Vilken information ska lagras och hur länge? Vem är skyldig att lagra informationen och var ska den lagras? I det här inlägget klargör vi vad som gäller - och en sak som kan konstateras är att ju mer digitalt du arbetar, desto enklare blir lagringen!
Vad ska lagras?
Vilken information som ska lagras och arkiveras regleras av bokföringslagen. Samlingsnamnet för det som ska lagras är räkenskapsinformation och innefattar bland annat uppgifter som avses i balansräkningen, verifikationer samt handlingar som en verifikation hänvisar till.
Hur ska informationen lagras?
Räkenskapsinformation ska lagras på ett sådant sätt att den inte riskerar att förstöras eller försvinna. Den ska finnas tillgänglig, vara överskådlig och ordnad.
Räkenskapsinformation som du tar emot, t ex kvitton och leverantörsfakturor, ska sparas i den form du tar emot den. Men du kan överföra informationen från en form till en annan, t ex från papper till digitalt, om det görs säkert. När du skapar räkenskapsinformation, t ex en kundfaktura, kan du själv välja i vilken form den lagras.
Grundbok, huvudbok och behandlingshistorik ska finnas i elektronisk form (förutsatt att du har ett bokföringsprogram) eftersom de uppdateras kontinuerligt.
Hur länge ska informationen lagras?
Bokföringslagen och skattereglerna säger att räkenskapsinformation måste sparas i totalt 7 år efter det att bokföringsåret avslutats. Om du överför informationen från en form till en annan, t ex från papper till digitalt, kan du från och med det fjärde året slänga originalet för att resterande 4 år endast ha underlaget sparat digitalt.
Exempel: Du handlar något i butik och tar emot ett fysiskt kvitto. För att få in underlaget i Visma eEkonomi fotar du kvittot med appen Visma Scanner. Det fysiska kvittot är originalhandlingen och ska sparas så som det är i 3 år. Från det fjärde året kan du förstöra kvittot för att resterande 4 år endast spara underlaget i Visma eEkonomi.
Var ska informationen lagras?
Huvudregeln är att räkenskapsinformation ska vara lagrat i Sverige. Det gäller både datan och utrustningen som används för att presentera informationen. Ett undantag är digital räkenskapsinformation som under vissa omständigheter kan lagras inom EU.
Visma eEkonomi lagrar bokföring och annan viktig information på ett säkert och lättåtkomligt sätt, så länge som bokföringslagen kräver. Du når enkelt din balans- och resultatrapport, verifikationslista och huvudbok.
Inlästa underlag, t ex kvitton och leverantörsfakturor, kopplas till bokförda händelser och sparas i programmet - som i en digital pärm. Du kommer alltid åt bilden under Inköp - Bildunderlag där du får en överblick och kan söka efter ett specifikt underlag eller filtrera på olika perioder. Bilden finns även bifogad i verifikationen som du hittar i din verifikationslista och i din huvudbok.
Läs: Optimera din hantering av kvitton och leverantörsfakturor »
Vem ansvarar för lagringen?
Vem som ansvarar för lagringen kan bero på företagets storlek och bolagsform.
Om det är ett mindre företag såsom en Enskild firma är det alltid den fysiska personen som har ansvar för lagringen. Är det ett större bolag så som Aktiebolag ligger ansvaret istället på styrelsen eller den fysiska personen bakom den juridiska enheten.
Psst, snart kan detta ändras! Regeringen har fattat ett beslut om en uppdaterad bokföringslag med förslag om att avskaffa kravet på att spara papperskvitton, om de finns i digitalt format. Läs mer här »
Innehållet i detta tips är verifierat av Visma Spcs 22-12-07.
