Fakturering till alla kunder blockerad!

[KABE Husbilsklubb]

Visst är det härligt med ett HELT nytt år att se fram emot!

Och inte minst alla utmaningar vi(jag) kommer att ställas inför. Se på bara den, det börjar direkt!

Vid denna tid förra året fakturerade jag alla kunder för årsavgiften. En sk. gruppfaktura där urvalet var kundkategori, Medlem. Vid denna tid var det tvunget att skapa en speciell kundkategori, samma till alla kunder. Så smart att välja Medlem, eftersom vi har medlemmar och inte kunder.

Faktureringen gick galant. Smolket i bägaren var att det bara gick att skicka 25 fakturor åt gången. Gissar att de flesta företag inte har fler än 25 kunder som får identisk faktura. Vi har över 500!

Jag upprepar faktureringsprocessen igen som förra året men se nu blir det stopp!
Proceduren följer denna turordning.

Kollar i Kundregistret att det finns 515 aktiva medlemmar som skall faktureras för årsavgift 2025.

Går vidare till Fakturering och ser att det finns 515 medlemmar att fakturera

Väljer fler kunder att fakturera och väljer kundkategori Medlem. Ser nu att det anges 534 poster att fakturera?

Med det valet gjort kommer denna trevliga varningsruta upp som påstår att det är missmatch i kundgruppen. Något naturligtvis jag nekar till eftersom alla poster har land Sverige och valuta SEK.

Så min nyttårsutmaning är denna. VAD EXAKT är det varningstexten vill förmedla och hur löser jag årets första hårda ?

Nötknäckaren
Rolf

[Stefan0335 · Accepted solution]

Varje år så skickar vi avtalsfakturorna den 1/1 som är inlagt att skickas iväg automatiskt. Men inget gick iväg, står stoppat.

Nu när jag ändrar manuellt till fakturadatum den 2/1 så får jag inte iväg det heller, så jag får väl försöka höra med Visma under dagen hur detta ska fixa sig. Det var bara en slump att jag såg att det var stoppade fakturor som inte gått iväg, någon tydlig markering att något var fel gick inte att se. Lite läskigt att inte få en tydligare signal när man går in på Visma eller via mejl. Känns som att fakturorna bara hade kunnat ligga där stoppade utan att det hade upptäckts.

[Anton Martinsson]

Hej på er @KABE Husbilsklubb och @Stefan0335

Tack snälla för väl ställda frågor och fint presenterande i bilder mm! 

Som jag förstår det har ni försökt att komma i kontakt med vår support angående felet med er återkommande massfakturering, stämmer det? 
Om ja, har ni fått den hjälp ni behövde eller finns det fortfarande något jag kan bistå med här i forumet? 

Vänliga hälsningar

[KABE Husbilsklubb]

Tack för din fråga Anton.

Jag har fått bra stöd och hjälp av supporten på det som gått att lösa. Tyvärr är det flera "tillkortakommande" i programmet som måste lösas med "kirurgiska" ingrepp och som supporten inte råder över. Känns lite som inom sjukvården idag! Vad jag menar är att de programmeringsingrepp som bör göras skjuter Visma på. Gissar att de är rädda för att det skall spridas multiresistenta bakterier när de gör ingrepp. Eller uttryckt i klarspråk. Görs en programförändring brukar det "alltid" dyka upp fel någon annan stans!
Så det bästa är att sitta still i båten och leva med de fel som finns.

Fortfarande förhoppningsfull
Rolf

[KABE Husbilsklubb]

Stefan.

Jag säger det nu, "det var bättre förr"! När vi hade Visma Förening gick allt som "tåget". Fakturering lätt som en plätt. Utskrift av medlemslistor, namnlappar etc. var bara ett tryck bort. Visma eEkonomi är i jämförelse ett rejält bottennapp.

Varför gick det inte att fakturera för mig då? Jo, på en inaktiv post fanns valutan USD vald. Jag begärde utskrift av fakturor för aktiva kunder med kundgruppen Medlem åsatt. Inalles 515 poster. Faktureringen skrev Medlem (660) poster innebärandes att även inaktiva poster var medräknade "felaktigt". Programmerare som INTE kan sin sak! Fann jag efter en utskrift av kundlista inkluderande inaktiva kunder och leta rad för rad på 660 poster för att finna avvikelsen USD. 

Med denna ändring gick det nu att välja flera kunder och Medlem som kundgrupp. Gör faktureringen och går igenom post för post (515) för att se att alla utom en ska ha skickas via e-post. Den uttagna kundlista på aktiva visar att 514 har e-post noterat på sig och en har via post. MEN när jag scrollar igenom listan på faktureringen visar sig att det på flera stycken står Skapa PDF eller Skicka som brev! Visst blir jag glad? Hur ända in i .... kan detta komma upp när det på kundkortet står E-post på alla 514 aktiva poster?

Väntar på att bli uppringd för tredje gången idag. Nog var det enklare förr? 1997 köpte Semcon min arbetsgivare in ett nytt affärssystem från Intensia med resultat att koncernen INTE kunde skicka kundfakturor på ett halvår. Jag som avdelningschef för Semcon utbildning skapade då ett eget system byggt i MS Access för att kunna fakturera våra offentliga kunder.

/Rolf

[Khedron Wilk]

@KABE Husbilsklubb Nyfiken i en strut: fanns det inaktiva kunder när du körde igenom samma sak förra året?

Funderar på om det är något i underliggande data som förändrats och som nu utlöser en gammal "bug" eller om det är funktionaliteten i systemet som förändrats och det är otillräckliga regressionstester som gör att det blir såhär. (Skriver detta här mest för att Visma SPCS vid behov skall ta detta med sig "bakåt" i sin organisation. )

[KABE Husbilsklubb]

Khedron.

Tyvärr är min programmeringsinsikt rudimentär. Förra året var det andra problem som dök upp. Vi hade naturligtvis inaktiva kunder vid förra årets fakturering. Det var inget fokus då som nu på detta att faktureringen nu säger att det ska finnas 660 poster märkta med kund Kundgruppen Medlem när vi väljer aktiva kunder som är 515 poster. Så din kommentar innehåller säker riktigheter. När jag uttrycker det heter det istället att programmerarna inte begriper hur saker fungerar och inte kan översätta det i programspråk.

Tokerierna tog inte slut med detta. När väl faktureringen var gjord och jag tog upp på skärm vika som fakturerats och resp. fakturanr namn på kund, leveranssätt (514 via e-post och 1 via PDF enl. kundlista) så innehöll denna lista en fasligt massa poster med leveranssättet PDF och Skicka som brev. Inget som supporten kunde förklara men skulle meddela vidare. Så alla poster som inte var Skicka via e-post fick jag nu manuellt ändra till e-post. Dock inte den kundpost som inte har e-post utan får fakturan via MMS. Där stod det korrekt PDF.

Efter godkänd ändring fick jag sedan tillbaka detta svar när jag ska skicka iväg fakturorna!

Det gäller att hela tiden se positivt på verkligheten.

/Rolf