Rensning register pga GDPR i Visma eEkonomi "Smart?"

  • 4
  • Idé
  • Uppdaterades för 11 månader sedan
  • Genomförda
  • (Redigerad)
Arkiverad och stängd

Denna konversation är inte längre öppet för kommentarer eller svar och communityns medlemmar kan inte se det längre.

Vi måste på något vettigt sätt kunna rensa våra kund och leverantörs register.
Enligt GDPR så får vi inte ha information i våra register som är äldre än 7 år.
Att manuellt ta bort dem alla kräver tid som jag inte har.
Öppna kund/leverantör, välja redigera, klicka på ta bort, bekräfta detta. För varje kund och leverantör som skall bort!! Det går inte att hantera det så.

Att inaktivera dem duger inte, de skall raderas.

Kan inte Visma bygga en snurra som helt enkelt tar bort de kunder och leverantörer som man inte haft en relation med de senaste X åren, eller som det inte finns någon data om i systemet.
Alla kunder och leverantörer som är aktuella går inte att ta bort, så det måste vara lätt att göra detta för er.
Vi måste dock få en möjlighet att markera de som inte skall tas bort, om det är något pågående, men inte klart med en ny kund eller leverantör.
Visa en lista, sorterad på datum. "dessa kommer att tas bort" och en möjlighet att markera de som skall vara kvar.
Kan vi då köra denna snurra en gång i månaden så är våra register rena.
Och vi kan uppfylla det som GDPR kräver av oss.

Det förekommer kunder som man lämnat en offert till, men det blev ingen affär.
En leverantör som man tänkt beställa från, men det blev inte så.
Dessa måste kunna rensas, eftersom vi inte får spara informationen.
Och det måste vara lätt att göra det.
Foto på Anders H

Anders H

  • 496 poäng 250 badge 2x thumb
  • Trött

Publicerades för 1 år sedan

  • 4
Foto på Rolf Dahlberg

Rolf Dahlberg

  • 1,738 poäng 1k badge 2x thumb
Jag håller med om att en utresningsfunktion med bra urval på leverantörer, kunder och anställda vore bra, men också på dokument typ fakturor, offerter, ordrar, lönespecar mm. Allt som innehåller personuppgifter. 

GDPR avser bara personuppgifter. Av olika anledningar kan det finnas behov av att spara dokument som t ex offerter, men då skulle man kunna rensa dokumenten från personuppgifter (t ex personnummer). 

Visma skulle kunna hantera personuppgifter i sina program på ett GDPR-vänligt sätt, dvs lätt att radera enkelt. 
Foto på Lisa Henriks

Lisa Henriks, Project Manager eEkonomi/Website/Webshop

  • 19,328 poäng 10k badge 2x thumb
Hej! 

Vi kommer givetvis se till att ni kan följa GDPR i eEkonomi.
Exakt hur det kommer ske vet jag ännu inte, men så fort jag har mer information så uppdaterar jag er i denna tråd! 

Lär er mer om GDPR på vår GDPR-sida.
Foto på Ulf S

Ulf S

  • 404 poäng 250 badge 2x thumb
I informationen man får om man följer länken ovan står att ett personuppgiftsbiträdesavtal finns med i det man godkänner när man börjar använda systemet.
Det är ju så att det är Visma som i det här fallet är personuppgiftsbiträde åt oss användare så uppgiften är nog tänkt från fel perspektiv. Det är vi som behöver ha ett påskrivet avtal från Visma, inte tvärt om.
Hur löser ni det?
Foto på Lisa Henriks

Lisa Henriks, Project Manager eEkonomi/Website/Webshop

  • 19,328 poäng 10k badge 2x thumb
Hej!

Din fråga rör inte ursprungstråden så jag skapar upp en ny där du får svar på din fråga.

Du hittar den nya konversationen här: Personuppgiftsbiträdesavtal
Foto på Lisa Henriks

Lisa Henriks, Project Manager eEkonomi/Website/Webshop

  • 19,328 poäng 10k badge 2x thumb
Hej! 

Innan den 25 maj kommer vi att lägga till en möjlighet att avidentifiera kunder och leverantörer. 
Uppgifter i fälten som är obligatoriska kommer att ersättas med ***** och resterande fält kommer att tömmas. 

Kunder och leverantörer som inte har en faktura knuten till sig kan du ta bort. 

