Supporten tipsar: Skapa utbetalningsfiler - eEkonomi

  • 0
  • 3
  • Fråga
  • Uppdaterades för 5 dagar sedan
  • Besvarad
  • (Redigerad)
I ett versionssläpp som vi hade i våras kom en ny funktion i programmet med möjlighet att skapa utbetalningsfiler. Jag tänkte lyfta den funktionen lite i denna forumtråd då alla kanske inte har uppmärksammat den och insett fördelarna med utbetalningsfiler.

Att skapa en utbetalningsfil innebär att man genom sina olika leverantörsfakturor som finns inlagda i programmet, genererar en fil som sedan kan laddas upp på ens internetbank för automatisk betalning av dem. Fakturorna kommer alltså att betalas med automatik och ingen manuellt betalning kommer att behöva göras. På så vis effektiviserar du ditt arbete, slipper dubbelarbete, behöver inte hålla koll på förfallodatum och betalningar m m.

Nedan följer en beskrivning för hur du genererar dina utbetalningsfiler i programmet.Först och främst måste du aktivera funktionen i dina företagsinställningar. Det gör du genom att bocka i bocken ”Använder leverantörsfakturabetalningsfil”, under Inställningar – Företagsinställningar. Därefter hittar du funktionen under Inställningar – Import och export – Skapa fil för betalning av leverantörsfakturor (LB-fil). När du trycker på ikonen ”Ny export” kommer du till fönstret som bilden visar här nedanför.



I fönstret visas alla dina obetalda leverantörsfakturor med ett föreslaget betaldatum, vilket är samma som fakturans förfallodatum. Har en faktura redan förfallit så visas dagens datum som betaldatum. Du har även möjlighet att ändra betaldatumet om du t ex vill betala en faktura tidigare än förfallodatumet. Till vänster framför varje faktura finns också en bock som du kan bocka ur om du inte vill ha med en specifik faktura på betalfilen. Slutligen trycker du på ikonen ”Exportera LB-fil” och väljer var du vill spara filen. När den är nersparad loggar du in på din internetbank och laddar upp filen där. Fakturorna kommer då att betalas med automatik på angivet betaldatum.

Ta gärna kontakt med din bank för hur du går till väga när du laddar upp filen hos just dem.Hoppas texten var till hjälp och kan hjälpa fler att komma igång med denna smidiga funktion!
Foto på Karl Wilsborn

Karl Wilsborn, Moderator

  • 9,254 poäng 5k badge 2x thumb

Publicerades för 5 år sedan

  • 0
  • 3
Foto på aki

aki

  • 498 poäng 250 badge 2x thumb
Jag kan inte hitta "Använder leverantörsfakturabetalningsfil" under mina företagsinställningar.
Foto på Karl Wilsborn

Karl Wilsborn, Moderator

  • 9,254 poäng 5k badge 2x thumb
Okej, vilken bank har du?
Foto på aki

aki

  • 498 poäng 250 badge 2x thumb
Handelsbanken.
Foto på Karl Wilsborn

Karl Wilsborn, Moderator

  • 9,254 poäng 5k badge 2x thumb
För just Handelsbanken så finns inte möjligheten att skapa utbetalningsfiler. Där finns en annan funktion för automatiska betalningar, som kallas för banksamarbete.

Det går till som så att man aktiverar ett banksamarbete i programmet, därefter kommer alla leverantörsfakturor som registreras att gå iväg till banken för betalning med automatik. Inget manuellt kommando för att generera utbetalningsfilen och ladda upp den på banken behövs alltså.

Du kan läsa mer om banksamarbetet samt hur du aktiverar det på följande länk.

http://kampanjer.vismaspcs.se/handels...
Foto på matsarne

matsarne

  • 152 poäng 100 badge 2x thumb
Hej! Jag har precis aktiverat kopplingen till handelsbanken. SÅ nu ser jag alla transaktioner i Visma eEkomomi. Bra! Men helt utan att jag visste det har även funktionen med att leverantörsfakturor automatiskt skickas till handelsbanken aktiverats. Det vill jag absolut inte! Hur stänger jag av denna del? Jag vill endast se kontohändelser i Visma, inget annat.
Foto på Lisa Henriks

