Attest av leverantörsfakturor - Visma Administration

  • 2
  • Idé
  • Uppdaterades för 3 år sedan
  • Inte planerade
  • (Redigerad)
Arkiverad och stängd

Denna konversation är inte längre öppet för kommentarer eller svar och communityns medlemmar kan inte se det längre.

Jag sitter på ett ställe och får all post till mig. Däremot sitter personen som ska godkänna leverantörsfakturorna på ett annat ställe och jag undrar om det finns något sätt där jag kan skicka över leverantörsfakturorna till honom för attest?
Foto på Maria G

Maria G

  • 90 poäng 75 badge 2x thumb

Publicerades för 3 år sedan

  • 2
Foto på Johanna Åberg

Johanna Åberg, Champion

  • 3,100 poäng 3k badge 2x thumb
I Visma finns denna funktion inte idagsläget men det finns flera tilläggsprogram man kan köpa till och koppla via Visma Integration. Tex Swinx ScanLev är ett sådant program. http://www.swinx.se/scanlev

Alternativet är att du får scanna alla fakturorna till honom och skicka på mailen, för att få godkännande tillbaka på mailen. Men det är ju ett krångligare alternativ.
(Redigerad)
Foto på Maria G

Maria G

  • 90 poäng 75 badge 2x thumb
Går det att koppla till Conrab Opto?
Foto på Johanna Åberg

Johanna Åberg, Champion

  • 3,100 poäng 3k badge 2x thumb
Conrab Opto påstår sig funka med 30-tal affärssystem, så det bör säkert funka. Det kollar du med Conrad Opto direkt. Dock för att få det att fungera i Visma, måste du lägga till tilläggstjänsten Visma Integration https://vismaspcs.se/produkter/fler-produkter/visma-integration
Dock brukar det funka att bara ringa in till Visma och be dem aktivera det och uppdatera licensen om jag inte minns fel.
Foto på Davor P

Davor P, Champion

  • 24,514 poäng 20k badge 2x thumb
Hej,

Det finns ytterligare en variant.

Är den endast EN individ som skall attestera alla fakturor?

I så fall rekommenderar jag att ni har ett epost alias för inkommande fakturor (ekonomi@dittforetag) som vidarebefordras till er båda. På så sätt kan den attesterande hojta till NÄR NÅGOT ÄR FEL. I övriga fall är det bara för dig att attestera resterande fakturor.

Problem uppstår givetvis när du skall behandla fakturor som kommer med posten.

I det fallet får du scanna och maila vidare för attest. De flesta multifunktions skrivare med scanner brukar komma med OCR programvara för texttolkning.

DOCK är mina förslag lite tidskrävande.

det kan vara värt att titta på integrationslösningar som tar hand om alla fakturor. SVINX är ett alternativ, men jag har inte arbetat med deras lösning, men det kan vara värt att slå dem en signal.

Som jag ser det har du 3 alternativa lösningar

1. helhetslösning där alla inkommande fakturor behandlas i ett försystem typ SVINX
2. Autoinvoice inläsning av alla fakturor som du sen kan maila vidare för goköännande
3. Delad epost där alla mailade fakturor kan ses av er båda. Manuell scanning och vidarebefordran av fakturorna för attest.

Davor
Foto på Rozen

Rozen

  • 270 poäng 250 badge 2x thumb
Jag har ett förslag till Visma. Det är att ekonomen kan lägga in alla fakturor i programmet. När det är gjort får den person som har attesträtt gå in på alla fakturor och bocka i rutan Attesterad. Då ska det automatiskt loggas i Attest-rutan vem som varit inne på fakturan och attesterat den med datum och tidsstämpel. Därefter kan ekonomen journalföra och skicka fakturorna för betalning. Tycker inte att det borde vara så svår programmering att få till.
Foto på Rozen

Rozen

  • 270 poäng 250 badge 2x thumb
Ännu bättre vore om det kunde läggas in en likadan ruta till för en attestperson till, eller en "godkännande-person".

