Supporten tipsar: Scanningstjänst för leverantörsfakturor i eEkonomi

  • 0
  • 4
  • Fråga
  • Uppdaterades för 1 år sedan
  • Besvarad
  • (Redigerad)
Visste du att du kan få dina leverantörsfakturor automatiskt inlästa i eEkonomi? Inte? Då ska jag visa dig!

Det fungerar så här; din leverantör skickar fakturor till tjänsten AutoInvoice som tar hand om fakturan och skickar den vidare till ditt eEkonomi. Smidigt va?

Att använda scanningstjänsten har många fördelar; det är miljövänligt, det effektiviserar din fakturahantering och det är enkelt att komma igång. 

Du aktiverar tjänsten under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter. Börja med att bocka i att du vill ta emot e-fakturor. När du gjort det dyker ytterligare en ruta upp för att aktivera scanningstjänsten, bocka i den. 



Du kommer då få en unik e-postadress samt postadress. Dessa meddelar du dina leverantörer, så att dom skickar fakturor antingen till e-postadressen eller till postadressen. 

När din leverantör skickar fakturor till dessa adresser så kommer ett företag som heter InExchange att scanna in fakturan och tolka dess information. Fakturan omvandlas till en e-faktura och skickas till ditt eEkonomi.

När fakturan har scannats, tolkats och lästs in i ditt program hittar du den under Inköp - Leverantörsfakturor - Utkast. Redo att bokföras! 

Att ta emot en scannad och tolkad pappersfaktura kostar 12 kr och en pdf-faktura 8 kr.

Hoppas du kör igång med scanningstjänsten! 
Foto på Moa Lundberg

Moa Lundberg, Moderator

  • 9,952 poäng 5k badge 2x thumb
  • Glad

Publicerades för 3 år sedan

  • 0
  • 4
Foto på Camilla

Camilla

  • 300 poäng 250 badge 2x thumb
Hej! Kan man inte scanna in leverantörsfakturor som man fått på papper och få bilden in i Visma och koppla ihop den med informationen man lägger in vid registreringen? Det gjorde vi i mitt förra ekonomiprogram....
Foto på Moa Lundberg

Moa Lundberg, Moderator

  • 9,952 poäng 5k badge 2x thumb
Hej Camilla!

Visst kan du det! Antingen lägger du till bildunderlag direkt i eEkonomi under Inköp - Bildunderlag. Men än smidigare är att ladda ner appen Visma Scanner. Med den kan du fota leverantörsfakturor och kvitton, dessa skickar du sedan till eEkonomi. Dessa bilder hittar du också under Inköp - Bildunderlag. Bilderna kan du sedan koppla till leverantörsfakturor och verifikationer som du skapar i programmet.

Visma Scanner fungerar även till våra program Administration, Fakturering och Förening. 

Ha en trevlig kväll!

/Moa
(Redigerad)
Foto på Jesper

Jesper

  • 136 poäng 100 badge 2x thumb
Hej!

Jag läste en annan artikel här där det bland annat stod att man måste spara alla fakturor i det format man tar emot dem, i tre år.
Vad gäller då när man tar emot en faktura i pappersformat genom er tjänst? Jag har ju ingen fysisk tillgång till fakturan.
Foto på Moa Lundberg

Moa Lundberg, Moderator

  • 9,952 poäng 5k badge 2x thumb
Hej Jesper!

Tekniskt sett så tar du emot fakturan som en elektronisk faktura och den finns sparad i ditt program. Du kan även se fakturans bildunderlag i programmet, den följer med som en bifogad PDF-fil.

Vi arkiverar givetvis också dokumenten i tryggt förvar.

Ha en fin dag!

/Moa
Foto på Jesper

Jesper

  • 136 poäng 100 badge 2x thumb
Hej Moa!

Jag skickade även min fråga till er supportavdelning igår och de återkopplade nu i morse, dock inte med riktigt samma svar som du.

Jag fick följande svar:

"Vi talades vid igår via chatt och du hade frågor om vår AutoInvoice-tjänst och vad som händer med de scannade fakturorna. De hamnar i pappersinsamlingen och det som du sedan får skickat till dig är ditt originaldokument och således det som ska sparas enligt bokföringslagen."

Jag utgår ifrån att skatteverket tillåter att InExchange omvandlar fakturorna och ändå kan kalla det original även om det egentligen inte är det. Ni båda verkar vara inne på samma linje där.