Lisa Henriks, Project Manager eEkonomi/Website/Webshop

  • 19,678 poäng 10k badge 2x thumb
(Redigerad)
Foto på bf

bf

  • 212 poäng 100 badge 2x thumb
Varför kan man inte skicka med en kreditfaktura i betalfilen så att bankgirot även bevakar denna? Det gick i Visma fakturering. Nu får man göra allt jobb själv och har därmed tappat en del av fördelen med filöverföring.
Foto på karin

karin

  • 512 poäng 500 badge 2x thumb
Hur får man koll på hur stor summan av utbetalningsfilen är? Ska man räkna det för hand eller ser man det någonstans INNAN man skickar filen till banken?
Foto på Cecilia Towner

Cecilia Towner, Moderator

  • 9,580 poäng 5k badge 2x thumb
Hej Karin,

När man skapar LB-filen under Inställningar - Import och export och skapa betalningsfil för leverantörsfakturor då får du upp en lista på vilka betalningar som du vill ta med.
Där blir ingen summering av de fakturor som ingår utan här får du summera detta för hand.

Däremot om man öppnar .IN filen som skapas så ska du ha en summering längst ned i filen däremot är den rätt otydlig.

Ha en bra dag!

/Cecilia
Foto på karin

karin

  • 512 poäng 500 badge 2x thumb
Ja, det vet jag redan. Men ibland behöver man veta beloppet INNAN man skapar filen. Annars blir det en del onödigt extra arbete.
Foto på Stefan L

Stefan L

  • 558 poäng 500 badge 2x thumb
Jag har följande önskemål i hanteringen av utbetalning av LB-filer: 1.vi som användare väljer till och med vilket förfallodatum som ska med i filen (visma får ej skicka iväg allt ).  
2. en summering av betalningsförslaget samt gärna en utskriftsvänlig PDF som jag kan skicka till firmatecknaren i läsvänligt  format så han ser vad filen innehåller.

Stefan
Status Betalning med betalfil bör utvecklas vidare om programmet ska vara lätt att söka i och sortera på även på leverantörer.

Så här ska upplägget vara :

1. Status på skickade betalfiler till banken. (nu -ej LB filer) man betalar inte alla        räkningar via betalfiler, autogiro utlandbetalningar löner o.s.v. 

2. Status på vilka LB fil -betalfiler som har förfallit ( kan vara så att man flyttat betaldagen i Internetbanken eller täckning saknas). Likviditetsbrist vissa dagar i månaden.

3. Förslag på på att betalningsorder lista skapas innan filen skickas kan sorteras på förfallodag, leverantör. Lättare att styra likviditet om vissa leverantörer prioriteras.

4. Listan kan skickas till betalningsansvarig innan filen skickas till banken för betalning. Företag som jobbar med likviditet.

Alla betalningslistor tas ut i pdf eller som programmet föreslår kan även vara bra kopplad e-post till ansvarig för betalningsattest.

Hoppas detta ses över för att få e-ekonomi att få ordning på status gällande betalfiler.

Bankkopplingen är super i programmet...
Men kontrollen över vilken status en betalfil har saknas helt i programmet.

Dags att djup dyka lite i detta, så blir programmet mer användarvänligt.

SF 64
Foto på Nellie Karlsson

Nellie Karlsson, Application Specialist eEkonomi/Website/Webshop

  • 20,260 poäng 20k badge 2x thumb
Hej Ekonomikontoret!

Förstår jag er rätt om det är så att ni skapar en LB-fil på flera betalningar, men kanske inte alla betalningar betalas på en gång på banken? Och ni hade då velat ha mer status under Inställningar - Import och export - Skapa betalfil för leverantörsfakturor (LB)?

Alternativt eller också att det skapas upp en lista för alla betalningar som tillhör denna LB-fil? 

 
Tack på förhand. Återkoppla gärna. 

/Nellie 
Foto på Emanuel

Emanuel

  • 60 poäng
Hej,
Jag har skickat en betalfil på X antal fakturor. Hur gör jag för att stämma av det med bokföringen och få fakturorna registrerade som betalda? måste man göra det manuellt?
Status och betalningsorder av Betalfiler (LB) Leverantörsbetalningar.

Näs man skapar en betalfil av leverantörer önskar många som betalar räkningar en betalningsorder ett kvitto på att filen har iordningställts. En pdf utskrift på vilka betalningar som filen innehåller.

I betalningsordern ska framgå
leverantör och betaldag (förfallodag) belopp på varje leverantör och summa totala leverantörer som betalas. 

Detta finns i alla system som jobbar med Lb filer idag. 

Status bör framgå vilka leverantörer som är skickade i Lb fil och är ej förfallna, de som är förfallna om täckning saknas på affärskonto i bank ska även ha en informationen "överförda LB filer" förfallna o.s.v.

