Flytta lagkassor från kortfristiga skulder till eget kapital

[DDDD80]

Hej!

Vid senaste årsredovisningen tyckte vår revisor (vi är en idrottsklubb) att lagkassorna inte borde ligga som kortfristiga skulder, eftersom dessa egentligen inte är utbetalbara vid anfordran. Hos oss gäller att lagkassorna är lagens, men de förvaltas av klubben och styrelsen prövar varje gång lagen vill ha pengar om detta är något som laget får ha pengarna till. Hittills har vi i styrelsen aldrig sagt nej, eftersom det många gånger handlar om cuper, pizzakvällar och liknande. Däremot skulle situationen uppstå att vi hamnar i kris är det styrelsen som bestämmer och inte lagen. Detta menade revisorn gör att lagkassorna inte är skulder utan eget kapital, och då kommer också soliditeten att se bättre ut.

Detta låter rimligt tycker jag, men frågan är hur man flyttar dessa pengar rent bokföringsmässigt. Som det är nu har alla lagkassor ett eget konto, så det ligger 22 konton som börjar med 2864. Var kan man i stället lägga dessa, finns det något särskilt konto man kan använda, typ under 207? Saken är också att vi har alla pengar på samma konto i banken, så man får gå till bokföringen för att se respektive lagkassa. Egentligen behövs alltså inte fler än ett konto till detta, men i och med att pengarna redan är specade är det inte jättebesvärligt att skapa 22 nya konton.

Och sedan en fråga till på samma tema. När lagen sålde Bingolotter i julas fick de behålla en viss andel, alltså att den tillföll lagkassorna till de lag som sålde. Men i och med att dessa pengar är på föreningens huvudkonto, går det på något bra sätt att bokföra detta, alltså att vi flyttar pengarna från 1930 till respektive lagkassa men detta bara görs i bokföringen.

Ett alternativ skulle givetvis vara att skapa ett nytt konto i banken för lagkassorna, och på så sätt också avskilja medlen, men som en tillfällig lösning, finns det något annat sätt?

[Joachim E]

Hej

Det absolut bästa är att varje lag har sitt eget bankkonto på banken för sitt kapital så man kan föra över pengar till respektive banksaldo för att se vilket tillgodohavande respektive lag har. 

Skulle behöva ett exempel på hur ni bokför när ni avsätter pengar till lagkassorna?

Att flytta ett saldo från 2864 till till exempel 2074 är inte speciellt svårt. Det gör ni enklast genom att göra en manuell omföring av saldot på 2864 på detta sätt via Bokföring > Verifikationer > Ny verifikation.

2864 Debet 
2074 Kredit

På så sätt flyttar nu summan från 2864 till 2074.

Önskar dig en fortsatt fin dag
Joachim

[DDDD80]

Tack för bra svar!

Jag är inte helt säker på hur detta görs, i o m a det inte är jag som sitter med den dagliga bokföringen. Men det som du föreslår verkar ju vettigt, och då kommer också saldona att stämma. Ska bara höra med banken vad vi betalar för, vet inte om vi måste betala extra med tanke på att det är ca tjugo konton som behövs, och att ett första steg därför skulle vara att i alla fall ha lagkassorna på samma konto.

[Joachim E]

Hej

Gör så att du hör efter med banken först och sedan är du välkommen att återkomma. Alternativet är att ha det som du har det nu dvs att lagens tillgodo får stå som en skuld under eget kapital dvs att varje lag har sitt eget 207X konto 208X konto,

Att då in det som en tilgång går dessvärre inte utan att det måste ske en utbetalning/överföring till ett annat bankkonto.

/Joachim

[DDDD80]

Då kan jag i alla fall börja med att bokföra om kontona, från skulder till eget kapital. Det verkade inte heller vara något problem för banken att vi ville öppna 20 nya konton, så förhoppningsvis går det att ordna.

[Joachim E]

Vad skönt att det verkar vara enkelt att hantera hos banken och ja det är bara att böra bokföra om saldona för lagkasssorna till andra 2-konton.

