Lönehantering och bokföring gällande anställda, Aktiebolag

  • 0
  • 1
  • Fråga
  • Uppdaterades för 5 dagar sedan
  • Besvarad
Hej!

Jag ska nu genomföra min första utbetalning av lön i mitt nystartade aktiebolag.

Jag har dock lite frågor angående hela processen.

1. Tjänsteman eller arbetare. Vi är tre grundare av aktiebolaget som alla tre jobbar aktivt inom verksamheten. Klassas vi då som arbetare eller tjänstemän?

2. Anställningsdatum. Är detta något man måste göra officiellt på något vis eller är det bara att fylla i ett datum i visma lönebesked?

3. Utbetalning och bokföring av reseersättning. Jag har tidigare drivit en enskild firma och då bokfört och betalt ut reseersättningen m.h.a. bankhändelser. Jag har nu sett att i lön så kan man betala ut den där istället. Hur gör jag då så att hela processen blir korrekt från att lägga in "skulden" av reseersättning och sedan betala ut den i lönespecifikationen.

4. Utbetalning och bokföring av resekostnader så som tåg, parkeringsbiljett eller taxi. Samma här som ovan. Hur ska verifikationerna se rätt ut så att det matchas med rätt konton när jag sedan betalar ut denna bit till mig och mina medarbetare via lönespecifikationen.

5. Bokföring och utbetalning av skattefritt traktamente och kostavdrag enligt traktamente. Samma som ovan. Hur bokför jag så att de hamnar korrekt vid registrering och utbetalning.

Tacksam för svar även om det endast gäller en av frågorna!
Foto på David Ragnarsson

David Ragnarsson

  • 72 poäng
  • osäker

Publicerades för 2 veckor sedan

  • 0
  • 1
Foto på Jan @mitomada.se

Jan @mitomada.se

  • 3,676 poäng 3k badge 2x thumb
Hej

1) vad har ni för verksamhet?  gissar att ni bör vara tjänstemän  men är osäker så andra får svara definitivt 

2) För att lösa uppgiften i Visma räcker det med att mata in datumet.  Som delägare i ett företag med 3 delägare kan det nog vara bra om man har ett delägaravtal och ev anställningsavtal skriftligt i händelse av att man blir oense. Ni bör kanske också vara överens hur ni hanterar lön vid frånvaro/sjukdom etc - speciellt om ni inte använder lönesystem som hjälp - så ni slipper irritation pga att ni inte har satt spelreglerna. - även här lite osäker så andra får svara definitivt

3) ska ni använda Visma Lön 300 eller liknande eller använder ni er av lönehanteringen i Visma eEkonomi?

om lönedelen i eEkonomi:
Denna länk visar lite om hur man arbetar med lönebesked - se särskiilt lönearter (klicka och öppna)  där finns vad man kan ange i när man hanterar lönedelar. Om man väljer dessa i lönebeskedet så blir det bokat på rätt konton när man bokför lönebeskedet - och det kommer med iarbetsgivardeklarationen. 
https://www.vismaspcs.se/visma-support/visma-eaccounting/se/content/online-help/b-payroll-create-pay...

Sedan när man betalat ut lön från affärskontot så går man in på lönebeskedet och anger betalt punkt 10 i länken ovan.

Jag som bara är jag i mitt AB använder Companyexpense för alla mina utlägg och läser in utlägg i i appen och skriver kommentarer och sedan skickar in utlägget så bokas det automatiskt på rätt konto och på konto 2893 skuld till ägare. Sedan betalar jag ut det separat ibland och bokar konto 1930 mot 2893. Lönen och traktamentet tar jag i lönedelen i eEkonomi för att få automatiskt rätt i arbetsgivardeklarationen. Om jag skulle använda lönesystem så skulle jag göra även trak etc i Companyexpenseappen.

Väldigt smidigt då jag fotar kvitton direkt och det draggar inte i bokföringen 

Alternativt skaffa affärssystem se nedan, och gör hanteringen där och exportera info till lönesystem via affärssystemet eller ha det som underlag till att mata in i lönedelen i eEkonomi.

det finns något undantag där man måste göra ytterligare manuellbokning för att få bokning på rätt konto - t ex nettolöneavdrag för bilförmån hamnar på ett balanskonto 2790 och ska manuellt bokas om till kostnadskonto se t ex denna 
https://forum.vismaspcs.se/visma_spcs/topics/bokfora-nettoloneavdrag-i-lonemodulen-for-eekonomi?topi...

generellt ska man tänka på att lönedelen i eEkonomi fungerar bra om man inte ska hantera semesterberäkningar och tidberäkningar etc utan bara har rena ersättningar och löner.
Om man har mer avancerat bör man använda löneprogram (och/eller kanske ett enklare affärssystem (finns för 100-500kr per person och månad)  för att även kunna hjälpa till vid kundhantering/prospekt/offert/order/projekt/uppdragshantering och säkra att allt faktureras - samt att de ofta har bra hantering av reseersättningar etc kopplat till kunduppdrag och till anställd - men då smidigast ihop med ett lönesystem - men man kan förstås manuellt föra över till eEkonomi lön.

4) se svaret och första länken i 3)  använder du rätt löneart så blir det rätt konton när du sparar lönebeskedet.

Eller gör som jag Companyexpense och skapa ett konto per delägare t ex 2893 skuld till delägare 1 konto 2894 skule till delägare 2  osv. Mycket smidigat att slippa hålla på samla in kvitton etc - varje person hanterar sin del.
(papperskvitton ska ända sparas i 4 år och digitala bilden i 7 år - men mycket tidsbesparande.

5) som 4)  observera att ha koll på att man även kan behöva ange kostförmån om företaget betalat mat och det inte är kundmöte/extern -  eller  intern- representation.
(Redigerad)
Foto på mikael pettersson

mikael pettersson

  • 61,654 poäng 50k badge 2x thumb
1/
Konto 7220 Lön företagsledare, nu omfattas inte av några kollektiva avtal
Mikael
Foto på Sofia Johansson

Sofia Johansson, Moderator

  • 3,516 poäng 3k badge 2x thumb
Hej David!

Fick du svar på dina frågor?
Kommentarerna ovan är väldigt bra och utförliga.

Något du fortfarande funderar på?

Ha det gott!

/Sofia