Då har man bra koll på vilka filer som ligger i bank och vilka filer som är förfallna för täckning saknas i bank.

Sedan kan man gå in på internetbanken och ändra förfallodag, eller helt ändra en
förfallodag om täckning saknas den dagen filen betalar eller så betalar man alla filer på en betaldag men så är det säkert inte tänkt med likviditets prognosen i programmet. 

Jag har testat e-ekonomi med bolag med likviditets problem och likviditetsprognosen är super bara man använder den fullt ut med bankkopplingar mm.

Det går att styra likviditet 7 veckor framåt i tiden, så detta bör man titta på lite extra med betalfilers olika status.

Så man vet att 3 veckor kommer det bli likviditetsproblem med betalningsfilerna som ligger i banksystemet om de ska ändra förfallodag eller om de blir förfallna och ej dras i bank o.s.v. Eller helt enkelt får sälja kundfordringar eller belåna för att få in snabbare likvider mm.

SF 64
Foto på Fanny Örnberg

Fanny Örnberg, Moderator

  • 3,904 poäng 3k badge 2x thumb
Hej Emanuel,

När du ska registrera dina leverantörsfakturor som betalda efter att du har skickat en LB-fil så hanteras detta på samma sätt som om dem inte hade skickats med betalfil. Du kan alltså gå tillväga på olika sätt beroende på om du har en bankkoppling, klistrar in ditt kontoutdrag eller lägger in bankhändelser manuellt. Du kan läsa mer om det här. Du kan även registrera fakturan som betald direkt på själva leverantörsfakturan, läs mer om det här.

Skriv gärna om du har några fler funderingar kring detta!

/Fanny
Foto på Markus Anderberg

Markus Anderberg

  • 2,956 poäng 2k badge 2x thumb

Hej!

Det jag saknar i eEkonomi som finns i Visma Admin är som någon skriver, möjlighet att skriva ut betalningsförslag men även möjlighet att filtrera på förfallodatum, leverantör etc på samma sätt som i Admin.

Att jag inte heller får fram en summa på de lev.fakturor som jag valt i programmet är väldigt dåligt. Att behöva räkna manuellt, ja, det är ju verkligen ett steg bakåt i utvecklingen. Ett klart önskemål i utvecklingen av eEkonomi.

Likaså är ett stort önskemål att det ska gå att ändra betaldag på samtliga markerade lev.fakturor, samma sak här, det är vi vanda vid att kunna göra i Admin. Att klicka på varje markerad faktura var för sig och välja datum är väldigt tidsödande. Ett klart önskemål att denna funktion utvecklas i eEkonomi. Många företag slirar på betalningen av sina lev.fakturor och kan helt enkelt inte betala dem på förfallodag vilket givetvis är tanken i eEkonomi. Teori är en sak, praktiken en annan.

Foto på Fanny Örnberg

Fanny Örnberg, Moderator

  • 3,904 poäng 3k badge 2x thumb
Hej Markus,

Jag bryter ut din kommentar till en egen tråd så att vi lägger vidare den som en idé. Jag rekommenderar även andra användare som tycker samma att rösta och kommentera den nya tråden om idén.

Ha det fint!

/Fanny

Du hittar den nya konversationen här: Önskemål i eEkonomi
Foto på Markus Anderberg

Markus Anderberg

  • 2,956 poäng 2k badge 2x thumb
Hej!
Kom på att ytterligare ett önskemål är att vid filexport kunna delbetala en faktura som skickas via fil. Det händer ju att man inväntar en kreditfaktura men vill betala mellanskillnaden. 

// Markus
Foto på Fanny Örnberg

Fanny Örnberg, Moderator

  • 3,904 poäng 3k badge 2x thumb
Hej igen Markus,

Samma sak med detta önskemålet, jag bryter ut det till en egen tråd så att diskussionen om idén kan fortsätta där.

/Fanny

Du hittar den nya konversationen här: Önskemål om delbetala filexport - eEkonomi
Foto på Stefan L553

Stefan L553

  • 250 poäng 250 badge 2x thumb
Kära Visma
ovan finns jättebra förslag och det är ju inte första gången de framföres, samma förslag har framförts i fleras år tillbaka i tiden. Vad är aktuell status ? 

Svara inte att "de inte är planerade" för då slösar ni med alla era kunders tid, för de kunder som önskade detta för två år sedan är troligtvis inte kvar.