Du säger att ni arkiverar fakturorna, jag önskar gärna att du kollar upp detta från en säker källa och återkommer i frågan.

Må gott!
Foto på Christel

Christel

  • 6,194 poäng 5k badge 2x thumb

Detta var ju ett mycket intressant svar! Motsatsen till det andra, tycker jag. Jag försöker själv förstå dessa nyordningar, har uppfattat det som att om jag fått en faktura på papper så är det originalformen. Men det verkar inte detta svar stödja..

Väldig skillnad på att "vi arkiverar" eller "de hamnar i pappersinsamlingen" tycker jag!


Foto på Emanuel Turesson

Emanuel Turesson, Fd Produktansvarig - Visma AutoInvoice, AutoCollect

  • 1,474 poäng 1k badge 2x thumb
Hej,

Jag förstår att det finns många frågor och oklarheter kring detta och jag hoppas mitt inlägg kan tydliggöra vilka regler och lagar som gäller.

Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation som tas emot från någon annan sparas i det skick/format som den togs emot. Vilket innebär att om det kommit in till företaget eller till redovisningskonsulten på papper så ska det sparas på papper och har det kommit in elektroniskt ska det sparas elektroniskt.

Vid arkivering av räkenskapsinformation för scannade dokument gäller följande:

När pappersfakturor omvandlas till elektroniska dokument måste ursprungsfakturan (pappersfakturan) sparas i 3 år.  

Skickar dina leverantörer pappersfakturor via Vismas scanningcentral ansvarar scanningcentralen för arkiveringen av ursprungsfakturan under den här tiden. Från och med år 4 förstörs den pappersfaktura som scanningcentralen har arkiverat. Den omvandlade fakturan (e-fakturan) som har lästs in i ditt program måste arkiveras i minst 7 år. Detta för att du måste spara alla kvitton, all dokumentation och samtliga underlag för din bokföring i minst 7 år. 
Arbetar du i Visma Administration ansvarar du själv för för denna arkivering genom att du kontinuerligt säkerhetskopierar din bokföring. Arbetar du i Visma eEkonomi ansvarar vi för den kontinuerliga säkerhetskopieringen.

Läs mer här om överföring och förstöring av räkenskapsinformation i Bokföringslagen 7 kap.

Mvh
Emanuel.T
(Redigerad)
Foto på Philip Hjelmberg

Philip Hjelmberg, Fd Moderator

  • 3,900 poäng 3k badge 2x thumb
Hej!

Vad säger lagar och regler gällande digitalisering av fakturor är en fråga som det finns många frågetecken runt. Jag ska försöka reda ut detta.

När ni som kund mottager en faktura är detta för eran del det som anses vara original. Skulle ni ta emot den som inscannad i ert bokföringssystem är detta original. Är det mottaget i Visma eEkonomi så ansvarar vi för dessa på våra servrar. Mottager ni dem däremot i ett lokalt installerat program (t.ex. Visma Administration) så ansvar ni som kund att göra backup på detta så ni inte går miste om fakturan i ett datorhaveri.
Är det så att ni istället tar emot en faktura som bild, pdf eller annat dokument via e-postprogram så ska man säkerhetskopiera e-postprogrammet då det är där originalfakturan mottagits. Det räcker alltså inte att spara ner den från e-postprogrammet till datorn.

Denna lagring av originalfakturan som ni mottagit är viktigt att kunna redovisa i den form den mottagits om Skatteverket skulle kontakta er gällande en omedelbar begäran att se en utskrift på originalet.

Gällande lagringen av de som går via centraler i ett annat format än just det ni mottaget så lagras dessa och inget annat. Dock anses inte dessa vara original för er då det är inte denna form ni har mottagit.

Skulle förfarandet av mellanhandshanteringen förändras så kommer vi att meddela detta.

Just digitala hanteringen som genomförs av oss på Visma SPCS samt våra partners avser att följa aktuella lagar och regler och förhålla oss till dessa. Skulle det ske förändringar så kommer vi att anpassa oss.


Med vänliga hälsningar
Philip
Foto på Kent

Kent

  • 290 poäng 250 badge 2x thumb

Hej
Jag har aktiverat ovanstående tjänst då det för mig bland annat betyder att jag inte behöver sitta och vakta den fysiska posten. Nu kan jag ta emot och hantera inkommande fakturor även om jag är på annan ort. Så långt allt bra.

