Kreditnota och LB-fil - eEkonomi

  • 0
  • 1
  • Fråga
  • Uppdaterades för 1 vecka sedan
  • (Redigerad)
Nu kommer nästa fråga angående LB-fil. Vi har fått en kreditnota från en leverantör. Vid nästa registrering av en faktura från den leverantören frågar eEkonomi om kreditnotan ska kvittas. Vi svarar då Ja och tror att allt ska bli OK. Men inte! Låt mig förenkla siffrorna lite:
Krediten var på 800:-. Fakturan var på 1000:-. Systemet bokförde kvittningen automatiskt och fakturan har ett restbelopp på 200:- att betala.
Så när fakturan betalas i framtiden blir betalningen 200- och inte 1000:-. Och detta får leverantören ingen information om! Jag har kontrollerat vilken meddelandetext som står i bankens kommande utbetalning. Bara fakturanumret. Inte numret på kreditnotan!

Med andra ord totalt åt skogen. Om systemet hanterar kvittningen automatiskt måste ju leverantören få full information.

Det är tydligt att vi får helt skippa att hantera kreditnotor automatiskt. Det finns bara ett sått att göra och det är att registrera sådana för manuell betalning och därefter logga in på banken och ta bort första faktura till aktuell leverantör för att registrera om den i banken med nytt belopp och med såväl fakturanummer som kreditnotenummer i meddelandefältet.

Varför ska det vara så svårt att göra rätt?
Foto på Lars R

Lars R

  • 10,270 poäng 10k badge 2x thumb
  • besviken!

Publicerades för 1 vecka sedan

  • 0
  • 1
Foto på lw

lw

  • 4,976 poäng 4k badge 2x thumb
Jag använder enbart kvittning när summorna är desamma på faktura och kreditnota. Inte annars.

Är det olika belopp på debet och kredit, betalar jag bägge samtidigt och då bägge i sin helhet. Då kommer informationen med om vilka fakturor/kreditar det avser. I och med att du gjort en internkvittning på en del av beloppet, begriper inte programmet att du vill att kvittningsinformationen ska med. Programmet tycker att du gjort en delbetalning när du betalat som du gjort, inte en kvittning. Däremot kommer all info med om du betalar debet/kredit i sin helhet istället.


Mvh Lena
Foto på Lars R

Lars R

  • 10,270 poäng 10k badge 2x thumb
Tack för svar.  Att programmet gör fel verkar vi vara överens om. Jag får ju frågan om jag vill kvitta. Om systemet bara fungerar korrekt om beloppen är lika borde systemet reagera och vägra kvitta. 
Sedan förstår jag inte alls vad du menar med att betala båda. Det finns ingen möjlighet att betala en kreditnota.  
Foto på lw

lw

  • 4,976 poäng 4k badge 2x thumb
Det handlar om hur man uppfattar ordet "kvitta". Jag tycker att en kvittning är när en kredit och en debet tar ut varandra och man "betalar" dessa i sin reskontra. Du och jag tänker på olika sätt när vi hör det här ordet och det är inget konstigt med det.

Vad jag menar med att "betala båda":

Du har en faktura på 1.000:-
Du har fått en kreditnota också, på 500:-

Båda dessa kommer från samma leverantör.

Om du betalar på fil, och lägger med båda dessa i betalfilen, blir "båda betalda", d v s banken gör en nettning (betalar nettobeloppet) och leverantören får uppgift om vad som hänt. Om leverantören hämtar hem en betalfil från sin bank, kommer både debetfakturan och kreditnotan att vara med och bockas bort hos dem som betalda och slutförda i deras reskontra när filen lästs in.

Om du bara betalar ett delbelopp, i och med att du gjort en internkvittning på en del av fakturan hos dig, får inte leverantören denna information, utan får bara veta att du betalat en del av en viss debetfaktura.

Om ekonomiavdelningen hos din leverantör hade rutin på att regelmässigt skriva ut kundreskontror och granska dessa, skulle de se att det finns ett debet- och ett kreditbelopp som tar ut varandra på ditt bolag. Då skulle de kunna kvitta bort det hela hos borta hos sig. Tyvärr tror jag att det är ovanligt idag att sådan kontroll sker regelmässigt. Det är ju inte direkt ett upphetsande jobb, att gå igenom en reskontra...

Mvh Lena