Kreditnota från leverantör som inte stämmer med inbetalning

[David Samuelson]

Hejsan,

Jag har ett aktiebolag.

I juni 2023 köpte jag produkter från en livsmedelsföretag i Frankrike för ca. €900. Det visade sig att ett par produkter var skadade vid leverans, och jag fick en kreditfaktura på €42,13 som ersättning för de trasiga varorna. Dock fick jag inte pengarna på mitt konto förrän juni 2024, då leverantören glömde att betala tillbaka pengarna.

Beloppet som sattes in var €81,71 (914,16 kr), och inte €42,13. Jag har mailat leverantören och bett om tydliggörande men inte fått svar än. Kanske har de satt in för mycket pengar, eller så har jag fått pengar tillbaka för något annat.

Idag är dock deadline för momsredovisning för Q2-24, och pengarna från leverantören sattes i i juni. Jag behöver därför lite vägledning hur jag ska bära mig åt med denna affärshändelse.

1. Kan jag bokföra kreditnotan, trots att själva notan säger €42,13 men det insatta beloppet är €81,71?
2. Är det över huvud taget nödvändigt att bokföra kreditnotan för att kunna genomföra momsredovisningen för Q2-24? Jag antar att kreditnotan kommer att påverka momsredovisningen eftersom jag borde dra av fiktiv moms för de varorna jag fick återbetalda.

Det jag gör nu (efter att ha rådfrågat en bokförings-GPT i ChatGPT) för att inte bli sen med momsredovisningen är att matcha bankhändelsen mot konto "1680 - Andra kortfristiga fordringar" för att sedan – när jag har fått klarhet från leverantören vad beloppet är – avser jag att göra ombokning från konto 1680 till det korrekta kontot. Är detta en OK lösning?

   

Mvh,
David

[Joachim E]

Hej

Jag skulle säga att du med säkerhet kan säga att delar av det beloppet du fått återbetalt är kreditfakturan så du bör matcha delar av beloppet och bokföra kreditfakturan nu. Det överstigande beloppet som du inte kan identifiera kan du lägga på konto 1680.

1. Du trycker på matcha och väljer Betalning av krediterad faktura, Välj kreditfakturan. Tryck sedan på ny bokföringshändelse.

2. Efter att du valt krediten och tryckt på ny bokföringshändelse, Välj övrig insättning och egen kontering och Bokför restbeloppet på konto 1680.

Genom att göra det på detta sättet så hanterar du fakturan i rätt momsperiod och kan sedan vänta in svar från leverantören vad resterande beloppet är och hur det skall hanteras. 

Önskar dig en fortsatt fin dag
/Joachim

 

[David Samuelson]

Hejsan! Väcker liv i denna gamla tråd eftersom jag nu har rätat ut detaljerna. Läs gärna mitt första inlägg ovan 👆🏻 för kontext, nedan finns även en sammanfattning:

• Mitt AB köper varor i maj 2023 och pro-forman var på 342,21€.

• När varorna levereras saknas dock några produkter (p.g.a. att varorna var slut i lager) och fakturan som kom med beställningen var på totalt 302,63€.

• Jag hade då redan betalat 342,21€, d.v.s. +39,58€ för mycket.

• I augusti 2023 fick jag en kreditnota på +42,13€ efter att ett par produkter i en annan leverans var skadade vid ankomst. Jag drog aldrig av kreditnotan från de kommande fakturorna.

• Därför hade jag en fordran på +81,71€, vilket leverantören betalade 2024-06-17 (914,61 SEK)

• Jag var bara medveten om kreditnotan på 42,13€ och eftersom jag behövde göra klart momsredovisning för Q2-24 lade jag hela inbetalningen (914,16 SEK) på konto 1680.

Nu vill jag alltså boka om beloppet (914,16 SEK) från konto 1680 till rätt ställe. Till mitt förfogande har jag en kreditnota på 42,13€, men jag har ingen verifikation för de 39,58€ som jag fick tillbaka efter att ha betalat för mycket på fakturan i maj 2023.

Kan ni ge guidning i hur jag gör detta?

Tack på förhand och trevlig fredag. 🍂

Mvh,

David

[Joachim E]

Hej

Du gör en manuellt skapad verifikation via Bokföring > Verifikationer > Ny verifikation. Visar nedan hur et kan se ut. Förmodar i mn bild att det är 12% moms du skall använda eftersom det rörde sig om livsmedel som jag tolkade den ursprungliga frågan. Skulle det inte röra sig om livsmedel så använder du istället 4056 och momskod 20 (25%).



Som underlag använder du dels kreditnotan samt gärna en kopia på betalningen du gjorde som var för hög tillsammans med fakturan på det lägre beloppet.

/Joachim