Den lilla haken är den att när fakturan lagts upp via AutoInvoice så går den inte att se i eEkonomi! Den finns inte heller under fliken "Bildunderlag". Dit kommer den först efter att man bokfört den inkommande fakturan. Man måste alltså först bokföra fakturan utan att veta vad den avser. Därefter är det möjligt att läsa den på skärmen. Då får man kontera om den (om man inte lyckats gissa rätt) samt lägga den för betalning hos banken.

Efter uppdateringen den 29/3 kan man visserligen ana delar av fakturan då den visas ovanpå kommentarer och filnamn längst ner i det högra fönstret..

Jag föreslår att ni tar ett djupt andetag och "gör om, gör rätt". Ett tips är att ni sedan provar programmet i de vanligaste webbläsarna innan ni släpper en uppdatering.

Foto på experience

experience

  • 3,226 poäng 3k badge 2x thumb
Håller med dig Kent! Många djupa andetag, väl genomtänkta ändringar, godkända av någon med 10+ års redovisningserfarenhet så hade man sluppit sånt här. 
Foto på Lovisa Dacke

Lovisa Dacke, Application Specialist eEkonomi/Website/Webshop

  • 23,178 poäng 20k badge 2x thumb
Hej Kent!

Precis som du skriver har vi i dagsläget problem med att du inte kan se hela PDF:en när den ligger kopplad till en leverantörsfaktura. Vi jobbar så hårt vi bara kan för att leverera en lösning så snabbt som möjligt.

Följ gärna forumtråden "PDF:En syns inte helt när du kopplat den till en händelse - eEkonomi", där kommer vi uppdatera så fort problemet är åtgärdat.

/Lovisa
Foto på cq

cq

  • 1,024 poäng 1k badge 2x thumb
Suck :(
Foto på Jonas

Jonas

  • 4,118 poäng 4k badge 2x thumb
Nu har jag precis fått min första faktura skickad till org_nr@autoinvoice.se och det fungerade jättebra förutom en detalj. Bildunderlaget som bifogas är inte orginaldokumentet utan den skannade varianten av den. Att inte ha tillgång till orginalhandlingen utgör ett brott mot bokföringslagen, även om det verkar vara lite av en gråzon i detta fallet baserat på inläggen ovan. Det känns som en enkel sak att byta vad som skickas med i de fall då källan är epost och pdf (eller motsvarande).
Foto på Moa Lundberg

Moa Lundberg, Moderator

  • 9,952 poäng 5k badge 2x thumb
Hej Jonas!
Du kan chatta in till oss så kan vi kika med en supportkod i ditt program för att se exakt hur det ser ut, för fortsatt felsökning!

Ha det fint!

Moa
(Redigerad)
Foto på Jonas

Jonas

  • 4,118 poäng 4k badge 2x thumb
Jag förklarade felet för supporten. De skulle föra det vidare till utvecklarna.
Foto på Uturn

Uturn

  • 60 poäng
Hej!

Vi får fortfarande många fakturor via snigelbrev vare sig vi vill eller inte.
Jag använder visma scanner vilket fungerar helt OK. Bra till kvitton :)
Men jag scannar gärna in våra fakturor via skrivaren då jag inte orkar sitta och ta kort på var ända faktura.

Till min fråga:
Kan man inte scanna in t.ex 40 fakturor i en .pdf och sedan ladda upp som bildunderlag?
Så att eEkonomi programmet sedan sorterar ut dessa bilunderlag?

När jag testar det så läser programmet endast in första fakturan ifrån .pdf filen.

Det vore toppen om det fanns en lösning på detta.
ps min scanner på skrivaren kan inte dela upp varje papper till olika .pdf filer.

Mvh Jimmy
Foto på Hanna Hultemark

Hanna Hultemark, Moderator

  • 7,916 poäng 5k badge 2x thumb
Hej!

Visma scanner är en applikation, som jag förstår att du använder dig av, där du precis som du säger tar kort på fakturan. 

Dock har vi en annan scanningtjänst (förvirrande med namnen eller hur...) som innebär att du får en unik adress och e-postadress som du ger till dina leverantörer. När de sedan skickar fakturorna till dig kommer dessa att skickas till denna unika adress där din faktura skannas in och därefter skickas som en e-faktura till ditt program. På så sätt slipper du pappersfakturor och dessa fakturor kommer direkt in i ditt utkast bland leverantörsfakturorna i eEkonomi. Se mer info ovan i tråden!