Hos oss är det först en person (beställaren) som ska godkänna sin faktura, och sen ska en annan person attestera fakturan i fråga. Därför vore det bra om det funnits två rutor. En "godkänd" och en "attesterad".

I övrigt som mitt första inlägg ovan.
Foto på Rozen

Rozen

  • 270 poäng 250 badge 2x thumb
Jag föreställer mig att det vore lätt för Vismas programmerare att fixa detta inne i det befintliga Visma-programmet. Så vi slipper dyra integrationslösningar. För det vill vi inte ha. Lösningen finns ju nästan redan i Visma Administration. Bara för Visma att lägga till en loggning av vem som klickar i bocken "Attesterad", loggning av namn/signatur, tid och klockslag. Piece of cake borde det vara!
Foto på Josefin Harrysson

Josefin Harrysson, Fd Team Manager - Visma Administration, Visma Förening, Visma Fakturering, Visma Tid, Visma Webbfakturering, Visma Compact

  • 1,484 poäng 1k badge 2x thumb
Hej,

Tack för att ni följer tråden och kommer med önskemål. 

Ett mer nyanserat stöd i attesteringen av leverantörsfakturor är en väldigt bra idé. Jag har full förståelse för detta då programmets befintliga attestfunktion lämnar en del att önska. :) Jag kan tänka mig att det finns ett brett spektra av önskemål inom området; allt från enstaka personer som ska attestera, till längre attestflöden där flera personer i given ordning attesterar samma leverantörsfaktura. Därför vill vi gärna ha ännu mer input på vilka behov som finns och hur ni önskar att programmet skulle stödja dessa behov. 

Vi arbetar i dagsläget inte aktivt med förbättringar inom attestering men det är ett av de områden där vi vill göra insatser i framtiden. 
Foto på Rozen

Rozen

  • 270 poäng 250 badge 2x thumb
Hej,

Här kommer lite förslag som jag nu spånat fram:

I företagsinställningar skulle man kunna ställa in (säg 5 st olika mallar) varav en är standardmallen som appliceras på alla fakturor om ekonomen inte manuellt väljer en annan mall.

Standardmallen kan ha (säg upp till 10) olika attestanter. Har företaget endast en eller två, så fyller ekonomen/administratören i ett eller två namn/signaturer i listan, och lämnar övriga 8-9 rader tomma. (Eller att man lägger till en rad för varje ny attestant man önskar ha i sitt företag.

När standardmallen appliceras på alla fakturor så krävs det att de olika attestanterna loggat in på visma var för sig (förslagsvis genom Visma nätverksinstallation). De olika attestanterna bockar sedan i sin ruta (man bör inte kunna bocka i varandras – eller så kanske ska man kunna det – detta kanske också ska vara valbart i företagsinställningar – kanske kan vara bra vid semestrar när inte båda attestanterna finns på plats). När rutan bockats i bör det automatiskt dyka upp en rad bredvid rutan någonstans som anger att ”Adam” attesterat fakturan och så tid och datumstämpel för när detta gjordes, så man skulle kunna följa upp detta bakåt i tiden om man vill.

Ska även ”Bertil” attestera fakturan enligt standardmallen (alltså om företaget har två attestanter) så måste även Bertil ha loggat in i Visma och bockat i sin bock för att fakturan ska kunna ta sig vidare in till betalsidan.

Önskvärt skulle också vara att ekonomen skulle kunna gå runt attestkravet vid tex semestrar om någon attestant inte går att få tag i – så fakturor kan preliminärattesteras – för att kunna betalas – och att sedan den riktiga attestanten ska kunna attestera fakturorna i efterhand. Denna funktion kanske också ska vara valbar i företagsinställningar då kanske inte alla företag vill ha det på det viset. Men hos oss har vi gjort så ibland i pappersformat, att jag som ekonom betalar det jag vet kommer skulle blivit attesterat om attestanten varit på plats. Men om attestanten inte är på plats så har jag vid semestrar o dyl betalat oattesterade fakturor ändå, och så har de fått bli attesterade (på pappersfakturor) i efterhand när attestanten väl kommit tillbaka till jobbet.

