Påminnelse på obetalda fakturor

[KABE Husbilsklubb]

eEkonomi leder ständigt till nya utmaningar!

Senast jag skrev här gällde det att eEkonomi inte kan hantera fler än 25 påminnelser åt gången. Idag kom en ny överraskning.

Eftersom betalningsmoralen sjunker krävs en snabb påminnelsehantering. Så fakturor som skickades 1/1 på 200,00 kr men var obetalda 4/2 skapades det påminnelse på med tillagd avgift (max 60,00 kr enl. KKL för fysisk person) och nytt belopp 260,00 kr. Fint som snus!

De sölmånsar som inte funnit Swish på sina telefoner den 11/2 fick en ny påminnelse skapad idag. Och det är nu det blir spännande. För nu hade beloppet att betala ökat till 320,00 kr. Alltså 200,00 kr + 60,00 kr + 60,00 kr!

Skärmklipp från Google & eEkonomi

Ställd inför detta faktum vänder jag mig nu till dig för hjälp. Är det så att vi som använder eEkonomi har dispens och rätt att ta ut påminnelseavgift flera gånger för samma obetalda faktura? Eller är det så att jag inte begriper hur Företagsinställningar/Faktureringsuppgifter ska hanteras? För inte kan det väl vara fel i eEkonomi!

En något förvirrad brukare!
Rolf Gustafsson
Förvirrad brukare av eEkonomi

[Tinna Gunnarsson]

Hej @KABE Husbilsklubb 

Vill bara meddela att vi har sett din tråd men väntar på svar från våra produktspecialister. Uppdaterar dig så snart det finns mer info i ärendet. 

Ha det fint önskar Tinna

[Tinna Gunnarsson · Accepted solution]

Hej Rolf @KABE Husbilsklubb 

Nu har jag fått svar och jag beklagar att du har fått vänta. 

Så här fungerar Visma eEkonomi idag:
 

Har du ställt in att det ska finnas en påminnelseavgift när du skickar en betalningspåminnelse så blir det en för varje påminnelse som skickas. Programmet har ingen funktion för att hålla reda på detta utan det är manuell hantering för att ta bort påminnelseavgiften på påminnelse 2 och så vidare. 

Antingen får du nolla beloppet på själva påminnelsefakturan eller gå in under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter och ta bort påminnelseavgiften innan du skapar den nya påminnelsefakturan. Använder du den kostnadsfria tjänsten Visma Påminnelse direkt så fungerar det så som du önskar.

Ha en fin dag

/Tinna

[KABE Husbilsklubb]

Då är vi tillbaka till att eEkonomi är långt ifrån brukarvänlig och kräver en massa handpåläggning som inte hör hemma år 2024!

Det ska va gött å leva 2024

Rolf

[VängsöPeppe]

Hej,
Jag kapar detta lite: som jag förstår av din text så är det så att man inte har rätt att ta ut mer än en påminnelseavgift för varje obetald faktura, stämmer det? (vet du var jag kan finna lagstöd för detta?)
Vi har en delägare som notoriskt väljer att inte betala sina fakturor i tid och jag skulle vilja skicka en påminnelse till delägaren var tredje dag tills fakturan blir betald och för varje gång lägga på påminnelseavgift (i syfte att det ska vara dyrt att strunta i att betala sina fakturor, dröjsmålsränta är ju inte direkt kännbart) Majoriteten av styrelsen anser att vi endast skall skicka en påminnelse för varje faktura och sedan bara vänta på att få in betalning. När någon har fler än tre obetalda fakturor (vi skickar ut en ny faktura varje månad) så ska vi ta ett samtal med personen och eventuellt lägga upp en avbetalningsplan! 

[Khedron Wilk]

Lagstöd: Lag (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m. 

Se framförallt §4. Min väldigt lekmannamässiga tolkning är att ni inte kan göra som du skulle vilja. Påminnelser får ni absolut skicka hur många som helt, skicka för allt del en om dagen. Men "plussa på" med avgifter kan ni bara göra en gång per typ av avgift, som i sin tur bara är tillämplig utifrån olika saker.

(Låter lite jobbigt. Tycks som ni kommer behöva skriva om era avtal er delägare emellan för att komma åt problemet om det inte redan finns något definierat er emellan utöver vad lagen medger.)

