Semester - beräkningar och vanliga frågor

Anna Svensson · ‎2021-02-11

När vi börjar känna sommarens vindar börjar också snacket och frågeställningarna om semester. Hur räknar man ut semester? Hur många semesterdagar har man rätt till och mycket mer. ☀️

Enligt semesterlagen har alla anställda rätt till semester. Mycket av beräkningarna beskrivs i Semesterlagen men många delar är dispositiva, dvs det går att förhandla till de anställdas fördel.

Kontrollera alltid med ditt kollektivavtal hur ni ska hantera semestern på ert företag.

Här har vi försökt samla de vanligaste frågorna vi vet att du som löneadministratör och anställd ställs inför.

Hur räknar jag ut antalet semesterdagar vid heltid och deltid?

Formeln för semesterdagar är alltid ((Anställningstid hela kalenderdagar - Ej semestergrundad frånvaro hela kalenderdagar) / Årets antal dagar) * Semesterrätt = Betalda semesterdagar

Exempel på Ej semestergrundande frånvaro: tjänstledighet, föräldraledighet över 120 dagar.

Antalet semesterdagar avrundas alltid upp till hela semesterdagar.

Om företaget arbetar med Nettosemester:

Är den anställde intermittent deltidsanställd (dvs jobbar inte alla dagar i arbetsveckan) görs tillägget i formeln: Betalda semesterdagar * (Genomsnittlig veckoarbetstid i dagar/ Veckoarbetsdagar vid heltid)

Semesterdagarna blir färre men ersättningen per dag blir högre.

Semesterdagarna räknas ut vid semesterårsavslutet och i Visma Lön 600 finns dessutom stöd för automatisk beräkning av nettosemester.

Hur betalar jag ut rörlig semesterlön?

Rörlig semesterlön tjänas in för de avtal som hanterar det - normalt sett för avtal som beräknar semesterpeng på fast månadslön. Man kan säga att den rörliga delen räknas fram på lön som inte är fast månadslön till exempel Provision.

Du betalar ut den rörliga semesterlönen med snabbvalet Semester och knappen Semesterersättning.

Läs mer: Betala ut rörlig semesterlön för anställda med sammalöneregeln »

När ska jag göra semesterårsavslut? Och vad är det för något?

I ett semesterårsavslut räknas nya semesterdagar fram, ny semesterlön/ersättning och eventuellt kvarvarande semesterdagar blir sparade semesterdagar.

Semesterårsavslutet ska du göra när all frånvaro för semesteråret är registrerat.

Har du semesterår som kalenderår gör du normalt sett semesterårsavslutet efter eller i samband med januarilönen.
Har du semesterår från 1 april till 31 mars gör du semesterårsavslut vanligtvis efter eller i samband med aprillönen.

Arbetar du i Visma Lön Smart eller Visma Lön 300/600 hjälper programmet till med semesterårsavslutet.

Visma Lön Smart: Semesterårsavslut »

Visma Lön 300/600: Semesterårsavslut i Visma Lön »

Kan jag ta ut en halv semesterdag?

Nej. Enligt semesterlagen och i våra löneprogram kan du endast registrera hela semesterdagar.

Får man/hur gör man för att låna semesterdagar från nästa semesterår?

Nej det får man inte. Den största anledningen är att värdet på dagarna inte är definitivt framräknat och att den anställde/företaget kan förlora på detta.

Du kan till exempel istället registrera frånvaron som övrig frånvaro beroende på vad du har bestämt med den anställde.

Om en anställd är nyanställd, hur fungerar det med semester då?

En anställd har alltid rätt till 25 dagars semester, den kan vara antingen betald eller obetald.

Som företag kan du erbjuda förskottssemester, det regleras vanligtvis i kollektivavtalet, läs mer om hur det fungerar i Förskottssemester i Visma Lön Smart » eller Förskottssemester i Lön 300/600 »

Det kan också vara så att företaget har att semesterår är samma som intjänandeår. Det betyder att den anställde har betalda semesterdagar från anställningsdagen att plocka ut.

Bra länkar:

vismaspcs.se - Mallar för semesterplaneringslistor »

Visma Lön Smart: Beräkning av semestervillkor »

Visma Lön 300/600: Beräkningar semestervillkor »

Riksdagen.se - Semesterlagen »

LottaUppsala · ‎2021-04-21

Hej!

Jag håller på med semesterårsavslut och lön för perioden 16/3-15/4.

Semestervillkor 10,

fler anställda har fler än 5 semesterdagar kvar, eftersom de bara får spara 5 dagar tänker jag betala ut överstigande dagar i pengar.

Jag har registrerat uttaget av semesterdagar i pengar och det blir löneart 9155 och 3212, jag har satt dagarna som ska betalas ut i fältet "betalda dagar".

När jag sen tittar på semesterårsavslutet så står dagarna jag lagt in för betalning med i lista i alla fall, jag hade kontakt med supporten igår kväll med att lägga in utbetalningen och hon sa att de skulle försvinna trots att de inte gjorde det på lönebeskedet när vi skrev in utbetalningen.

Nu är det lite bråttom då jag behöver sända in lönefilerna idag och måste få semesteråret klart först.

Tacksam för hjälp

Mvh Lotta

Anna Svensson · ‎2021-04-22

Hej!

