Lönespecifkation egenföretagare GDPR

Hej Therese,

Din fråga om det är okej att skicka via e-post om mottagaren själv väljer det är väldigt svår och man kan se på det på olika sätt.

För att förtydliga lite så är svaren så här:
Nej, man får inte skicka lönebesked med frånvaroinformation via e-post.

Lönebesked innehåller uppgift om sjukfrånvaro. Det är information om personens hälsa och det är i lagen definierat som en ”Särskild kategori av personuppgift”. I dagligt tal en ”Känslig personuppgift”. Känsliga personuppgifter ska ha ett särskilt starkt skydd.
E-post är ett osäkert sätt att skicka meddelanden, närmast att jämföra med vykort.  Man kan alltså inte anse att uppgifterna har ett starkt skydd och därmed uppfyller man inte lagens krav på säker behandling.

Men om mottagaren säger att det är okej så borde väl de få bestämma om det är en hemlighet eller inte?
Svaret där är egentligen att om företaget ser till att uppgifterna hanteras säkert så är det upp till individen vad de gör med dem när det har kommit fram.

Vi kan därför endast rekommendera dig att skicka lönebesked via appen Mitt lönebesked.



Du kan läsa mer om lönehantering och GDPR på vår hemsida.


Ha en fin dag!
/Cecilia

Jag har ungefär samma problem. Av 7 företag där jag administrerar löner är det bara löner till ägaren och i några fall till ägarens sambo/make/maka. Jag förberedde allt i våras med appen och har skapat konton till dem, men... de bara vägrar att ha sina löner i någon "app" och att behöva logga in någonstans för att hämta lönespecar. Flera av dem har istället uttryckt att jag inte behöver skicka någon lönespec alls om jag nu inte får mejla längre, utan vi kan mycket de ska ta ut i lön per telefon, sms eller mejl i en klumpsumma och sedan sortera in en utskriven lönespec till deras bokföring.

Så hittills har jag skickat de löner som inte innehåller någon typ av frånvaro via mejl och de som har "känslig information" har istället gått med posten. Att kämpa för att få dem att använda en app är lönlöst, då jag efter flera månaders diskussioner inte kunnat få dem att se någon som helst nytta eller förenkling för dem.

Hej Therese och Monica,

Till att börja med så rekommenderar vi inte att skicka lönebesked med e-post överlag. Om det finns frånvaroinformation med, så är det en känslig uppgift och ska inte skickas via e-post.
Även utan frånvaroinformation finns troligtvis ett personnummer med och det är "en uppgift med extra skyddsvärde" där man ska undvika att använda e-post.

Man kan som regel inte stödja sig på samtycke med anställda eftersom maktbalansen anses i obalans mellan arbetsgivare och arbetstagare. Du kan läsa mer om samtycket mellan de olika parterna på datainspektionens hemsida.

Ha en fin dag!

/Fanny