[VängsöPeppe]

Tack för information.
Ja jag tycker att det jobbigt, men tydligen är jag den enda i styrelsen som anser det. De andra anser att man måste värna om grannsämjan och vill inte stöta sig med någon (även fast jag tycker att vi gör just det mot övriga delägare genom att inte se till att denna delägare uppfyller sina åtaganden) utan tycker att det är helt ok att denna delägare väljer om och när den tänker betala sina fakturor 😞

Ytterligare ett fel är också att vi inte har något beslut från någon stämma om hur vi ska hantera denna typ av händelser och resten av styrelsen vill inte lyfta frågan dit heller (naturligtvis eftersom de inte ser detta som ett problem)

Ärligt talat vet jag inte vad jag ska göra, jag vill ju gärna behålla min roll som kassör (för jag tycker det är kul)

[Khedron Wilk]

Bostadsrättsförening eller samfällighet? Hyra, månadsavgift eller årsavgift?  Spelar förvisso ingen roll, bara jag som funderar på problemets art. Allt jag kan säga är att jag delar din uppfattning, jag tror ju sådant här sakta men säkert förgiftar en förening. 

Beroende på typ av förening och typ av avgift så kan det finnas lite olika tvångsmedel. Till exempel i en samfällighetsförening så förlorar delägande fastighet enligt lag rösträtt tills avgift är betald. Men sådant hjälper inte om man inte styrelsen uppbackning.

Kuriosa / överkurs: inte så många som inser att till exempel avgifterna i en samfällighet har samma status som skatt. Även om en delägare inte tycker att de skall betala måste de betala först och överklaga sedan. Och att föreningen har full rätt att gå till Kronofogden för att kräva in avgiften. (Men det kräver att man har gjort allt rätt på stämman!) Vet dock inte om det gäller även bostadsrättsförening.

Alltid känsligt när grannar skall ta betalt av varandra.

[VängsöPeppe]

Det är en samfällighet och vi debiterar månadsvis (jag har även öppnat upp möjligheten att om någon vill ha en faktura för längre period så kan de få det).
Vi har inte så mycket som vi behöver rösta om så att inte ha rösträtt är inte mycket till påtryckningsmedel.

Som du skriver, det hjälper inte om inte man har styrelsens uppbackning. Personen har dragit snyftvalsen för ordförande om att han har så dålig ekonomi så att ordförande har beviljat honom att betala när han kan (och ordförande har fått övriga i styrelsen att godta det). Jag har ifrågasatt vad styrelsen tror som skulle hända om han valde att inte betala Vattenfall för elen. 

[KABE Husbilsklubb]

Detta är lite av den svenska "mjäkigheten"

Vi svenskar är överlag konflikträdda och fega. Vill inte stöta oss. Och säger inte vad vi känner till den andre för vi vill inte göra någon ledsen. Nu är det så att du kan inte göra någon ledsen. Det är den andre som väljer hur denne ska reagera. Inte du!

Min erfarenhet är att de flesta styrelser är en samling personer som "sitter i styrelsen". Det är ovanligt med ledamöter som vill arbeta. Du verkar vara en sådan? Enda sättet att få igenom din linje är att argumentera på så vis att du får övriga ledamöter att succesivt när du pratar bekräfta att du har rätt. Vet inte om du är bekant med säljsamtal? Ett säljsamtal bygger du upp i olika kapitel, som i en bok. Efter varje kapitel så skall du stämma av att ledamöterna håller med dig. Är någon emot får du, med de andras tillåtelse, ta ett extra var med för att få med denne. På detta vis "föser" du de andra framför dig högre och högre upp för bekräftelsetrappan. På det slutliga steget blir din avslutande kommentar, "Då är vi alltså överens om gå vidare på detta sätt".

Det finns massvis av argument varför ett beteende från medlem som du beskrivit inte är ok. Hur skulle det fungera om alla medlemmar agerade på samma sätt! Personligen skulle jag ha ett fysiskt möte med den aktuella personen och be honom berätta varför denne beter sig som den gör. Höra med denne vad som krävs att han betalar som man skall göra. Lyssna noga, ställa förklarande frågor och få honom dit du önskar.  Fungerar inte detta så skulle jag vara mycket tydlig och berätta vad som fortsättningsvis sker med hans skuld dagen efter den skulle varit insatt på kontot. Möjligtvis skickar dagen efter en betalningspåminnelse av vilken det tydligt framgår att om inte betalning är insatt på kontot inom fem bankdagar går det vidare till KF med tillkommande kostnader.