E-hälsningar

Stefan
Foto på Lars R

Lars R

  • 9,740 poäng 5k badge 2x thumb
Jag tänkte prova att använda LB-fil. Trodde att det skulle underlätta genom att slippa registrera i banken. Men innan jag ens beställt tjänsten hos banken har jag ångrat mig. Det räcker att se listan över fakturor som Visma vill skicka till banken. Efter att i Visma ha ställt in att jag vill föra över fil till SEB registrerade jag en faktura för att se hur det fungerar.
När jag klickar på exportera fick jag hela listan med obetalda fakturor. I mitt fall 137 st.  Alla utom den jag just hade registrerats är ju sedan länge inlagda manuellt i banken. Jag måste således bocka bort hela listan och sedan leta upp den faktura jag vill föra över och bocka för den. Så skulle jag behöva göra i 3 månader eftersom flertalet fakturor har 90 dagars betalning.
Till råga på allt var listan sorterad efter belopp (!) och det gick inte att sortera om efter exv fakturanummer.
Nej, jag skippar det där med LB-fil.
Troligtvis har du registrerat betalning manuellt under verifikationer. Ej i reskontran då ligger de som obetalda i reskontran annars kommer de ej upp. Kontakta supporten så kan de hjälpa dig.
Foto på Lars R

Lars R

  • 9,740 poäng 5k badge 2x thumb
Jag har naturligtvis inte registrerat manuellt utan alla ligger i reskontran som obetalda. Eftersom ingen har skickats till SEB med LB-fil utan betalningarna är registrerade manuellt i SEB kommer de upp i listan.  eEkonomi kan ju inte veta att jag redan har lagt in dom i SEB.
Det jag menar är fel är att systemet föreslår att fakturor som har registrerats i eEkonomi  före det att jag sätter kryss i rutan LB-fil tas med i listan. Självklart ska bara fakturor som har lagts in efter att jag markerat kryss för LB-fil tas med i listan över dem som eEkonomi föreslår ska  skickas till banken.
Enda sättet för mig att få ordning är att i SEB ta bort varenda inlagd betalning för att sedan låta eEkonomi skicka rubbet i en LB-fil. Och hoppas att alla kommer med (!)
Foto på Markus Anderberg

Markus Anderberg

  • 2,956 poäng 2k badge 2x thumb
Hej.
Nej, låt de betalningar Du redan registrerat på SEB vara och boka av dem när de blivit betalda, exempelvis genom att klistra in kontoutdrag i bankhändelser.
Du kan enkelt klicka bort alla kryssen i betalningsförslaget genom att klicka i den översta rutan ovanför fakturalistan, en eller två gånger.
Bocka sedan i de fakturor Du vill skicka. Jag brukar sortera listan på förfallodatum, det funkar utmärkt.
Hälsningar Markus
Foto på Lars R

Lars R

  • 9,740 poäng 5k badge 2x thumb
Hej,
Ja, först trodde jag att man skulle göra just så. Men det är alldeles för omständligt att ta bort alla kryss varenda dag som jag  har bokfört några fakturor. Jag måste hålla på med det i flera månader. Jag har exv fakturor som ska betalas först i slutet av oktober. Dessutom undrar jag vad som händer om samma faktura som redan är inlagd manuellt också kommer med i filen. Får jag en varning att det är två identiska betalningar inlagda; samma mottagare, datum och belopp?
Nej, det är definitivt mer rationellt att en enda gång ta bort alla inlagda betalningar och låta eEkonomi  skicka dom istället.  Då behöver jag aldrig riskera att dubbelbetala eller missa någon.
Men tack för din idé.
Foto på Lars R

Lars R

  • 9,740 poäng 5k badge 2x thumb
Nu dyker det upp mer som inte finns förklarat någonstans. Min lista över fakturor som ska/kan skickas till banken innehåller mängder med betalningar där datum redan har passerat. Vad händer med dem om jag inte bockar bort dem? Att listan inte går att skriva ut är ofattbart. Jag måste nu skriva ut 8 skärmdumpar för att få ner listan på papper.
Läser att LB-fil bara kan användas för betalning  "i svenska kronor till svenska företag". Men det är väl ändå inte sant? Ni menar väl företag med svenskt bankgiro eller plusgiro???  Annars är ju funktionen rätt värdelös.
Foto på Erik-theone

Erik-theone

  • 214 poäng 100 badge 2x thumb
Det här svaret skapades från ett sammanslaget ämne som hette Skicka betalning med LB-fil - eEkonomi.

hur gör jag när jag ska skicka en lb-fil till banken(sparbankensyd) ,jag har kopplingen till bg och enligt dem har jag fått uppgifter till SWEbank