/Joachim
 

[DDDD80]

Sent svar och trist uppdatering: det gick inte alls på banken att skapa nya konton så vi är kvar med ett enda stort konto. Det jag nu inte riktigt förstår och som jag tror inte stämmer så som det bokförs nu är hur det går till rent praktiskt när en utgift eller intäkt ska debiteras eller krediteras respektive lags lagkassa.

Om ett lag vill använda till exempel 10 000 kr till en cup, kommer detta att dras från vårt vanliga konto, så vi måste ju ha 1930 inblandat på något sätt. Men går det bokföringsmässigt att ordna det som att ett sådant utlägg kan kopplas till lagens lagkasse-konton under eget kapital? Annars är vi tillbaka i att lagkassorna framgår av en Excel-fil, och det kanske är enda lösningen? Att vi har ett ark där alla lags lagkassor står, och när utläggen görs minskas respektive lagkassa i Excel-filen och när året är slut ökas eller minskas det egna kapitalet med differensen mellan utlägg och intäkter för samtliga lag.

[Joachim E · Accepted solution]

Hej

Det går att hantera genom att justera det som betalas ut eller betalas in genom att justera det egna kapitalet och lagkassan samtidigt som man bokför upp kostnad/Intäkt mot banken. Visar med ett exempel med de 10 000 för en cupkostnad.

1930 bank kredit 10 000
4-5-6XXX Debet 10 000
2074 Lagkassan debet 10 000
2067 Balanserad vinst/förlust Kredit 10 000

Genom ovanstående kontering så regleras saldot på banken (1930). Kostnaden bokförs upp (4-5-6XXX Kontot), Saldot på lagkassan minskas (2074) och lagkassan regleras mot det totala egna kapitalet för föreningen.


Ett alternativt till detta är att använda resultatenheter istället.

Resultatenheter

För mer information om hur ni använder och aktiverar detta hänvisar jag till programsupporten på telefon 0470 - 70 62 00

/Joachim
 

[DDDD80]

Ah, såklart. Tänkte inte på att man kan göra dubbel dubbel bokföring. 🙂 Alltså att samma utlägg tas upp på fyra ställen samtidigt. Ska testa detta under dagen. Tror dessutom att Idrottens redovisning 3.6 rekommenderar kostnadsställen/resultatenheter, så det får kanske bli nästa steg.

Tack så mycket för bra svar!

[DDDD80]

Och här kommer ytterligare en fråga.

Många gånger har jag kunnat göra så som du har sagt ovan, alltså att utgå från 1930 och sedan lägga till det som behövs. Men i vissa fall är inte 1930 inblandat. Till exempel har ett lag någon gång "köpt" bars i kiosken, men då inte betalat genom att swisha in på 1930 utan man har dragit summan - i regel ett par hundralappar - från lagkassan. Men i och med att lagkassan också är på 1930 är det inga pengar in respektive ut. Kan jag i sådana fall skippa de två översta raderna i ditt exempel, och bara köra ungefär så här:

2074 Lagkassan debet 200
2067 Balanserad vinst/förlust Kredit 200

Alltså att lagkassan debiteras, vilket jag förstår som att saldot på 2074 minskar, att klubbens "skuld" som finns genom att vi handhar lagkassan minskar och att därför också att klubbens eget kapital (balanserad vinst) krediteras och därmed ökas.

[Joachim E]

Hej

Eftersom det sker en försäljning så blir den konteringen du bifogat inte rätt. Försäljningen blir inte bokförd då så föreningen får inte någon intäkt.

Du skall i detta fallet hantera det på följande sätt.  Visar med ett exempel utan moms då jag förmodar att ni inte är momspliktigta.

2074 Debet 200
3XXX Kredit 200

På så sätt minskas lagkassan med debetposten på 2074 och försäljningen redovisas på 3XXX kontot.