Du kan ju också vänligt beskriva hur en bra rutin är att hantera mottagna fakturor. Gå direkt in på din bank på nätet. Välj Betalningar och registrera fakturan med förfallodagen som betalningsdag. Är det samma belopp varje månad gör man en sk. stående överföring.

"Hur svårt kan det vara"?

Lycka till!
Rolf

PS.
Tips för att få betalning på rätt tid.

[VängsöPeppe]

Innan "vi" i styrelsen beslutade om dagens hantering av obetalda fakturor så bokade ordförande och jag bokade in ett möte med personen där vi kom hem till honom och pratade om att han hade obetalda fakturor och ville höra hans tankar och idéer. Det slutade med att han sa till mig att han skulle skicka någon av sina vänner hem till mig "för att ta hand om mig!" så jag har inte mycket till övers för honom. Ordförande håller honom om ryggen och menar att jag missförstått allt och att personen sa så bara för att vi trängde in honom i ett hörn. Så med andra ord så blev det plötsligt mitt fel!
Men jag bokför allt vad gäller påminnelseavgifter och dröjsmålsränta naturligtvis och kommer att nämna vad dessa poster beror på vid nästa stämma.

[KABE Husbilsklubb]

Ja, detta med tröga betalare är en tråkighet.

Nu vet jag inte riktigt vilken verksamhet och relation som ni har. Min erfarenhet sedan fler år tillbaka är att man ska inte ”gödsla” med påminnelser. Speciellt inte till företag/organisationer eller liknande juridiska ”personer”. Beträffande dessa finns en laglig möjlighet att debitera en avgift på 450 kr allt för allt. Privatpersoner gäller 60 kr ju.

Det är avsevärt kraftfullare att när en faktura inte blir betald i tid direkt lyfta på luren och prata med ansvarig person. Företrädare för företaget eller privatpersonen. Tydligt göra klart i samtalet att de överenskomna betalningsvillkoren gäller och om inte betalning har kommit in på ditt konto inom fem dagar kommer inkassering att göras via Kronofogden med tillkommande kostnader. Att hålla på och skicka flera påminnelser är bara tjafs och visar på svagt agerande.

Det är viktigt att alla era avtalsöverenskommelser och betalningsunderlag till era kunder har tydligt angivet på dokumentet vilka betalningsvillkor som gäller. Protesterar inte mottagaren på detta och betalar så innebär det att villkoren accepteras. Du skall alltid vara noga med att tydligt berätta/skriva om era betalningsvillkor så det inte råder någon oklarhet för köparen/mottagare. Rent generellt så behöver du inte ens skicka en betalningspåminnelse till köparen. Du kan direkt efter förfallodagen om inte betalning inkommit skicka begäran till Kronofogden. Vad de flesta gör är att ALLTID vänta för länge med att vidtaga kraftfulla åtgärder för inkassering. Inget tjafs vid obetald faktura! Ring direkt, kräv omgående betalning och meddela att om INTE betalning finns på ditt konto inom fem dagar blir det inkassering via Kronofogden. En åtgärd som kostar mer är påminnelseavgifter. Ju tydligare du agerar på detta sätt desto större respekt skapas. Inget velande!

Rent generellt gäller detta.
Det finns ingen lag som säger hur många dagar du har på dig att betala en faktura. Du kan till exempel inte kräva att få 30 dagar på dig. Företaget får själv bestämma villkoren. Du godkänner villkoren när du väljer att handla av företaget och måste betala när företaget begär det. Beträffande påminnelser, dröjsmålsränta och liknande kan du läsa här. Lagrummet för detta kan du sedan läsa om här. Du får här lite praktisk orientering från en jurist.

Hoppas det är svar på dina funderingar. Om inte får du återkomma.

Med vänlig hälsning

Rolf Gustafsson

Ordf. KABE Husbilsklubb

Näs Björneberg 1

SE-583 94  Nykil

Mob 070-5182880

[VängsöPeppe]

Tack för dina svar, tip och råd.
Men jag jobbar ju i motvind angående detta och kan ju inte agera på egen hand. Men jag kanske helt sonika bara ska ge slaget förlorat och lämna min post som styrelseledamot. Då kan jag i alla fall stå rak i ryggen gentemot övriga delägare.