Till en början behöver du som användare gå in på respektive kund och leverantör som ska avidentifieras, det är inget som kommer göras per automatik. 
Foto på Lisa Henriks

Lisa Henriks, Project Manager eEkonomi/Website/Webshop

  • 19,328 poäng 10k badge 2x thumb
Hej på er! 

Nu finns det en funktion för att kunna avidentifiera kunder i kundregistret. 
Precis som jag har skrivit tidigare så innebär avidentifieringen att: 

  • Obligatoriska fält ersätts med *****
  • Icke obligatoriska fält töms 
  • Kunden inaktiveras 
Vi är på gång med en liknande funktion för leverantörer också. 
Passa gärna på att läsa vårt hjälpavsnitt GDPR i Visma eEkonomi 
Foto på Khedron Wilk

Khedron Wilk, Champion

  • 13,454 poäng 10k badge 2x thumb
Stryker min fråga, jag som verkligen inte har ögon med mig idag... :-) 
(Redigerad)
Foto på Khedron Wilk

Khedron Wilk, Champion

  • 13,454 poäng 10k badge 2x thumb
Nu är jag inte drabbad men jag är nyfiken: funktionen som den ser ut idag verkar vara inriktad på att man avidentifierar enstaka kunder, kund för kund. Det går bra med ett tiotal kunder men större mängder - vad har man för alternativ då?
Foto på Lisa Henriks

Lisa Henriks, Project Manager eEkonomi/Website/Webshop

  • 19,328 poäng 10k badge 2x thumb
Vi har haft det uppe för diskussion hur vi ska göra om man har ett större antal kunder som man behöver avidentifiera, men inget är i dagsläget bestämt så jag får be att återkomma om det blir aktuellt med någon form av "massavidentifierings-funktion" 
Foto på Lisa Henriks

Lisa Henriks, Project Manager eEkonomi/Website/Webshop

  • 19,328 poäng 10k badge 2x thumb
Hej hej! 
Nu är jag här igen :) 
Idag kan du också avidentifiera leverantörer. 
Samma villkor gäller, dvs finns det en leverantörsfaktura skapad på leverantören så har du valet Avidentifiera i botten på leverantören. Har du inte skapat någon faktura knutet till leverantören så kan du istället Ta bort leverantören.

Ett tips är att i både kund- och leverantörsregistret kika i kolumnen Senaste faktura. Den kan ge en hint om det är dags att eventuellt avidentifiera kunden eller leverantören. 
(Redigerad)
Foto på Jessica

Jessica

  • 90 poäng 75 badge 2x thumb
Om man avidentifierar en kund eller leverantör, kan man aktivera denna igen då eller hur gör man om vi/de kommer tillbaka som kunder?
Foto på Lisa Henriks

Lisa Henriks, Project Manager eEkonomi/Website/Webshop

  • 19,328 poäng 10k badge 2x thumb
Hej Jessica! 
Om du kommer ihåg vilket kundnummer eller leverantörsnummer så går det att välja "Visa även inaktiva poster" i registret och på så vis få fram avidentifiera kunder och leverantörer. 
Du kan då redigera kunde/leverantören och fylla på med uppgifter igen. 

Eller så skapar du bara upp en ny kund eller leverantör :) 
Foto på Jessica

Jessica

  • 90 poäng 75 badge 2x thumb
Tack för snabbt svar! Jag tänkte så att man inte avidentifierar en kund och så kan man inte lägga till denne igen om nåt år pga att man inaktiverat den en gång.
Foto på Lisa Henriks

Lisa Henriks, Project Manager eEkonomi/Website/Webshop

  • 19,328 poäng 10k badge 2x thumb
Jodå det går fint :) Tänk bara på att markera rutan Aktiv i så fall så är kunden fakturerbar igen. 
Foto på Khedron Wilk

Khedron Wilk, Champion

  • 13,454 poäng 10k badge 2x thumb
Kanske självklart för de en del men kan vara värt att påpeka ändå: Om man (som vårt företag) nyligen flyttat över till eEkonomi så kanske man har en rätt stor del av kundstocken som det inte finns något dokument/faktura kopplad till (i eEkonomi vill säga).

Bara så man inte blint tänker "Ta bort" = ej aktiv kund och så rensar man av misstag bort något som kanske borde vara kvar ett tag till - om inte annat så för att man skall vara säker på att uppfylla BFL... 
(Redigerad)

Den här konversationen är inte längre öppen för kommentarer eller svar.