/Joachim

[DDDD80]

Då är jag med. Och jag antar att det är tvärtom när pengarna går åt andra hållet, till exempel ett lag som varit bollservice under en match. Detta får laget 750 kr för, och det är alltså en kostnad för klubben men det flyttas inga pengar till eller från 1930. Denna skulle väl i så fall kunna bokföras så här:

2074 Kredit 750
6XXX Debet 750

Och precis, vi är inte momspliktiga.

[Joachim E]

Hej

Helt korrekt som du skriver angående kostnader.

/Joachim

[DDDD80]

Jag inser att jag sedan länge har passerat skamgränsen för hur mycket man kan fråga, och då är det lika bra att fortsätta. Nu har jag gått igenom alla lagkonton och bokfört samtliga överföringar så som du har sagt i tråden och allt stämmer med bankkontot. Men nu har jag nya problem med förändringen i eget kapital och vad som är vad, särskilt för lagkassorna. Detta har tidigare antagligen bokförts inte helt rätt, men försöker få rätt på det och är onekligen en bit på vägen.

Jag tror att jag gör rätt när jag som sista verifikation på året bokför årets resultat. Sedan vänder jag detta på nästa år så att det kommer på rätt år. Men hur gör jag med lagkassorna? De hade en IB 2024 på vissa värden och sedan har dessa ökat eller minskat under året beroende på om laget har sparat eller slösat. Detta gör att det tillsammans med årets resultat ligger ett balanserat resultat på konto 2091 som kommer från alla de poster där lagen antingen fått in pengar (oftast genom insamlingar) eller köpt saker (i allmänhet cuper). Hur gör jag med detta? Jag kan tyvärr inte gå tillbaka till tidigare årgångar, eftersom man då inte bokfört lagkassorna på detta sätt, men någonstans känns det som att det är något som inte stämmer. Det är ungefär insatt dubbelt så mycket som det är uttaget (debet ca 1 100', kredit 650'), så på något sätt måste det väl synas i förändringen i det egna kapitalet?!

[Joachim E]

Då det inte är bokfört på samma sätt innan så kan det vara svårt att stämma av. 

Min motfråga är följande.

1. Stämmer saldona på de olika lagkassorna?

Om inte så får du justera lagkassorna och motkontera kontot för balanserad resultat.

/Joachim

[DDDD80]

Ja, det fina är att de gör det. Jag har gått igenom alla verifikationer jfrt saldot i Sportadmin (där lagen kan se sina egna saldon) och de stämmer (fick justera någon 100-lapp här och där men annars inget stort). Däremot tror jag att jag har löst problemet. Kan man inte se lagkassorna som en egen post i förändringen av det egna kapitalet, ungefär som man gör med aktiebolag? Där spaltar man ju upp en hel rad av poster som ingår i det egna kapitalet och hur detta har förändrats under året.

Sedan insåg jag också att anledningen att det blev så mycket mer debet än kredit på 2091 var att som första post låg en omföring av 2023 års resultat (som var minus). Utan hänsyn till den använde lagen mer pengar än vad de fick in, och då stämmer det med den allmänna bilden. Vi ligger i detta fall fortfarande med vissa effekter av pandemin som släpar, att då blev det inga cuper alls eftersom alla var inställda och det gör att lagen har bunkrat upp med pengar som de använder de senaste åren.

[DDDD80]

Här dök det upp en sak till, som jag tror inte stämmer. Nu när det mesta börjar falla på plats med det rätta sättet att hantera lagkassorna blir det möjligen lite märkligt i resultatrapporten. Som jag har bokfört det nu dyker lagens intäkter på 1930 upp under rörelsens intäkter. Ett lag har till exempel sålt kakburkar på stan för 10 000 kr. Dessa pengar har laget sedan satt in på föreningens konto, och är nu bokförda så här:

1930 bank debet 10 000
3404 intäkter laget kredit 10 000
2074 lagkassan kredit 10 000
2067 Balanserad vinst/förlust debet 10 000

När sedan fakturan från kakbolaget kommer betalas den av klubben, bokförs på 1930 på det sättet som du har skrivit ovan.