Och så tänker jag på om det skulle råka inträffa ett ”katastroftillstånd” om en attestant skulle förolyckas, och aldrig kommer kunna attestera sin faktura. Då vore det bra om en annan attestant skulle kunna attestera i den förolyckade attestantens ställe. Att vi då i företagsinställningar kan lägga till en person till som kan attestera i någon annans ställe.

Eller att man i företagsinställningar kan ange 5 attestanter, men att det räcker att 2 av dem attesterar, de som är snabbast på bollen, och att inte programmet kräver att det måste vara Adam eller Bertil, utan det skulle lika gärna kunna vara Ceasar eller David.

Eller att det alltid måste vara antingen Adam eller Bertil som attesterar den ena rutan, medan den andra rutan skulle kunna attesteras av någon av de övriga som inte attesterat ruta 1, alltså Adam, Bertil, Ceasar, David eller Erik. (Hos oss ska det alltid vara två attestanter nämligen, där Adam eller Bertil alltid måste vara en av de två.)

Det vore bra om det också gick att dra ut en lista på de fakturor som eventuellt inte är färidgattesterade där de kan sorteras på bla. Leverantörsnamn, Leverantörsnummer, Fakturadatum, Förfallodatum och Belopp.

Det finns även önskemål om att kunna skriva informationstexter till fakturor, så det är bra om det finns en sådan ruta, och gärna med en notering om vilken person som skrivit de olika kommentarerna och tidsstämpel även på dem.

Jag skulle också önska (tror det fungerar redan idag) att fakturor kan markeras som attesterade innan de konteras upp. Tex om attestanten går in på fakturan först och attesterar den och kanske skriver någon info om tex vilket projekt den önskar kostnadsföra fakturan på till ekonomen i inforutan (alternativt fyller i det i projektrutan). I vissa företag kanske någon av attestanterna även vill kunna ange kostnadskontot för fakturan. Så lite olika lösningar för olika företag vad gäller detta. Kanske olika behörigheter till olika attestanter som en vet kan kontera, och övriga som inte kan det får inte behörighet till att göra det.

Men som ekonom så vill jag (personligen) vara den sista som ser fakturan innan den betalas så jag ser att den är konterad riktigt.

Jag har säkert missat fler smarta funktioner, men här är i varje fall några jag kommer på som jag tänker borde kunna passa många företag. Ursäkta om texten ovan är lite ostrukturerad.

Foto på Rozen

Rozen

  • 270 poäng 250 badge 2x thumb
En sak till. Vore bra om man kunde klicka sig vidare från den aktuella fakturan man sitter med till historiska fakturor från samma leverantör för att kunna "tjuvkika" hur de konterats historiskt om man skulle behöva fräscha upp sitt minne kring det.
Foto på Joanna Norlander

Joanna Norlander, Fd Produktansvarig - Visma Administration, Visma Förening, Visma Fakturering, Visma Webbfakturering

  • 3,002 poäng 3k badge 2x thumb
Hej Rozen,

Jag blir verkligen glad över att du tar dig tid att beskriva dina behov och även bra förslag på lösningar! Det är vi på Visma Spcs som sköter utvecklingen, men vi är oerhört tacksamma över all den input som vi får från er användare!

Jag gillar idén med att du som ekonom eller administratör ska kunna gå in och välja vilka som ska attestera och även att du alltid ska ha huvudansvaret om någon annan behöver attestera eller om endast du behöver godkänna fakturan för att den ska attesteras i efterhand. Vi har, precis som du skriver, en funktion under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Inköp i programmet för att styra så att leverantörsfakturan blir attesterad per automatik. Det finns även möjlighet att lägga in en kommentar på fakturan.

Vi tar med oss dina synpunkter till diskussionen kring attestfunktionen i framtiden.

Den här konversationen är inte längre öppen för kommentarer eller svar.