Valbart OCR på kundfaktura - eEkonomi

  • 1
  • Idé
  • Uppdaterades för 1 år sedan
  • Inte planerade
  • (Redigerad)
Jobbar som underkonsult åt ett större konsultföretag X.
Fakturering sker med vad del kallar "Self-Billing".
Det innebär att jag rapporterar tid, och de skickar ut faktura till kunden
och jag får en kopia.

Kunden betalar in till X, och X vidarebefordrar min del av bytet.
De gör betalning till mig utan OCR idag.
Jag genererar en faktura för min bokförings skull, men skickar inte den till X.

Hur skall en bankkoppling kunna matcha fakturor mot betalning?

X har ett fakturanummer som ser ut som organisationsnummer
och en räknare som räknas upp med 1, vid varje ny faktura.
Räknarens antal siffror kan variera från 1 (de nio första fakturorna) och uppåt.

ÅÅMMDDXXXX-17

Jag kan se att det skulle kunna fungera om de skapade ett OCR nummer på sin faktura baserat på fakturanumret.
Jag skulle då kunna lägga in OCR numret i min faktura när jag skapar den,
Tyvärr verkar eEKonomi skapa OCR numret själv.

Hur kan den här situationen hanteras?
Foto på A.P.Richelieu

A.P.Richelieu

  • 956 poäng 500 badge 2x thumb
  • Frågvis

Publicerades för 1 år sedan

  • 1
Foto på Annica

Annica, Champion

  • 4,700 poäng 4k badge 2x thumb
Oavsett OCR-nummer kan du ju matcha en inbetalning mot en kundfaktura manuellt från bankhändelsen - ser inte riktigt behovet av att ha exakt samma OCR-nummer som inbetalningen. 
Foto på Ulf Jonsson

Ulf Jonsson

  • 5,170 poäng 5k badge 2x thumb
När OCR skapas fungerar det ungefär som med våra person/organisationsnummer, dvs det skapas en kontrollsiffra utifrån de övriga siffror som finns i fakturanumret. Se länken från Wikipedia: https://sv.wikipedia.org/wiki/OCR-nummer
Ha en fin Valborg
Foto på A.P.Richelieu

A.P.Richelieu

  • 956 poäng 500 badge 2x thumb
Om man vill göra saker manuellt, behöver man inget bokföringsprogram.
I det här fallet kommer X skapa ett OCR, som jag kan klippa ut och klistra in när jag skapar fakturan.
Sedan matchar bankkopplingen det automatiskt.
Foto på Sofia Johansson

Sofia Johansson, Moderator

  • 4,662 poäng 4k badge 2x thumb
Hej!

I eEkonomi kan du använda OCR-funktionen :)
Då skapas ett OCR ut efter vilket fakturanummer som skapas på fakturan. 
Du kan alltså skapa både fakturan, hantera OCR och få fakturan matchad automatiskt av programmet. När man använder OCR uppfylls nr 1 i listan över kriterier för automatisk matchning under kassa- och bankhändelser.
Det går inte att välja fakturanummer/ocrnummer själv beroende på vad som står på self-billingfakturan, men använder man rätt serie på fakturanumren från början så borde de ju följas åt? :)

Om detta är så som du redan tänkt dig - vad är det mer konkret du upplever inte fungerar som det ska?

/Sofia 
Foto på A.P.Richelieu

A.P.Richelieu

  • 956 poäng 500 badge 2x thumb
Problemet är inte att skapa ett OCR.

Problemet är att jag vill ha ett OCR som skapas av någon annan.
Jag rapporterar tid, de skickar ut faktura till kunden, får betalning, och betalar till mig.

De ser inte min faktura, och följaktligen känner de inte till mitt OCR nummer och kommer därför inte inkludera OCR numret i betalningen av min faktura.
En bankkoppling kan alltså inte göra en automatisk matchning i mitt fall.

Konsultförmedlaren har ett eget fakturanummersystem.

Även om jag skulle kunna skapa ett nummersystem som initialt följer konsultförmedlarens,
så räcker det med att jag gör fel,och måste kreditera fakturan för att vi skall komma ur fas.

För att det skall fungera måste det dessutom hanteras att jag har fler kunder, med olika
nummersystem. eEkonomi använder ett globalt fakturanummer, och fungerar inte i det här fallet.

Därför är enda möjligheten att jag kan specificera OCR på fakturan när jag skapar den.

Alternativt så skulle det kunna finnas en koppling mellan konsultförmedlaren och eEkonomi,
där konsultförmedlaren skickar en eFaktura till eEkonomi, som skapar en kundfaktura med hjälp av uppgifterna inklusive deras OCR nummer.

PS. Det här inlägget rapporterar misstänkt stavfel på ordet "eEkonomi" :-)
Foto på Victor Magnusson

Victor Magnusson, Manager Team Onboarding

  • 9,912 poäng 5k badge 2x thumb
Hej A.P

Nu är jag med lite mer på vad du menar och önskar, tack för det:) Jag ändrar din fråga till en idé och ber någon produktutvecklare återkomma till dig i den här tråden.

Ha en fin måndag.

/Victor
Foto på Lovisa Dacke

Lovisa Dacke, Application Specialist eEkonomi/Website/Webshop

  • 24,048 poäng 20k badge 2x thumb
Hej allihopa!

Tack för input gällande förslaget om att kunna välja OCR på kundfakturor. Precis som ni skriver så genereras i dagsläget detta nummer och det går inte att själv, manuellt, ändra OCR på fakturorna. 

Alternativet är att inte arbeta med programmets OCR utan att skriva in OCR-numret direkt på fakturorna som en textrad, jag ser att ni nämnt detta i tidigare kommentarer. Jag förstår självklart att det inte är en ultimat lösning men förhoppningsvis hjälper det en bit på vägen.

Gällande bankkopplingen så ska programmet, även om du inte har OCR, kunna föreslå en matchning om beloppet och datumet är korrekt. 

Vi tar självklart med oss önskemålet och uppdaterar här i tråden om en ändring skulle bli aktuell :)

Ha en fin dag!

/Lovisa