej!

Vi bedriver en säsongsverksamhet där vi varje år skriver ett avtal med varje enskild kund.
Avtalet är ca en A4 med upplägget:
Namn
Adress
kundnummer
--------
Förhållningsregler
Säsongspris
--------
Namnunderskrift + förtydligande

Frågan blir, om det finns en funktion/mall som kan ha den statiska avtalsinformationen där varje enskild kunds namn,adress och pris kan skapa unika avtal.

Tack på förhand
Foto på Dan

Dan

  • 982 poäng 500 badge 2x thumb
Hej,
Om avtalet inte också är en faktura, kan du väl göra en mall i word eller excel?
Problemet, om det är stort nantal, blir att du nog måste manuellt koppla avtal o ev. senare faktura i Adm 500.

Är avtalet också en faktura, kan du väl "bara" skapa en ny Fakturamall som innehåller dina poster, alternativt lägga upp textrader med önskat innehåll.

Det här kanske inte var till någon hjälp....

Dan
Foto på Sune

Sune

  • 82 poäng 75 badge 2x thumb
This reply was created from a merged topic originally titled
Inskanning/tolkning av leverantörs fakturor - Administration.


Inskanning/tolkning av leverantörs fakturor. Skulle man kunna tänka sig att man i Visma Administration lade till en funktion där man kan skanna in lev.fakturan och sen manuellt skriver in uppgifter som faktnr etz och konterar, eller ändå hellre skannade in fakturan och skickade över den till Visma för tolkning och får tillbaka underlaget för att bara kontera. Allt för att samla all information under samma program.
Foto på pisun

pisun

  • 730 poäng 500 badge 2x thumb
This reply was created from a merged topic originally titled
Koppla inskannade dokument.


De uppgifter jag vill kommer med direkt i programmet är fakturanr, ocr nr., brutto belopp, momsbelopp, fakturadatum och förfallodatum, vissa uppgifter kan man ju visserligen lägga in på leverantöresuppgifterna tex 30dagar bet. villkor. Men sen kan jag sköta konteringen manuellt.

Notera: Det här ämnet skapades från reply i ämnet Inskanning/tolkning av leverantörs fakturor - Administration
Foto på Helene Struthers

Helene Struthers, Product Manager

  • 46,930 poäng 20k badge 2x thumb
Officiellt svar
Hej på er,

Ni har väl inte missat nyheten i senaste versionen av Visma Mobil Scanner och Visma Administration? Nu går det att mejla en leverantörsfaktura vidare från sitt e-postprogram eller fysisk scanner till Visma Mobil Scanner och vidare in i ekonomiprogrammet.

Spana gärna in den här filmen: https://www.youtube.com/watch?v=BDNXe...

Information om nya funktionen finns att läsa här: http://www.vismaspcs.se/visma-support...

:)
Foto på goranofredrik

goranofredrik

  • 1,234 poäng 1k badge 2x thumb
Det här svaret skapades från ett sammanslaget ämne som hette Bifoga filer till varje typ av "objekt".

Saknar möjlighet att kunna knyta filer till offert, order, faktura och beställning.

Ex. offerter
Vissa offerter kräver flera extra filer för att innehållet i själva offerten ska bli meningsfullt, exempelvis broschyr, instruktion, bilder, etc. Det vore då smart att kunna ladda upp filer till varje offert för att kunna hålla koll på de relevanta dokumenten i framtiden, när de eventuellt kan komma att behövas. Om man fick önska skulle man givetvis ladda upp filen "till programmet" och inte bara länka till filerna för att säkerställa sökvägen.

Jag förstår givetvis utmaningarna med det då databasen i teorin skulle kunna bli obekvämt stor att hantera vid ex. backup efter ett par år i tjänst och tusentals offerter och filer. Men man kanske skulle kunna lösa det med någon slags central molnlagring, ungefär som ett arkiv/bibliotek i ert moln för att sedan därifrån kunna länka filerna till det specifika objektet? I sådana fall bör placeringen av filen i var och ens moln vara oberoende av placering (mappnivå ex.) och istället knytas direkt till själva filen, på precis samma sätt som Google Drive fungerar. D.v.s, delar jag en fil kan jag sedan flytta den inom min Drive och fortfarande behålla "länkbarheten".

Jag antar att sammanfattningsvis så skulle det bli ett slags dokumenthanteringssystem.
Foto på Helene Struthers

Helene Struthers, Product Manager

  • 46,930 poäng 20k badge 2x thumb
Hej, tack för din beskrivning. Idag finns möjlighet att koppla dokument till verifikationer och leverantörsfakturor i programmet via Visma Mobil Scanner. I den här tråden har vi fått önskemål på att koppla underlag till fler dokumenttyper i programmet, precis som du skriver, så vi är medvetna om att det hade varit uppskattat. Vi har med i planen att titta på möjligheterna för det på sikt. 
Foto på Curt Cederborg

Curt Cederborg

  • 204 poäng 100 badge 2x thumb
Det här svaret skapades från ett sammanslaget ämne som hette Koppla dokument till ordererkännande.

Det här svaret skapades från ett sammanslaget ämne som hette Koppla dokument till ordererkännande- Visma Administration 1000/2000.

De flesta beställningar kommer som pdf dokument. Jag vill kunna knyta beställningen till ordererkännandet på samma sätt som man kan gör med leverantörsfakturan. Där kopplar jag leverantörens faktura till min leverantörsfaktura via fliken spårning - dokument.

Notera - Den här konversationen skapades från ett svar på: Koppling mellan order och beställning - Administration.
Foto på sharkgordon

sharkgordon

  • 2,234 poäng 2k badge 2x thumb
Att kunna utveckla mobilscanner funktionerna till fler områden, som att kunna koppla underlag till offert, order mm hade varit suveränt.
Foto på Ann Movitz

Ann Movitz

  • 278 poäng 250 badge 2x thumb
Det här svaret skapades från ett sammanslaget ämne som hette Koppla dokument till order och beställning.

Artiklar går ju att koppla till dokument, likaså kunder och leverantörer. Har ett önskemål att på exakt samma sätt ha möjlighet att koppla dokument till Order, Beställning och offert. På så vis kan vi koppla kundens skriftliga order, leverantörens skriftliga orderbekräftelse eller kundens offertförfrågan till respektive order/beställning/offert i Visma och behöver inte skriva ut och arkivera.
Foto på Anneth

Anneth

  • 606 poäng 500 badge 2x thumb

Saknar funktion att scanna in skrivna avtal till just Avtal i Visma Administration 2000, Vi använder Avtal till att hålla koll på hyresavtal och det vore bra att kunna ha avtalet tillgängligt i Visma, så man slipper hämta det i kassaskåpet.

Foto på Daniel Englund

Daniel Englund

  • 102 poäng 100 badge 2x thumb
Saknar också möjligheten att bifoga dokument i programmet. Har Administration 2000 och vill framförallt bifoga dokument till offerter men även fakturor mm. Väldigt konstigt att man inte kan detta redan i nuläget. Särskilt med tanke på hur få rader man får med på varje faktura eller offert-sida. Vill man skriva en beskrivning av en tjänst eller liknande som ingår i offerten så blir det väldigt många sidor. Och nu för tiden är det mycket man skall ha med om man skall gardera sig juridiskt. Eller så får man skriva separata avtal. Men även dessa skulle man ju då vilja ha sparade i elektronisk form knutna till offerten.

Den här konversationen är inte längre öppen för kommentarer eller svar.