Vad gäller att läsa in en PDF-fil så går det tyvärr inte att programmet styckar upp den åt dig, utan det måste vara en PDF för varje bild du ska koppla. 

Hoppas detta besvarade din fråga. 

Återkom gärna om det dyker upp fler funderingar. 

Ha en fortsatt fin dag! 

/Hanna
(Redigerad)
Foto på experience

experience

  • 3,226 poäng 3k badge 2x thumb
HEJ Hanna! Funkar denna scanningstjänst bättre än den inbyggda tolkning i visma eekonomi? Den är nämligen bedrövlig får inkl moms pris som ex moms, ibland radpris som totalpris osv. Klarade ju inte ens er egen faktura för abonnemanget av eekonomi. Dvs avsändare visma AB


I så fall intressant


Mvh
(Redigerad)
Foto på Theodor Ahlström

Theodor Ahlström, Moderator

  • 5,080 poäng 5k badge 2x thumb
Hej Experience,


Visma Scanner är en app där du som sagt tidigare fotograferar dina leverantörsfakturor och kvitton för att sedan skicka dem in i eEkonomi. Det går även att ladda upp filer inne i eEkonomi under Inköp - Bildunderlag. Det överförda fotot används sedan som ett underlag när du registrerar din faktura eller ditt kvitto som en verifikation. Den inbyggda tolkningen i eEkonomi är tänkt att tolka fakturan eller kvittot som läses in antingen via Visma Scanner eller som laddas upp genom Inköp - Bildunderlag för att sedan fylla i beloppen för moms m.m. automatiskt.


Tråkigt att höra att du upplever att den tolkar fel. Tyvärr så är inte den automatiska tolkningen i eEkonomi helt hundra. Vårt mål är såklart att tolkningen av bildunderlag ska bli bättre och jag tar det vidare internt med förhoppning om att funktionen ska förbättras framöver. Om man önskar att stänga av tolkningen för stunden så finns möjligheten till det genom Visma Scanner, vilket går att läsa om i tråden Tolkning av bildunderlag undermålig.


Visma Autoinvoice scanningtjänst används för att göra om utskrivna fakturor och pdf-fakturor till e-fakturor som skickas direkt till eEkonomi. När man aktiverar tjänsten under Inställningar - företagsinställningar - Faktureringsuppgifter så får man en specifik epost-adress samt en postadress dit pdf-filer och utskrivna fakturor skickas för att sedan omvandlas till e-fakutor in till eEkonomi. Autoinvoice Scanningtjänst fungerar på ett annat sätt och fakturan skickas som sagt till ett företag som heter InExchange som tolkar och omvandlar det till en e-faktura som sedan skickas till eEkonomi under Inköp - Leverantörsfakturor - Utkast.


Denna scanningtjänst ska fungera bättre än den automatiska tolkningen och det går även att läsa från användare i tråden ovan som tycker att den fungerar bra. Mer information om tjänsten finns längst upp i tråden och du ser även där hur du aktiverar den. 


På sidan Visma Autoinvoice scanningtjänst och Visma Scanner kan du läsa mer om de två tjänsterna och det finns även en sida gällande Vad skillnaden mellan Visma Autoinvoice scanningtjänst och Visma Scanner är.


Hoppas det var svar på frågan, återkoppla gärna om du undrar över något mer.
/Theodor
Foto på experience

experience

  • 3,226 poäng 3k badge 2x thumb
Hej!

Undermålig ja vad tycker du själv när er egna abonnemangsfaktura från Visma inte kan tolkas av egna programmet?

Jobbar själv inom kvalitetssäkring och utveckling ni har massa kvar att jobba med rörande processer.

Men tackar för svaret om den andra tolkningstjänsten inexhange är välkända för sin tolkning.

Mvh.
Foto på cq

cq

  • 1,024 poäng 1k badge 2x thumb
Förstår inte varför man ska skriva ut en pdf faktura och sedan tolka om eller skanna den ?
Faktura skall självklart innehålla en bifogad fil som medföljer fakturan som sedan läses in direkt i mottagarens ekonomisystem, alltså ingen omtolkning eller annat tjafs