Visa verifikation som tillhör kvitto - eEkonomi

[Fd medlem]

Behöver man skriva exempelvis verifikation 1.2.3 på själva papperskvittot & fakturor o sedan klistra på ett blankt papper när man fört in de i visma? Detta är nytt för mig.

Den här frågans innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 2022-12-27.

[M Risberg]

Hej.

På papperskvitton som jag får från traditionella kassaapparatter skriver jag verifikationsseriens bokstav och verifikationens nummer uppe i högra hörnet. Sedan skriver jag ut ett A4 med de viktigaste uppgifterna från kvittot i en kolumn på högra sidan. Sedan häftar jag fast papperskvittot på vänster sida på det här A4. Hålar och så in i pärmen.

Pappersfakturor skriver jag verifikationsseriens bokstav och verifikationens nummer uppe i högra hörnet, hålar om nödvändigt och sätter in i pärmen.

Behöver och behöver, har faktiskt inte läst att man måste. Jag bara tänker som så att jag gör sånt som skulle hjälpa mig att hitta rätt i fall något skulle hända att jag behövde backa eller titta i pärmarna.

Hur brukar du göra?

[Fd medlem]

Men tack snälla för svaret!
Jag har ingen kassaapparat utan skriver traditionella kvittoblock.. jag har nu bara lagt de i ordning i ett kvittensblock och sedan pappersfakturorna i ordning i pärmen!

[M Risberg]

Åh vad intressant, ibland går det för snabbt. 🙂 Jag föreställde mig dig, utan så mycket som att blinka, i min situation, som bara köper för att generera kassakvitton. Så du säljer alltså och genererar kassakvitton på det sättet?

Okej, då är jag osäker. Kanske finns det regler kring hur sådana kvitton skall hanteras och jag hoppas att någon mer dyker in i samtalet, som förhoppningsvis är duktigare än jag vad gäller just din situation.

[Fd medlem]

För att kunna hitta igen och ha ordning så skriver jag verifikationsnumret på mina papperskvitton typ ver G65. jag brukar också skriva på kvittot/A4 datum belopp momsbelopp och ev kort vad det avsåg - för det fall kvittot är oläsbart på nåt år.

Jag brukar häfta på A4 och i pärm men om man använder kvittoblock går de kanske att sätta direkt i pärm.

Jag använder pärm - men det skulle nog fungera lika bra att ha ett kuvert för t ex månad där alla kvitton ligger - huvudsaken det finns struktur så att all dokumentation kan visas upp..

Jag läser också in alla mina kvitton digitalt så att jag har dem digitalt eftersom många kvitton kommer vara oläsbara på något år.

Här finns en beskrivning
https://vismaspcs.se/ditt-foretagande/byra/de-har-kopiorna-behover-du-inte-skriva-ut


Man måste spara dokumentationen i den originalform man får/skapar den i.

Dvs får man ett kvitto / skapar en faktura digitalt så är det originalet - då ska man spara det digitala originalet - man får inte skriva ut och slänga pdf dokumentet tex.

man ska spara i 7 år och det finns regler som gör att man kan ändra format t ex alt digitalt och efter 3 år efter bokslutet kan man då slänga pappersoriginalet - men det digitala måste då sparas i 7 år.

när det gäller märkning så vet jag inte om det finns något formellt krav på hur, men ska man ju kunna visa skatteverket att man har ordning och vid eventuell revision kunna visa dokumentation som hör till en händelse. Det finns också krav på att dokumentet är läsbart - dvs kassakvitto som inte scannats digitalt in bör kopieras eftersom kvittotexten bleknar.

Men oftast söker jag efter det digitala kvittot - jag märker mina digitala filer/PDFer med datum och verifikationsnummer och ev beskrivande text också för att göra det lättare att hitta


se till att de filer du sparar digitalt har säkerhetskopia t ex genom att spara dem på Google drive /Onedrive etc så att de inte försvinner om datorn/Ipaden går sönder/försvinner

[M Risberg]

Hej Jan.

... jag märker mina digitala filer/PDFer med datum och verifikationsnummer och ev beskrivande text också för att göra det lättare att hitta

se till att de filer du sparar digitalt har säkerhetskopia t ex genom att spara dem på Google drive /Onedrive etc så att de inte försvinner om datorn/Ipaden går sönder/försvinner

Jag döper mina filer på ungefär samma sätt som du. En sak jag undrar är (exempelvis nu):
De digitala fakturorna, som du skapar i ditt ekonomiprogram och mailar till kund, sparar du dessa PDFer även på din egen hårddisk (och på dina backupställen) och inte bara behåller dem i Vismas system?

[Fd medlem]

Litet företag = jag sparar min få fakturor lokalt direkt (lokalt = Onedrive så de automatisk backupas) eftersom möjligheten att exportera flera stycken är begränsad idag - lättare att spara direkt.

Större företag med många fakturor då kan det bli för omfattande där vore en bra exportfunktion tacksam.

Om du väljer att maila till kund manuellt via t ex outlook då går det att skapa automatfunktioner som automatiskt sparar bilagorna på t ex Onedrive när mailet går iväg - har inte gk ́jort det själv men det ska gå att konifgurera.

mailar man manuellt finns det också kvar i skickat iochförsig.

[AccountantfromHell_singland]

Spårbarheten är väl så vitt jag vet väldigt viktig. Vilken verifikation/underlag hör till vilken bokförd transaktion. Det är ju även väldigt viktigt med löpande nummer serier på fakturor, att man har koll på löpnumren i kassautslag och jag skulle påstå att även handskriva kvitton bör ha numrering. Så att man kan följa och se att alla utskrivna kvitton även bokförs. 
Tar vi tex. kvittoscanning som en del använder så bör man ju förvara originalen så att det går att följa dessa. I BLInfos variant så får varje avscanning ett nummer som man kan/skall skriva på originalet. Spårbart och enkelt. 
Vismas förslag är, eller åtminstone var det tidigare, att kunden samlar kvittona i en låda och jag som konsult skriver ett avtal med kunden där han tar fullt ansvar. Något som jag är starkt kritisk till då jag skall hjälpa kunden, inte smita undan ansvar.
Och för er som då tycker det är jobbigt att skriva siffror, Välkommen till företagarlivet! Krävs lite utöver själva företagsidén.... och bra rutiner är inte jobbiga utan underlättar och det är väldigt skönt att ha gjort rätt från början när Skatteverket hör av sig.