Information som behöver anges i samband med att någon lämnat in ett kvitto

[Fd medlem]

Hej. 
Jag sitter som ny ekonomiansvarig för vår studentförening och vi har i år bytt från Administration 500 till Visma Eekonomi. 
Förra styrelsen satta varje enskilt kvitto på en "kvittolapp" och fyllde i datum, namn, kontering debit/kredit etc. 

Är detta verkligen nödvändigt. Eller räcker det att jag scannar in i Visma scanner och häftar fast kvittona i datumordning och sätter in i pärm. 

Mvh.

[Fd medlem]

Hej Totte – grattis till ditt nya uppdrag som ekonomiansvarig!

Jag tolkar det som att din fråga gäller vilken information som behöver anges i samband med att någon lämnat in ett kvitto över ett utlägg till er förening (som föreningen då ska ersätta) och vilken information som då krävs.

Nedan hittar du vad jag har kunnat finna om detta. Jag också inkluderat hur vi gör i min studentförening gällande utlägg, ut i fall att detta kan vara till hjälp även för er.

Förbered dig på ett lååångt svar 🙂

Lycka till!

Innehållet i verifikationer för bokföringens skull

Ett kvitto över ett utlägg är att klassas som en verifikation (d.v.s ett beviset för att en affärshändelse ägt rum). Gällande vad en verifikation ska innehålla så anges detta i Bokföringsnämndens vägledning till Bokföringsnämndens allmänna råd om bokföring (BFNAR 2013:2) på s. 48–49:

• verifikationsnummer.
• när dokumentet har sammanställts (t.ex. fakturadatum).
• när affärshändelsen har inträffat.
• vad affärshändelsen avser (t.ex. information om vilken sorts vara eller vilken typ av tjänst som sålts samt omfattningen av försäljningen).
• information om motparten (t.ex. säljares namn och adress). Detta kan dock utelämnas under vissa omständigheter (se s. 49–50).
• upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för affärshändelsen samt var dessa finns tillgängliga (t.ex. ett avtal).

Det finns inget generellt krav att förse verifikationerna i sig med en kontering – t.ex. genom att stämpla med en konteringsstämpel och ange de konton som berörs och debet- och kredit-belopp. Om kopplingen mellan verifikationen och bokföringsposten ändå kan säkerställas är det tillräckligt att konteringen framgår av själva bokföringsposten. Se s. 52–53 i Bokföringsnämndens vägledning till Bokföringsnämndens allmänna råd om bokföring (BFNAR 2013:2).

Så länge du uppfyller dessa krav gällande mottagna utläggskvitton borde allt vara OK rent bokföringsmässigt. (Sen finns ytterligare regler för vad fullständiga och förenklade fakturor, kontantfakturor och kassakvitton ska innehålla, men de reglerna gäller den som utfärdar dessa).

Kompletterande information som underlättar för föreningen på annat sätt

Dock kan det finnas anledningar till att inkludera ytterligare information än den som angavs ovan. T.ex. kan Skatteverket behöva viss kompletterande information för att godkänna vissa avdrag (t.ex. uppgifter om närvarande och syfte i samband representation). Det kan därmed vara lämpligt att också detta framgår av verifikationen. Du kan läsa mer om detta i Skatteverkets rättsliga vägledning.

I samband med utlägg kan det underlätta för den egna administrationen att ytterligare uppgifter anges t.ex. på en blankett på vilket kvittot kan fästas, såsom vem som gjort utlägget, dennes bankuppgifter och när ersättningen betalades ut.