Men båda dessa bygger på pengar in och ut från 1930. När det gäller överföringarna till lagkassorna sker som jag har skrivit ovan inga överföringar av pengar från 1930, eftersom vi bara har ett konto och där ligger alla pengar, inklusive lagkassorna. Dessa dyker därför inte upp i resultatrapporten som intäkter, eftersom rörelsen (som jag antar är klubben) inte får några intäkter av det. Men däremot dyker de upp som kostnader. Jag har när jag bokfört överföringarna till lagkontot debiterat ett kostnadskonto (6015) och sedan krediterat respektive lagkonto (2070 och framåt) och jag har bokfört behållningen av Bingolotterna på motsvarande sätt (men mot ett annat kostnadskonto).

Jag kanske tänker fel, men det känns inte rätt att pengar som inte flyttas från 1930 står som kostnader?! Övriga lag-kostnader med kontonummer på 6XXX är ju sådana kostnader där klubben har betalat pengar från 1930.

[Joachim E]

Hej

1930 transaktionen blir inte en kostnad eller intäkt. Det är kontot inköpet eller försäljningen bokförs mot som kommer in i resultaträkningen. 

Dvs konto 3404 kommer visas som en intäkt i RR och konton som börjar på 4-5-6 kommer visas som kosntader.

1930 är bara ett konto för ert bankkonto som skall visa det faktiskt saldot ni har på banken.

/Joachim

[DDDD80]

Då tror jag att jag är med. Det som försvårar är nog att de flesta transaktioner involverar 1930.

I grunden är de två saker som lagen får in pengar på som inte är knutet till 1930, och det är Bingolotter + en procentuell andel som lagen får av de avgifter som de egna spelarna betalar in. Dessa betalas in runt årsskiftet och sedan tittar vi på det i mars för att se hur mycket respektive lag ska ha.

Om vi antar att ett lag säljer Bingolotter för 50 000 kr, bokförs det så här:

1930 Debet 50 000

3350 Kredit 50 000

Men av dessa 50 000 kr ska laget ha en viss andel. Ska den i så fall flyttas till lagets eget kapital, ungefär som ditt svar på mitt exempel om det lag som "tog" bars ur kiosken och betalade genom att minska lagkassan? Kan man i så fall lägga in en verifikation där jag debiterar konto 3350 (alltså att klubbens intäkter för Bingolotterna minskar) och krediterar lagets eget kapital-konto med motsvarande summa, alltså att lagets behållning på lagkassan har ökat? Eller vilket konto ska annars debiteras?

[Joachim E]

Hej

Ja det stämmer att det skall fördelas ut på de olika lagen sedan men det tas från det egna kapitalet så 1930 och 3350 påverkas inte det är konstant. 

Så om ett lag skall ha 5 000 av de 50 000 så blir konteringen på detta sättet.

1930 Debet (Pengar in på bankkontot)
3350 Kredit (Försäljningen redovisas och resultatrapporten uppdateras)

2074 Kredit (Lagkassan ökas på)
2067 Debet (Egna kapitalet minskas med vad laget skall ha)

/Joachim

[DDDD80]

Lysande! Så med siffror enligt exemplet skulle det innebära detta:

1930 Debet (Pengar in på bankkontot) 50 000
3350 Kredit (Försäljningen redovisas och resultatrapporten uppdateras) 50 000

2074 Kredit (Lagkassan ökas på) 5 000
2067 Debet (Egna kapitalet minskas med vad laget skall ha) 5 000

Dvs. 55 000 på debet- och 55 000 på kredit-sidan. Då är det ju egentligen samma typ av kontering som du visade för numera rätt många inlägg sedan.

Sedan är det inte gjort exakt på samma sätt hos oss, men det antar jag inte är några problem. Eftersom särskilt medlemsavgifterna sätts in lite då och då är dessa inte bokförda på samma verifikation, utan ligger utspridda över ca tre månader och trettio olika  verifikationer. Men då antar jag att jag "hoppar över" de två översta raderna i ditt exempel, och bara kör de två nedersta, alltså:

2074 Kredit 5 000
2067 Debet 5 000

Än en gång, tack för all hjälp!