Problemet uppstår för att ni har bruten semesterperiod och programmet då lägger semesteruttaget automatiskt på den 15 april istället för föregående semesterår.

Jag har bollat lite med en kollega och lättast är att du lägger in lönearter manuellt och ser till att datum för dem är senast 31 mars.

Om jag tolkar dig rätt så är det timavlönade med semestervillkor 10 det gäller. Då kan du använda löneart 3212 för semesterlönen och 3236 för minskningen av semesterdagar och se till att du i Datum från och Datum till anger föregående semesterår.

/Anna

Fd medlem · ‎2021-06-21

Hej!

Vi applicerar samma intjänandeår som uttagsår och har nu upptäckt att Visma Lön300 räknar ut lite tokigt på semesterlönen. När jag går in och läser i er informationsbank om hur man räknar ut semesterlön så står det att vi inte kan använda oss utav procentregeln p.g.a. att vi har samma intjänandeår som uttagsår. Dock kan jag inte se att programmet använder sig utav sammalöneregeln. Hur kan jag få hjälp med att förstå hur programmet räknar ut detta egentligen?

Mvh,

Johanna

Anna Svensson · ‎2021-06-22

Hej @Fd medlem !

Det stämmer att procentregeln inte går att använda, framförallt för att då beräknas semesterlön på intjänande lön föregående år.

Det låter som att det är semestervillkor 20 ni ska använda er av i Visma Lön. Jag rekommenderar att du kontaktar mina kollegor på supporten så hjälper de dig: https://vismaspcs.se/kontakta-oss ☀️

/Anna

Fd medlem · ‎2021-07-20

Hej

Tack för detta hjälpte mig dock har jag lite funderingar som jag hoppas att få hjälp med

Jag har nämligen lärt mig tidigare att man måste väl jobba in sin semester ?

Om mina anställda startade sin anställning

01 MAJ 2021 och tar ut semester i juli år då blir väl den obetald ? och det dras väl av nästa av på nästa månads lön (?) så får man full lön i JULI ?

Hur räknar jag ut avdraget

Tack på förhand

Med Vänliga Hälsningar

Sofia

Tinna Gunnarsson · ‎2021-07-21

Hej Sofia!

Härligt att min kollegas inlägg hjälpte dig i dina funderingar och resten ska vi säkert kunna lösa tillsammans också.

Precis som Anna skriver högst upp i denna forumtråd så är många delar av semesterlagen dispositiva, dvs det går att förhandla till de anställdas fördel.

Kontrollera alltid med ditt kollektivavtal hur ni ska hantera semestern på ert företag.

Är det så att ni har intjänandeår året före uttagsår och man anställdes 1 maj 2021 så har du helt rätt i att då är det obetald semester som gäller och avvikelserna regleras oftast månaden efter. Om du använder snabbvalen i programmet så får du hjälp med att räkna fram avdraget. Säkerställ bara att det finns obetalda dagar att tillgå så löser programmet detta utan problem så länge du registrera frånvaron med hjälp av snabbvalet Semester- Uttag.

En del företag har semesterår som är samma som intjänandeår. Det betyder att den anställde har betalda semesterdagar från anställningsdagen att plocka ut.
Hur många dagar den nyanställde har rätt till behöver ni däremot räkna ut manuellt första året och lägga in på fliken 5 semester i anställningsregistret.

Jag vill gärna slå ett extra slag för det som står i huvudinlägget under stycket Som företag kan du erbjuda förskottssemester, det regleras vanligtvis i kollektivavtalet. Här får du en förklaring av förskottssemester och hur du använder det i ditt löneprogram om det är aktuellt för er.

Om det råder minsta tveksamhet på vad som gäller på ditt företag så ska du kontrollera detta med ert kollektivavtal och har du frågor rörande hanteringen i programmet så är du alltid välkommen att höra av dig till oss på supporten.

Önskar dig en fin semester när det är dags! /Tinna

Fd medlem · ‎2021-07-21

Hej Tinna,

TACK SNÄLLA 🙂

Ska titta på det och hör av mig om jag inte förstår 🙂

Madeleine9 · ‎2022-03-23

Hej,

Hur räknar man ut hur många dagar man har intjänat om man arbetat en kortare period?

Om den anställda endast arbetat 40 dagar men har rätt till 25 dagar per år?

2,08 är 1 månad men delar man detta på dagarna eller blir det 4 intjänade semesterdagar`?

LottaUppsala · ‎2022-03-23

Hej Madeleine9

Jag har lärt mig att man räknar enligt följande

Anställda kalenderdagar delat med 365 x 25 så i ditt fall 40/365x25=2,739 vilket alltid avrunda uppåt så jag skulle säga 3 semesterdagar.

Mvh

Lotta

Chatarina · ‎2024-04-16

Hej! En anställd har varit tjänstledig 27/11 2023 - 12/4 2024, vilket gör att hen inte tjänat in några semesterdagar under denna period.

Har nu gjort semesterårsavslut och trodde att eftersom anställd är markerad i kalendariet som 'tjänstledig' så skulle även semesterdagarna automatiskt räknas om i respektive betalda samt obetalda men nu står det att hen har rätt till 25 betalda semesterdagar från förra semesterårets period, vilket inte stämmer.

Räknar jag ut detta själv för hand och ändrar på hens flik för semester i Visma Lön 600?

Tackar på förhand & tacksam för svar. / Chatarina