Rutinen i min studentförening

Också i min studentförening använder vi en "kvittolapp" eller en blankett för utlägg där kvittot fästs på (se bild nedan) och som samlar all information som behövs. På blanketten ska följande anges:

1. När kvittot lämnades in till föreningen [Vi har som rutin att ersättning ska betalas ut inom 2 veckor, så då är det bra att se när kvittot faktiskt kom in]
2. När inköpet gjordes
3. Vilken aktivitet eller projekt som inköpet är kopplat till [Vi använder ofta projektredovisning]
4. Beskrivning av köpet/Syftet med och datum för bjudning på mat eller fika [Ibland är kvittotexten intetsägande och måste förtydligas. Uppgifter om syftet och datum för bjudning på mat/fika (= representation) kan krävas av Skatteverket. Denna beskrivning kan också användas till bokföringsposten i eEkonomi]
5. Närvarande som bjudits på mat eller fika av föreningen – alltså inte personer som själva helt bekostat maten/fikat genom t.ex. en festavgift eller liknande. Här anges namn + ev. titel och organisation (hänvisning kan ske till närvarolista i protokoll). [Vi tolkar det som att dessa uppgifter krävs av Skatteverket vid representation.]
6. Ej avrundad summa som ska ersättas. [Ibland ersätts kanske bara upp till ett visst budgetbelopp eller bara vissa av artiklarna på kvittot, vilket för att slutsumman på kvittot inte är relevant. Vi avrundar inte beloppen, dels för att underlätta sökning på de faktiska beloppen i efterhand, dels för att det är inte föreningen sak att ge mer eller mindre i ersättning än vad utlägget faktiskt gäller]
7. Vem som har gjort utlägget, och dennes bankuppgifter.
8. Plats för signatur av den som eventuellt ska godkänna utlägget (attestant) och datumet då ersättningen betalades ut till ”utläggaren”.

Endast ett kvitto får fästas per sida för att göra det mer överblickbart. Vi tejpar fast kvittona för att kunna möjliggöra skanning i dokumentmatare och för att spara plats (häftklamrar bygger lätt) – dock får ingen kvittotext tejpas över eftersom texten då riskar att försvinna! Långa kvitton viks och tejpas så att de lätt kan vecklas ut igen.

Är kvittot digital så kan man skicka det tillsammans med uppgifterna ovan i ett mejl.

Huvudprincipen är att föreningen ska ta emot utläggskvittot i den form som ”utläggaren” mottog det i (jfr BFN:s brevsvar från 2017-03-20.)

Den som gjort utlägget uppmanas också att själv ta en kopia på kvittot, ut i fall att det skulle gå förlorat och man kan behöva kontakta affären för att få en kopia.

I studentförening är rutinen sedan följande för hanteringen av fysiska kvitton:

1. Kassören mottar verifikationen (ifylld blankett med tillhörande kvittot).
2. Kassören gör utbetalningen och anger utbetalningsdatumet på blanketten. Principen är en utbetalning per kvitto (inga klumpsummor betalas alltså ut vid flera utlägg från en och samma person) – detta för att möjliggöra sökning på beloppet i efterhand i internetbanken, både för föreningen och för mottagaren. Utbetalningen märks med namnet på den som gjort utlägget och datumet när inköpet gjordes.
3. Affärshändelsen bokförs i Visma eEkonomi (där ju konteringen framgår).
4. Verifikationen förses med verifikationsnumret som skapades av bokföringsprogrammet. I och med detta säkerställs sambandet mellan verifikationen och bokföringsposten.
5. Den fysiska verifikationen skannas in och kopplas som bildunderlag till bokföringsposten i eEkonomi.
6. Den fysiska verifikationen arkiveras sedan i en pärm. Verifikationerna sätts in i verifikationsnummerföljd.

[Fd medlem]

Hej och tack för utförligt svar! 🙂 
Är principerna desamma när betalning gjorts med företagskort? 

Mvh, 
Totte. 

[Fd medlem]

Hej! Vi har tyvärr inget företagskort i min förening, men principerna bör vara samma.

Om företagskortet inte är individuellt så kan det för spårbarhetens skull säkert vara klokt att notera vem som genomförde kortköpet, om det skulle uppstå frågor.

[Fd medlem]

Tack så hemskt mycket för hjälpen!